De nombreuses professions sont concernées par les déplacements professionnels des salariés. Micro-entreprise, PME/PMI... Quel que soit le secteur d'activité de la société, les employés peuvent être amenés à prendre la route. Obligations, modes de transport, contrat de travail et stipulations... Les questions autour des déplacements professionnels fusent. Zoom sur les interrogations les plus communes en la matière.
Un déplacement professionnel, aussi simple qu'il peut paraître, requiert d'avoir connaissance d'un certain nombre de paramètres et de règles pour que les voyages professionnels des salariés se déroulent sans encombres.
Quels sont les trajets considérés comme déplacements professionnels ?
Le déplacement professionnel est réalisé pour satisfaire aux besoins de la société. Celui-ci peut faire partie prenante du travail quotidien du collaborateur ou peut être demandé par les responsables. Partir à la rencontre d'un client, se rendre sur un chantier ou à rendez-vous professionnel, récupérer un colis, participer à une formation obligatoire en externe... Tous ces cas de figure rentrent dans le cadre du déplacement professionnel.
Modes de transport : à qui le choix ?
Voiture professionnelle, véhicule personnel, transport en commun, train, avion... L'entreprise est libre de choisir le mode de transport du salarié. Toutefois, le moyen de déplacement doit être adapté à son état de santé. Ce sera au médecin du travail de déterminer si l'employé est apte ou non à effectuer les trajets que son poste incombe et par quels moyens, si le salarié s'oppose à un mode en particulier.
À noter que l'entreprise ne peut pas obliger un employé à faire usage de son véhicule personnel dans le cadre de son travail ou d’un déplacement professionnel. Le principal concerné doit impérativement donner son accord. Les prévisions du contrat de la même manière que les accords collectifs signés en amont viennent également influencer les modes de transport que l'entreprise peut choisir.
Déplacements professionnels et contrat de travail : quelles obligations ?
Un salarié ne peut pas refuser de réaliser un déplacement professionnel, et cela, même si le contrat de travail n'en fait pas mention. De nombreux métiers (plombier, commerciaux, représentant...) incombent des déplacements plus ou moins fréquents. Le salarié doit le prendre en compte avant de postuler à l'emploi qu'il convoite. Pour éviter de quelconques malentendus, il est avisé de stipuler et de détailler les contextes au sein desquels le salarié serait amené à se déplacer.
Qu'incluent les frais de déplacement ?
Tous les frais liés au déplacement doivent être remboursés au salarié : hébergement, transport et repas sont les plus communs. Cependant, l'employeur peut limiter le montant des dépenses : un transport en seconde classe, une enveloppe repas limitée, un hôtel basique, etc...
Toutefois, il est important de noter que l'employeur devra rembourser les frais extras liés au déplacement (hébergement en hôtel deux étoiles au lieu d'un hôtel une étoile par exemple) si l'employé prouve qu'il ne pouvait pas faire autrement. Le collaborateur devra être en mesure de prouver ses dires par le biais de preuves palpables et de pièces justificatives.
Contrôler le déplacement d'un salarié, est-ce possible ?
L'employeur a tout à fait le droit de contrôler un employé en déplacement. Toutefois, il faudra veiller à ne pas porter atteinte à ses libertés individuelles, ce qui se révèle être plus compliqué. Les gadgets de géolocalisation sont formellement interdits, de la même manière que la filature d'un visiteur médical. Prudence donc !
Comment optimiser les déplacements professionnels de mes salariés ?
Les déplacements professionnels posent beaucoup de problèmes aux entreprises, tant en terme de coûts, de temps qu'en matière d'écologie. Heureusement, les solutions évoluent et s'adaptent à la conjoncture à laquelle les sociétés d'aujourd'hui ont à faire. Les déplacements et la mobilité des collaborateurs peuvent être gérés de différentes manières et par le biais d'outils variés :
Le Plan de Déplacements de l'Entreprise (PDE)
Le PDE est un plan de mobilité à l'initiative du dirigeant de la société. Le but du plan de déplacements : proposer et promouvoir des moyens de transport écologiques et respectueux de la planète. De manière générale, les responsables encouragent les salariés à se déplacer à vélo en mettant à disposition le matériel nécessaire. Mais ils peuvent également inviter leurs collaborateurs à faire du télétravail. Le principe : les salariés travaillent de chez eux une, deux ou trois après-midis / journées par semaine. Les employés passent, ainsi, plus de temps en famille ce qui permet d'équilibrer vie professionnelle et vie personnelle. Les salariés sont plus épanouis et, de facto, plus productifs.
Le covoiturage et l'économie collaborative
S'il est vrai que de plus en plus d'individus, et notamment de salariés, optent pour le covoiturage, il faut savoir que la société peut également favoriser ce mode de transport ; mode de transport qui demeure encore flou pour un certain nombre de salariés, notamment pour celles et ceux qui ne sont pas nés à l'époque de l'essor de l'internet. Pour ce faire, l'entreprise peut créer une plate-forme interne à destination des employés grâce à laquelle les salariés peuvent trouver le trajet qui correspond à leurs heures d'arrivée et de départ. En plus d'être un moyen de transport écologique, le covoiturage permet de créer des liens entre salariés qui ne se connaissent pas en dehors du cadre de travail, voire pas du tout. C'est là une manière de favoriser le lien social entre collaborateurs, d'améliorer l'ambiance générale et de maximiser la productivité des employés.
La géolocalisation
Il ne s'agit pas là de géolocaliser les employés, mais de géolocaliser le matériel et les différents équipements de l'entreprise. Les objectifs sont multiples : minimiser les déplacements inutiles en permettant au salarié de trouver l'équipement recherché à proximité. Réduire le temps derrière le volant en proposant des routes et des destinations plus adéquates. Cela permet également de réduire les coûts d'essence liés au déplacement.
Notez cependant que ce type de dispositif se doit d'être déclaré à la CNIL. Les représentants du personnel doivent, également, approuver cette méthode. Leur rôle ici étant de s'assurer que le dispositif respecte bien la vie privée des employés.
Le support mobile
Téléphones, tablettes tactiles, ordinateurs portables... Équiper ses salariés avec les nouvelles technologies permet de réduire, une fois de plus, leurs trajets et les déplacements supplémentaires. Aussi, ces équipements font gagner du temps précieux au collaborateur qui pourra réduire ses allers-retours entre l'entreprise et les lieux sur lesquels les projets se déroulent. Il s'avère bien plus facile de communiquer les éléments aux différents acteurs en lien avec le chantier / projet.
Comment maîtriser le budget de déplacements professionnels de mes employés ?
Les déplacements professionnels représentent un coût à part entière ; un coût qu'il est, bien heureusement, possible de réduire et de contrôler. À cette fin, il s'avère nécessaire de mettre en place un cadre strict, des règles, mais aussi d'optimiser le fonctionnement des méthodes de réservation.
Établir une politique de voyage d'affaires
Mettre en place une politique de voyage claire et compréhensible de tous se révèle être la base d'une gestion efficiente de ses voyages d'affaires. D'après une étude réalisée par Carlson Wagonlit Travel, revoir et optimiser le management des voyages d'affaires permettrait aux firmes de réaliser des économies allant jusqu'à 20%.
À cette fin, il faut communiquer la stratégie de l'entreprise aux différents départements de la société et s'assurer que chaque employé en a pris connaissance de façon individuelle. Cette politique de voyages d'affaires doit mentionner les établissements auprès desquels les employés peuvent réserver leur séjour. Il peut s'agir d'hôtels avec lesquels l'entreprise a réalisé un partenariat par exemple. Aussi, il est important d'aborder les aspects liés aux différentes classes de voyage : économique, business, etc. Dans quels cas de figure vos employés peuvent-ils prendre des billets en 1ère ? Combien de temps en avance doivent-ils s'y prendre pour faire les réservations en lien avec leur voyage ? Une fois les réponses à ces questions déterminées, il sera nécessaire de les communiquer aux employés et de s'assurer que ces derniers respectent scrupuleusement ces règles.
Réduire les dépenses hôtelières en référençant les hôtels à l'avance
Les frais d'hôtel représentent une part importante du budget des voyages d'affaires. D'après le site internet Journaldunet, il s'agirait même de son second poste de dépenses. Ici encore, le coût lié à la réservation d'hôtel peut être amoindri à condition d'adopter une politique stricte et d'y faire adhérer les salariés de l'entreprise.
Tout d'abord, il s'avère nécessaire de réaliser une minutieuse analyse des dépenses en la matière. Cette analyse doit devenir un véritable réflexe et non plus une tache facultative. Son but : permettre aux entreprises de prendre connaissance de leurs réelles dépenses hôtelières. Selon Christophe Renard, un spécialiste interrogé par Journaldunet, les entreprises sous-estimeraient le coût de leurs voyages d'affaires de 12%.
L'étape suivante consiste à référencer les hôtels. Le principe : négocier des partenariats avec les établissements qui répondent, au plus près, aux besoins des salariés. Proximité, confort, services proposés... Il est important de trier les hôtels en fonction des critères de sélection retenus. La société sera, ainsi, en mesure de concevoir une liste d'établissements parmi laquelle les employés pourront choisir.
Réserver les billets à l'avance pour réduire les coûts
Les billets d'avion, les frais d'aéroport et de transfert représentent la plus grande part du budget des voyages d'affaires. C'est pourquoi il s'avère nécessaire de les minimiser au maximum. La première astuce pour revoir ses dépenses aériennes à la baisse consiste à inciter les employés à réserver leur billet le plus tôt possible, dès le moment où ils prennent connaissance de leurs dates de voyage.
Une autre importante source de dépenses liée au moyen de transport : l'échange de billet. En effet, modifier les dates de son voyage représente un coût. Il faut, bien souvent, payer plus pour le nouveau billet. Ainsi, il est recommandé aux responsables et aux dirigeants d'imposer à leurs collaborateurs de sélectionner les billets à tarif contraignant ; des billets pour lesquels une pénalité est de rigueur lorsque le voyageur désire changer son billet. Les employés ont, de facto, moins tendance à réaliser des modifications et se contentent du billet initialement réservé.
Autre source d'économie : le voyage en train. En effet, le train se révèle être, la majeure partie du temps, plus économique que l'avion. Il faut encourager les employés à privilégier ce mode de transport lorsqu'il se révèle plus intéressant financièrement parlant. Il ne faut pas, non plus, hésiter à le rendre obligatoire, notamment pour les voyages inférieurs à trois heures de trajet.
De la même manière que pour les billets d'avion, il est recommandé de choisir les compagnies les plus compétitives et de négocier des partenariats avec elles pour minimiser le coût global.
Quels sont les risques liés aux déplacements professionnels de mes collaborateurs ?
Les voyages d'affaires sont liés à de nombreux risques. Il s'avère nécessaire de prendre connaissance de ces derniers pour être en mesure de les minimiser, voire même de les éviter. La sécurité avant tout.
Les risques d'accidents de la route
Les voyages d'affaires sont particulièrement contraints par le temps et les horaires. En effet, le collaborateur qui veut optimiser son travail quittera le bureau à la dernière minute pour se rendre à l'aéroport, à la gare ou à un rendez-vous physique. Pour se rendre du point A jusqu'à l'un de ces points B, le salarié se déplacera en voiture. Ces contraintes horaires, qu'il s'impose à lui-même ou que l'employeur lui impose (directement ou indirectement) amène le voyageur stressé à conduire plus vite et bien moins prudemment qu'en temps normal. Les risques d'accident de la route sont, ainsi, accentués. Les accidents de la route liés à des trajets professionnels et au stress engendrés par les départs de dernière minute sont, en moyenne, à l'origine d'un quart des accidents mortels du travail. Ils sont également la première cause de mortalité au travail.
Toutefois, le stress et les contraintes horaires ne sont pas les seuls éléments en cause. L'état des routes, la météo, les travaux sur les itinéraires, l'état du véhicule, les différentes activités menées au volant (repas, coup de téléphone, etc.), l'état du conducteur (fatigue, vigilance) et sa tendance à respecter, ou non, les règles de circulation viennent, également, augmenter le risque d'accident.
Pour réduire au maximum les risques liés aux accidents de la route, il est fortement recommandé d'entretenir correctement le véhicule et de ne pas reporter les visites au garage. Aussi, il s'avère nécessaire de sensibiliser les employés aux dangers auxquels ils s'exposent en ayant un comportement irresponsable (dépassement des limites de vitesse, appel téléphonique au volant, etc.). Si la productivité des employés est un impératif pour assurer la viabilité de l'entreprise, il est tout aussi important de veiller au bien-être de ses collaborateurs et de s'assurer que la pression mise n'est pas trop importante.
Les risques physiques de glissades et chutes de plain-pied
Quel que soit le travail mené par les collaborateurs, il est toujours nécessaire de prendre en considération le risque physique que celui-ci présente. Les locaux sont-ils sûrs ? Les chantiers sont-ils correctement sécurisés ?
À savoir que les déplacements professionnels sont source de stress, et donc d'une baisse plus ou moins importante de la vigilance. De fait, le salarié ne se protège pas aussi bien des risques auxquels il est exposé qu'en temps normal.
Les risques physiques se révèlent être, pour la plupart, présents et dangereux sur des lieux avec lesquels les collaborateurs ne sont pas familiers. La minimisation de ces risques passe par la communication d'un maximum d'informations afin de préparer correctement le salarié à ce qu'il l'attend. Toutes les données en rapport avec la configuration des lieux, les individus sur place, les habitudes des travailleurs sur le site, etc.
Les glissades et les chutes de plain-pied sont également à craindre. Les salariés faisant usage d’échafaudage et de matériel du milieu du BTP sont particulièrement à risque. C'est pourquoi il est nécessaire de s'assurer régulièrement du bon état de l'équipement mis à disposition.
Ne pas non plus hésiter à fournir des casques et autre attirail de sécurité aux collaborateurs, et cela, même si le risque ne paraît pas important à première vue.
Les risques de voyages aériens
Même si le voyage aérien est réputé pour être le mode de transport le moins dangereux au monde, il faut, tout de même, savoir que celui-ci présente différents risques qu'il est important de prendre en compte. Les vols les plus concernés : ceux de longue durée sans interruption.
La fatigue est l'un des premiers éléments qui peut venir affecter la bonne santé du salarié. En effet, les retards à répétition et les décalages horaires peuvent empiéter sur le sommeil du collaborateur. Les heures de repas et d'endormissement sont grandement affectées. Même chose pour ce qui est de l'humeur, de la vigilance et de la digestion.
Aussi, les vols, et cela quelle que soit la distance du trajet, sont susceptibles de causer des otites et / ou des phlébites.
Qui plus est, il est recommandé aux individus victimes de troubles circulatoires de minimiser les voyages en avion. La position assise prolongée associée à la déshydratation et à l'air conditionné pouvant causer des thromboses veineuses.
Finalement, les voyageurs souffrant de maladies cardio-vasculaires, respiratoires, sanguines, souffrant d'infection de l'oreille, du nez ou encore des sinus sont susceptibles de mal supporter la pression atmosphérique.
Les risques physiques des travailleurs à l'étranger
Problèmes sanitaires, de maladie, d'épidémie, exposition trop importante à la chaleur et au soleil... Si travailler à l'étranger est source de plaisir pour une majeure partie de collaborateurs, il est, tout de même, important de prendre en considération les risques que les voyages professionnels à l'étranger engendrent. Ainsi, assurez-vous que les salariés voyageurs prennent leurs dispositions en matière de vaccins avant le départ. Aussi, la conception et la transmission d'une plaquette faisant mention de toutes les informations liées à des questions de santé permet de rassurer le salarié et de lui donner les moyens de se préparer à son périple.
Les risques liés au séjour dans des pays en voie de développement
Aspects climatiques, de températures, de pollution, d'allergies... Les voyages dans les pays en voie de développement doivent faire l'objet d'une analyse méticuleuse pour identifier les principaux risques et les minimiser.
Les salariés réalisant un tel voyage devront faire attention aux effets nocifs des ultraviolets qui peuvent être à l'origine de coups de soleil douloureux, de problèmes oculaires, de cataractes, voire même de cancers cutanés dans les pires des cas.
À son tour, la chaleur peut avoir des effets néfastes sur la santé du collaborateur : insolation, déshydratation, malaises, maux de crâne, crampes musculaires et accidents d'autres sortes dus à la fatigue et à la baisse de vigilance.
Aussi, il est indispensable de se renseigner correctement sur les principaux problèmes sanitaires du pays de destination : qualité de l'alimentation, animaux dangereux, insectes, conditions d'hygiène, etc.
Le salarié en voyage dans un pays en voie de développement devra se protéger du paludisme et veiller à une bonne alimentation pour minimiser les risques de diarrhée.
Finalement, il est important de savoir que les maladies sexuellement transmissibles sont particulièrement nombreuses et virulentes dans ces pays.
Quelles mesures existent-ils en matière de prévention des risques professionnels des voyages et missions à l'étranger ?
Si les risques professionnels sont nombreux et variés au cours des voyages à l'étranger, il existe des mesures qui permettent de les minorer.
Revoir la charge et le rythme de travail
Le travail réalisé à l'étranger doit être rentable et productif, certes. Toutefois, il est essentiel de ne pas négliger le bien-être et la santé des salariés. À cette fin, les responsables et dirigeants peuvent autoriser aux employés concernés une flexibilité dans leurs horaires de travail pour minimiser le stress et l'angoisse. Les départs d'urgence doivent, pour les mêmes raisons, être minimisés.
À savoir que l'exécution de multiples tâches est source de tracas pour le collaborateur qui aura peur de ne pas réussir à toutes les mener à bien.
Il est important de laisser assez de temps de repos au voyageur afin de ne pas affecter sa santé et pour s'assurer de sa productivité sur place.
Ce n'est qu'à ces différentes conditions que l'employé sera en mesure de réaliser son travail en bonne et due forme et que les risques liés aux accidents de la route seront diminués.
Prendre des mesures de prévention sur les risques sécuritaires
Se renseigner préalablement sur le pays de destination est une étape indispensable lorsqu'un collaborateur est envoyé à l'étranger. Quelle est la situation politico-sociale du pays ? À quoi se risque le salarié ? Dans quels endroits est-il déconseillé de se rendre ? Des conflits ont-ils lieu au moment T ? Si oui, où ? Nombreuses sont les informations utiles et fiables à être disponibles sur le site internet du Ministère des Affaires Étrangères.
La prévention des risques biologiques
Le départ du salarié doit être anticipé. Le collaborateur doit être préparé physiquement et moralement aux différents risques du pays, et notamment aux maladies auxquelles il sera éventuellement sujet.
Aussi, et en fonction du pays, le voyageur devra se soumettre à des règles strictes pour éviter de contracter des maladies. L'eau du robinet n'est pas potable partout. Il faudra, dans ce cas de figure, que le collaborateur pense à faire un stock en bouteilles d'eau. Certains aliments pourront être à éviter. Le contact avec certains animaux également.
Les équipements de protection individuelle
À chaque situation, sa protection. Il faudra mettre à disposition les équipements nécessaires en fonction des lieux de destination et des missions à mener. Le salarié doit se rendre sur un chantier ? Veillez à ce que ce dernier soit muni d'un casque et de chaussures adaptées. Dans certains cas, un masque anti-poussières et / ou un gilet de signalisation seront requis.
La sensibilisation et la formation des salariés aux risques pendant les déplacements à l'étranger
S'il est de la responsabilité de l'employeur de protéger son salarié en bonne et due forme, d'autant plus lors des voyages à l'étranger, il est tout aussi nécessaire de l'informer sur les risques qui l'attendent et sur les différents moyens de se préserver sur place. À cette fin, il est recommandé de mener des actions de sensibilisation, voire même des formations pour préparer les collaborateurs concernés à leur voyage. Peuvent être organisées des animations de groupe pour aider les salariés à acquérir les bons réflexes et mémoriser les bonnes pratiques.
La mise en place d'une surveillance médicale des voyageurs et missionnaires à l'étranger
Tous les collaborateurs d'une entreprise ont pour obligation de se rendre une fois par an chez le médecin du travail pour réaliser une visite médicale. Il est conseillé de profiter de cet examen de routine pour faire faire au salarié un bilan de santé complet, notamment lorsque l'employé s'est rendu ou se rend dans un pays étranger. Cela permet de dépister les anomalies hépatiques, diabétiques et autres. Le médecin indiquera au futur voyageur les vaccins à réaliser et si certaines vaccinations antérieures sont à mettre à jour. Le professionnel de santé profitera de l'occasion pour donner des contre-indications (notamment liées au transport) si besoin est.
Au retour du salarié, il est hautement recommandé de réaliser un bilan sanguin pour s'assurer que le collaborateur n'a pas été infecté durant son voyage.
Faut-il faire appel à une agence de voyages d’affaires pour organiser les déplacements de salariés ?
S'il est chose commune d'organiser, en tant qu'entreprise, les voyages de ses collaborateurs en interne, il est aussi possible de confier cette tâche à une agence de voyage ; une firme spécialisée dans l'organisation de voyages d'affaires. À savoir que cette pratique est source de nombreux avantages, tant pour le salarié que pour la société.
Réduction des coûts
Faire appel à une agence spécialisée permet de réduire ses coûts en terme de voyage d'affaires. En effet, réaliser un partenariat avec une agence de voyage est un moyen efficace pour profiter de tarifs plus intéressants au vu du nombre de séjours qui lui seront confiés dans ce cadre. Aussi, l'agence de voyage est également en mesure de négocier les prix auprès des établissements de séjours et des compagnies aériennes.
Responsabilité sociétale
Les employeurs sont dans l'obligation de mettre en place des solutions et des moyens pour assurer la sécurité de leurs collaborateurs, et plus particulièrement lorsque ces derniers partent à l'étranger dans le cadre du travail. Faire appel à une agence de voyage permet de partager les risques liés au voyage, mais aussi de mettre en place plus facilement (grâce aux connaissances et aux compétences de l'agence) des moyens visant à sécuriser le déplacement du collaborateur.
L'assistance aux employés en déplacement 24H/24
Nul ne sait ce qu'attend l'employé qui part en déplacement professionnel à l'étranger. En cas de problème, le salarié se retrouve livré à lui-même. Le décalage horaire peut aggraver les choses ; le collaborateur n'ayant parfois personne de l'entreprise vers qui se tourner en fonction du moment de la journée. Aussi, faire appel une agence spécialisée pour organiser ses voyages d'affaires permet de mettre à la disposition du salarié des professionnels qui seront en mesure de l'aider à solutionner ses problèmes, et cela, quel que soit le moment du jour ou de la nuit. Son cas sera pris en charge immédiatement. Le confort du salarié est optimisé, de la même manière que sa productivité.
Optimiser la productivité du salarié
Rechercher son vol, son hôtel, réaliser les réservations, passer les coups de téléphone au cas où problème il y a... Telle sont les tâches annexes dont le collaborateur qui part en voyage d'affaires doit se charger en plus de son travail quotidien. C'est là un temps considérable de perdu ; du temps que le salarié ne peut pas mettre au profit de son cœur d'activité. Une fois de plus, se tourner vers une agence spécialisée permet de dégager du temps à l'employé qui peut se concentrer sur ses tâches principales sans avoir à se soucier d'organiser son départ ou de gérer les aléas qui y sont liés.
Ce qu’il faut retenir
- Tous les frais de déplacement d’un salarié doivent être impérativement remboursés par l’entreprise si ces dépenses ne dépassent pas le plafond défini par sa politique de remboursement des frais professionnels.
- Le contrôle des déplacements d’un salarié peut être fait par l’entreprise au moyen de la vérification des justificatifs de ses notes de frais.
