Déplacement professionnel à l’étranger : 3 éléments à connaître

Rencontrer des clients en Angleterre, négocier un partenariat en Chine, assister à un congrès au Brésil… Les raisons pour envoyer des salariés en déplacement professionnel à l’étranger sont nombreuses !

Certaines entreprises, soucieuses de réduire leur impact écologique ou de limiter les frais supplémentaires, essaient d’organiser le moins de voyages d’affaires possible. Mais parfois, se déplacer en personne reste inévitable.

L’employeur se doit alors de connaître les trois éléments clés de l’organisation d’un déplacement professionnel à l’étranger. Mais revenons d’abord à la définition du déplacement professionnel.

Appelé également “mission”, le déplacement professionnel à l’étranger remplit les conditions suivantes :

• L’employé passe moins de 90 jours consécutifs en déplacement

• Il passe moins de 180 jours par an à l’étranger dans le cadre de son travail:

Si ces conditions ne sont pas remplies, nous ne parlerons plus de “mission” à l’étranger mais “d’expatriation” ou de “détachement”. Les responsabilités de l’employeur seront alors très différentes ! Voici vos trois principales obligations en tant qu’employeur vis-à-vis des déplacements professionnels à l’étranger de vos collaborateurs.

Protéger vos employés avec une assurance voyage professionnel

Avant le départ : l’employeur a pour obligation de préparer le déplacement de l’employé

Avant d’envoyer des collaborateurs loin de leur lieu de travail, l’employeur doit préparer correctement la mission à l’étranger.

Informer, prévenir et sensibiliser les collaborateurs

Une chose est certaine : ce n’est pas l’employé qui a pour rôle de préparer sa mission à l’étranger. Au contraire, c’est l’employeur qui endosse cette responsabilité. Avant d’envoyer vos collaborateurs en voyage d’affaires dans un autre pays, vous devez vous informer sur tous les risques inhérents au voyage :

• Conditions sanitaires du lieu de la mission : existence de maladies infectieuses, difficulté de l’accès aux soins…

• Sécurité : dangerosité, enlèvements, agressions, guerre, terrorisme…

• Conditions de travail

Pour collecter les informations nécessaires, vous pouvez consulter les conseils aux voyageurs fournis par le Ministère des Affaires Étrangères. Vous avez ensuite le devoir d’informer les collaborateurs concernés. Transmettez-leur les consignes de prévention et de sensibilisation liées aux risques détectés.

Prévenir la Sécurité Sociale avant le début de la mission à l’étranger

Avant tout déplacement professionnel à l’étranger, il convient d’en informer la Sécurité Sociale. Pour cela, il suffit à l’employeur de compléter le document Cerfa suivant :  https://www.ameli.fr/sites/default/files/formualires/113/s9203.pdf

Sans cela, si l’employé est contraint d’engager des frais médicaux, il sera obligé :

• D’avancer lui-même ces frais supplémentaires

• De faire jouer sa couverture personnelle de la Sécurité Sociale au lieu de la couverture professionnelle (pourtant plus avantageuse !)

Souscrire à une assurance voyage professionnel pour les collaborateurs qui partent en mission

La Sécurité Sociale française est beaucoup moins efficace à l’étranger qu’en France. Il est donc indispensable de la compléter avec une assurance supplémentaire. Nous y reviendrons en détail dans la partie suivante. Là encore, c’est l’employeur qui a la responsabilité de souscrire à une assurance voyage individuelle pour chacun des employés envoyé en déplacement à l’étranger.

L’assurance voyage professionnel : pourquoi est-elle indispensable ?

Vous l’avez compris : en déplacement professionnel à l’étranger, la Sécurité Sociale française ainsi que les mutuelles classiques ne sont pas toujours suffisantes.

C’est tout à fait normal car, selon les pays, l’accès aux soins diffère. Les soins peuvent être plus chers qu’en France, l’avance des frais nécessaires, etc.

Par ailleurs, les besoins de vos collaborateurs ne sont pas les mêmes lors d’un déplacement professionnel !

Nul besoin de dentiste en voyage d’affaires, par exemple. En revanche, la couverture des frais suivants peut s’avérer utile :

• Hospitalisation, soins
• Rapatriement
• Retard ou annulation d’avion
• Vol, agression
• Honoraires légaux
• Catastrophes naturelles
• Etc.

Avec une assurance voyage, vos employés sont mieux protégés lors de leurs missions à l’étranger. Ils bénéficient également d’avantages spécifiques, comme des plafonds plus élevés, de l’avance de fonds ou d’une assistance sept jours sur sept.

L’assurance voyage professionnel : la solution la plus économique

Lors d’un déplacement professionnel à l’étranger, les risques existent pour les employés…

… Mais ils existent également pour l’employeur.

En cas d’urgence pendant la mission, la responsabilité juridique de l’employeur est engagée. C’est pourquoi protéger vos employés, c’est aussi protéger votre entreprise.

Si l’employeur ne parvient pas à assurer la bonne santé et la sécurité d’un employé en déplacement professionnel, les conséquences financières en dommages et intérêts peuvent être très élevées. Ne pas souscrire à une assurance voyage professionnel a donc un coût important !

En comparaison, la cotisation à une assurance voyage est très faible : entre 500€ et 1000€ pour 10 salariés sur l’année, d’après DBA Expert Connect. La cotisation est entièrement payée par l’entreprise, mais elle est exonérée de charges sociales et de toute fiscalité. Vous pouvez déduire son montant du résultat imposable de l’entreprise.

Comprendre comment calculer les frais de déplacement professionnel

Les conditions à remplir pour bénéficier des indemnités de grand déplacement

Pour se faire rembourser ses frais de déplacement professionnel à l’étranger, l’employé doit être dans l’impossibilité de regagner son domicile entre deux jours de travail. Pour prouver cette impossibilité, le voyage d’affaires doit réunir ces deux conditions :

• Plus de 50 kilomètres séparent le lieu de résidence et le lieu de travail

• Il est impossible de faire le trajet en transport en commun en moins d’1h30

Dans ces conditions, l’employé peut bénéficier de l’indemnisation de son déplacement professionnel au titre “d’indemnisation de grand déplacement”. L’indemnisation dite de grand déplacement concerne le remboursement des frais d’hébergement et des frais de repas. Ce sont des indemnités exonérées de charges. Toutefois, il existe des exceptions.

Certains voyages d’affaires, même s’ils remplissent les deux conditions précédentes, ne peuvent pas faire l’objet d’indemnisation de grand déplacement. C’est le cas notamment lorsque :

• Le salarié regagne son domicile malgré l’éloignement du lieu de travail

• Le salarié est logé à titre gratuit par l’employeur

… Dans ces cas, les frais engagés ne peuvent plus être remboursés en tant qu’indemnisation de grand déplacement. Ils redeviennent alors imposables.

Les modes de remboursement des frais d’hébergement et de repas lors de déplacements à l’étranger

Comment les frais engagés lors de déplacements professionnels à l’étranger sont-ils remboursés ? Le mode de remboursement le plus classique est l’allocation forfaitaire. Les indemnités journalières des frais de repas et d’hébergement doivent alors respecter des barèmes particuliers, selon le pays de déplacement.

Pour plus de flexibilité, il est toutefois possible de combiner plusieurs modes de remboursement. Il est possible notamment de rembourser les frais d’hébergement au réel, mais d’utiliser des allocations forfaitaires pour les frais de restaurant. Les dépenses de repas ne doivent alors pas excéder 40% des indemnités totales autorisées dans le barème des allocations forfaitaires.

Frais de déplacement professionnel : les cas particuliers

Nous avons déjà vu plusieurs cas particuliers :

• Si le voyage d’affaires ne relève plus d’un “déplacement professionnel à l’étranger” mais d’une expatriation, les frais seront remboursés différemment.

• Si le salarié est logé à titre gratuit ou rentre chez lui entre deux jours de travail, les frais ne sont plus exonérés de charges.

Dans d’autres cas, les dépenses engagées lors du séjour relèvent toujours de l’indemnité de grand déplacement, mais leur remboursement subit certaines déductions forfaitaires.

C’est le cas notamment dans les situations suivantes :

• Le salarié est logé gratuitement par l’employeur ou les frais d’hébergement sont engagés par l’employeur. L’indemnité subit alors une déduction forfaitaire de 65%.

• Le salarié est nourri gratuitement, au rythme d’un repas par jour. L’indemnité subit alors une déduction forfaitaire de 17,5%.

• Le salarié est nourri gratuitement, avec deux repas par jour. L’indemnité subit alors une déduction forfaitaire de 35%.

• Le déplacement professionnel a lieu en outre mer. Il existe alors des barèmes spécifiques.

Savoir comptabiliser le temps de travail des collaborateurs en voyages d'affaires à l'étranger

Après plusieurs heures d’avion tôt le matin, votre employé se rend à son hôtel et se repose avant le congrès de l’après-midi. Loin du bureau, il devient impossible de savoir quand et comment travaille le salarié. Comptabiliser son temps de travail devient alors une affaire délicate !

• Chaque heure passée à l’étranger ne peut pas être comptabilisée et rémunérée comme étant du travail effectif, car le salarié n’est pas tout le temps à la disposition de son employeur (il bénéficie aussi de temps de repos et de loisir)

• Le temps de trajet est-il du temps de travail ?

Contrairement à la partie précédente sur les indemnités de grand déplacement, la comptabilisation du temps de travail ne fait pas l’objet de barèmes ou de règles spécifiques à l’échelle nationale.

Voici quelques éclairages pour mieux comprendre comment traiter ce sujet...

Informer le salarié en déplacement des normes collectives et le responsabiliser

Lors d’un déplacement professionnel à l’étranger, l’employé est souvent isolé.

Il est alors le seul responsable de la gestion de son temps.

En tant qu’employeur, vous devez préparer le salarié avant le voyage d’affaires et l’informer de la façon dont il doit gérer son temps pendant le voyage :

• Quel temps de travail effectif est attendu de sa part
• Combien d’heures de travail il est autorisé à faire au maximum
• Comment il doit gérer les pauses
• Combien de temps de repos lui est accordé
• Etc.

Ensuite, il faudra lui faire confiance quant au respect de ces consignes.

La gestion du temps de travail en déplacement à l’étranger ne fait pas l’objet de règles à l’échelle nationale et n’est pas régie par le droit du travail.

Il faut alors se référer aux normes collectives en vigueur dans l’entreprise. Les informations sont normalement inscrites dans la convention collective.

Le cas spécifique du temps de trajet

Pendant son vol aller, votre employé revoit la présentation qu’il devra réaliser lors du meeting de l’après-midi. Pendant son vol retour, il se repose et lit un roman. Son temps de trajet a-t-il alors été un temps de travail ou un temps de repos ?

Nous avons déjà vu que tout le temps passé à l’étranger ne peut être considéré comme du temps de travail, ni indemnisé comme tel. Il en va de même pour le temps de trajet.

Ni temps de travail, ni temps de repos, il doit cependant faire l’objet d’une compensation s’il est supérieur au temps de trajet habituel entre le domicile de l’employé et le lieu de travail. Deux types de compensations sont envisageables :

• Une compensation financière

• Une compensation en temps de repos

Cependant, aucune contrepartie n’est spécifiquement définie par la loi.

De même que pour la gestion du temps de travail à l’étranger, il faut se référer à l’accord collectif applicable à l’entreprise ou convenir d’une compensation avec l’employé en question.

En résumé :

Lorsque vos employés partent en mission à l’étranger, vous gardez de nombreuses responsabilités en tant qu’employeur.

Préparez la mission et protégez au mieux vos employés, notamment en souscrivant à une assurance voyage professionnel.

Veillez aussi à informer correctement vos employés :

• Conditions sanitaires et de sécurité du pays de mission
• Indemnisations maximales des grands déplacements
• Gestion attendue du temps en déplacement et compensation du temps de trajet

En appliquant tous ces conseils, vos prochains déplacements professionnels à l’étranger se dérouleront dans les meilleures conditions.