Coûts directs et indirects des voyages d'affaires
Dans les déplacements professionnels il faut comptabiliser non seulement les coûts directs : transport, hébergement, repas, déplacements, etc., mais aussi les coûts indirects, qui peuvent arriver à dépasser les premiers et qui comprennent, entre autres, les postes suivants :
- Facturation et comptabilisation
- Supervision, contrôle et démarche des notes de frais
- Frais de réservation de titres de transport et d'hôtel
- Acomptes en argent liquide
- Investissement en technologie de gestion de voyages
- Planification du voyage
- Polices d'assurance
- Frais de sécurité et de prise en charge de l'employé en déplacement
- Imprévus : frais supplémentaires non comptabilisés, vols, indemnisations, etc.
Les clés pour rentabiliser les déplacements professionnels
Une fois calculé le budget des déplacements des employés, au final, le fait qu'il s'agisse d'une dépense à fonds perdus ou d'obtenir un retour sur investissement (RSI), c'est-à-dire, que le déplacement se transforme en un investissement rentable qui contribue à l'obtention de meilleurs résultats en matière de ventes ou de bénéfices d'exploitation, est une chose qui, fondamentalement, dépend de l'entreprise elle-même. La clé, comme presque toujours, réside dans l'organisation et la stratégie.
Si vous souhaitez connaître les ingrédients d'une gestion des déplacements professionnels optimale et la solution pour réduire les frais de voyage engendrés par les salariés de votre entreprise en profondeur, ne manquez pas l'ebook gratuit "Comment gérer les déplacements professionels de manière efficace".
Nous vous offrons ci-après les 6 clés essentielles pour maximiser la rentabilité d'un voyage d'affaires :
1) Organisation et planification exhaustive des réunions et activités des salariés
L'objectif doit consister à réduire le temps du déplacement au maximum, étant donné que plus le voyage sera court moins de frais il occasionnera et plus vite l'entreprise pourra compter sur son collaborateur pour exécuter ses fonctions habituelles.
Il est donc extrêmement important d’optimiser le déplacement dans les moindres détails et, dans la mesure du possible, avant le début du voyage :
- Définir le mieux possible les buts et objectifs.
- Organiser toutes les réunions, actions, activités et événements auxquels assister.
- Gérer le temps de manière appropriée, au moyen de la planification d'un agenda à la fois dense mais réaliste.
- Classer les différents types de réunions et événements et donner la priorité à ceux qui seront plus effectifs pour les intérêts de l'entreprise.
2) Étudier les dépenses nécessaires et établir l'itinéraire exact des voyages
Il s'agit d'analyser tous les déplacements nécessaires pendant le voyage du salarié, en choisissant toujours les moyens de transport les plus pratiques et rentables, en prévoyant toujours une alternative en cas d'annulations ou d'imprévus.
Il est aussi recommandé que l'employé de l'entreprise en déplacement dispose d'un service de prise en charge en cas d'urgences ou d'imprévus, fourni par l'agence ou par le travel manager de l'entreprise, afin qu'il sache ainsi quoi faire dans le cas où lui devrait effectuer des changements de dernière minute et ainsi éviter de perdre du temps, de l'argent ou des opportunités commerciales.
3) Prendre en compte les aspects formels qu’implique le déplacement professionnel
L'image (tenue, aspect personnel...) et le suivi du protocole (pourboires, gestes de salut ou d'adieu...) revêtent une très grande importance, ainsi que le fait d'avoir préparé la documentation nécessaire et tout type de formalités de voyage à chaque destination. En dépit des apparences, ne pas tenir compte de ces aspects peut faire échouer de nombreux projets et affaires.
4) Contrôler et gérer les frais des voyage professionnels au moyen des outils informatiques appropriés
Un petit investissement dans un logiciel de gestion, de contrôle et de supervision des déplacements professionnels permet de gagner en efficacité, d'optimiser le temps et de réduire les frais engendrés par le voyage d’affaires du collaborateur.
La mondialisation des marchés et de l'organisation des entreprises, les voyages d'affaires sont absolument indispensables pour la consolidation, la croissance voire même la survie d'une entreprise. Les gérer de manière appropriée signifie faire attention à une pièce maîtresse des affaires, qui peut agir comme une véritable rampe de lancement pour toute organisation.
5) Contrôler les déplacements professionnels des salariés
On réalise des statistiques afin d'obtenir des informations concernant les dépenses réalisées par les collaborateurs lors des déplacements. Ces informations permettent à long terme de disposer d'un historique qui aidera l'entreprise à planifier le budget à venir.
En outre, toutes ces informations facilitent le contrôle de la politique de déplacements professionnels et permet d'optimiser les budgets de dépenses. Les statistiques peuvent comprendre une longue liste de frais. Elle ne se limite pas au billet d'avion, à la facture d'hôtel ou de taxi. Elle comprend également d'autres postes tels que :
- Les visas et leurs démarches d'obtention
- Le change de monnaie
- Les assurances voyage et assistance
- L'accès au réseau Wi-Fi
- La location de salles pour tenir des réunions ou effectuer des présentations de produits ou des actions de formation
- Le petit-déjeuner
- Le stationnement
- Les transports privés
- Le pressing
- Le minibar
- Les services d'esthétique
- Le téléphone
- La TV à la carte, etc.
L'ensemble des frais de déplacements d’affaires contenus dans une feuille de liquidation est donc important.
6) Contrôler les acomptes et les relevés de compte
Donner des acomptes à ses employés en voyage d'affaires représente pour l'entreprise des frais supplémentaires qu'elle doit assumer sans être sûre de pouvoir les récupérer. Cette manière de gérer les frais rend nécessaire l'exercice d'un contrôle supérieur sur les différents paiements réalisés par l'employé.
De même, lorsque l'entreprise décide d'octroyer une carte de société à l'un de ses employés dans le but d’optimiser ses dépenses lors de ses déplacements, elle doit effectuer un contrôle de son utilisation. Elle devra vérifier que les relevés de la carte correspondent aux tickets annotés dans la note de frais. Cette procédure permet à la personne en déplacement de réduire son travail lors du processus de gestion de ses frais.
Le problème des cartes de société pour la personne responsable du contrôle des frais réside en ce que, très souvent, il est difficile d'identifier les postes du frais lors du voyage.
Les montants doivent donc apparaître très clairement sur les notes de frais. Afin d'éviter cela, il est possible de créer une feuille Excel afin que l'employé y indique, par date, montant et poste, chacun des frais et de faciliter ainsi le travail du contrôleur, ou bien utiliser un logiciel comme Captio qui automatise ce processus.
Ce qu’il faut retenir :
Pour réduire et rentabiliser les frais de déplacement de vos salariés en entreprise, vous pouvez opter pour :
- Planifier et anticiper chaque aspect du déplacement du collaborateur : durée, besoins, restauration, hôtels, transports, etc.
- Utiliser des outils de gestion des notes frais tels que des applications ou logiciels informatiques spécialisés.
