Comment optimiser les dépenses des employés en déplacement ?

Les voyages et déplacements professionnels font partie des obligations d'une majorité d'entreprises. Que cela soit pour faire un point avec un client, pour signer un nouveau contrat ou pour régler des problèmes sur place, il s'avère nécessaire d'engager des frais. Cependant, il se révèle tout aussi important de garder un œil sur ces dépenses et de les optimiser de manière à minimiser les abus éventuels des collaborateurs et à maximiser le chiffre d'affaires de l'entreprise. À cette fin, il est nécessaire de définir une politique de voyage claire. Aussi, cette politique se doit d'être correctement mise en place au sein de la firme. Ce qui se traduit par une optimisation de la gestion des notes de frais, par l'intégration d'outils dédiés, par des contrôles réguliers et par une communication efficace auprès des différents acteurs.

Des dépenses alignées sur les objectifs de l'entreprise

Les coûts des voyages d'affaires et des déplacements liés à l'activité de l’entreprise doivent être limités en fonction du chiffre d'affaires de la société. Une compagnie en phase de lancement se devra de minimiser les dépenses à cet effet. Une société implantée sur le territoire depuis longue date pourra se permettre davantage de choses. Dans tous les cas, il est nécessaire d'aligner ces dépenses sur les rentrées et sur les objectifs de l'entreprise.

Voyages d'affaires : définir des lignes directrices claires

Il s'avère indispensable de définir des lignes directrices claires pour optimiser les dépenses relatives aux déplacements des collaborateurs. En effet, sans une compréhension totale et limpide des règles à suivre, ces derniers seront dans l'impossibilité de les appliquer.

Pour ce faire, il faut :

• Simplifier les règles de réservation : l'optimisation des frais est, souvent, freinée, par une organisation trop complexe. Les collaborateurs peinent à faire les bons choix et réalisent leur réservation à la va-vite. Ainsi, simplifier les règles relatives à la réservation permettra aux différents acteurs de s'y retrouver plus facilement et de réaliser des choix plus judicieux.

• Instaurer une limite de budget. Sans freins, le collaborateur aura tendance à vouloir se faire plaisir. Et cela, à juste titre. Toutefois, ce sont là des plaisirs financés par les firmes ; des dépenses qui ne sont pas, forcément, en adéquation avec son budget. Ainsi, limiter les dépenses est indispensable. Il existe, aujourd'hui, des outils de gestion qui proposent uniquement aux collaborateurs des réservations dans la limite des dépenses prévues par l'entreprise. Aussi, il est nécessaire de définir avec clarté le type de dépenses prises en charge.

• Définir une date limite de soumission des justificatifs et un délai de remboursement. Pour être en mesure de maîtriser et optimiser ses notes de frais de voyage, il est nécessaire d'être organisé. Les justificatifs doivent être délivrés en temps et en heure pour que les remboursements soient réalisés au moment prévu. Ici encore, il existe aujourd'hui des outils qui permettent aux collaborateurs de transmettre instantanément leurs justificatifs au service responsable.

S'assurer que la politique de voyage reflète les besoins des collaborateurs en déplacement

S'il est important de minimiser les dépenses relatives aux voyages d'affaires, il est tout aussi important de s'assurer que la politique de voyage est adaptée aux besoins et aux responsabilités des collaborateurs. Dans le cas inverse, cela pourrait avoir de graves conséquences sur le développement de la société, faute d'avoir donné à ses collaborateurs les moyens suffisants pour accroître le chiffre d'affaires de l'entreprise. À cette fin, il est recommandé de :

• Soumettre sa politique de voyage à ses collaborateurs. Le but : éviter toute ambiguïté. Pensez donc à communiquer correctement en interne afin que les différents acteurs de l'entreprise prennent connaissance du projet en développement. Ils pourront ainsi vous aider dans les décisions à prendre. Qui plus est, des collaborateurs qui se sentent concernés par les décisions de l'entreprise sont, de fait, plus productifs et dévoués.

• S'adapter au profil du collaborateur : les déplacements, de la même manière que leur importance, varient en fonction des profils et des responsabilités au sein de la firme. Les coûts engendrés diffèrent de fait. Ainsi, il s'avère essentiel de créer des règles pour chaque catégorie de collaborateurs. Il est possible de demander aux concernés d'anticiper leurs réservations pour minimiser les frais. Si cette solution n'est pas envisageable, contracter un abonnement peut être la meilleure alternative. Aussi, si le temps manque à la firme, et que la question des réservations pose trop de problèmes, rien ne retient la compagnie de faire appel aux services d'une agence de voyage.

Gestion des demandes de remboursement

Gérer de façon efficiente ses demandes de remboursement est indispensable pour optimiser ses dépenses. Ce n'est qu'à cette condition que les responsables seront en mesure d'identifier les dépenses superflues et que la comptabilité pourra réaliser les remboursements en temps et en heure. La trésorerie est ainsi à jour. Pour ce faire, il est avisé de configurer des consignes et des procédures à suivre, mais aussi d'intégrer le reporting au mode de fonctionnement de l'entreprise.

La configuration des consignes et des procédures à suivre

Imposer des règles à ses collaborateurs est une réelle nécessité pour minimiser ses coûts. La validation des déplacements est, un impératif. En effet, s'assurer de la raisonnabilité des frais engendrés est particulièrement important. La marche à suivre est la suivante :

• Définir un circuit de validation interne des dépenses. Les dépenses se doivent d'être validées avant leur réalisation. Très bien, mais par qui ? Il est nécessaire de déterminer une chaîne d'acteurs qui se charge de cette mission. Ces collaborateurs devront être communiqués aux autres pour un fonctionnement efficace.

• Mise en place d'un système validation des réservations sous forme d'alertes. Pour éviter que les collaborateurs contactent, de manière répétée, le service en charge de la validation de leurs réservations, il est avisé de mettre en place un système d'alertes qui prévient les concernés lorsque leurs réservations ont été validées. Cette méthode permet de faire gagner du temps aux différents acteurs et d'optimiser leur productivité.

• Les réservations doivent être prises en charge par une seule et unique personne. Ceci afin que les collaborateurs sachent à qui s'adresser, mais aussi pour que les responsabilités ne soient pas divisées et les règles appliquées de manières différentes en fonction de l'individu. Aussi, il est fortement recommandé de désigner une personne de confiance pour cette mission.

Réduire les coûts grâce au reporting

Le reporting s'avère être une excellente méthode pour maîtriser et optimiser les dépenses liées aux voyages d'affaires. Le principe : répertorier dans un document numérique les lieux de destination, les noms des collaborateurs, les coûts des voyages, si la réservation à été anticipée ou non... Les outils de reporting peuvent être configurés en fonction des besoins de l'entreprise. Cette dernière peut demander à voir intégrer à son outil des indicateurs permettant de détecter les refus d'économies, les dépenses régulièrement élevées, les déplacements fréquents, etc. D'après Tourmag.com, cette stratégie aurait permis à la société Aigle de réduire ses frais de déplacements de 21%.

Choisir les bons outils pour ses employés

Les solutions de gestion des notes de frais automatisées sont de plus en plus préférées par les entreprises. En effet, ces outils permettent d'éliminer la saisie manuelle du processus, minimisant ainsi les erreurs et les abus. Aussi, la dématérialisation de données permet de stocker les informations indéfiniment et de surveiller de près l'évolution des dépenses.

En cas de contrôle, le service comptable est en mesure de délivrer les documents demandés rapidement.

Finalement, opter pour la dématérialisation de données est un choix écologique.

Toutefois, il est nécessaire de choisir ses outils en fonction de ses employés. Quelles sont leurs compétences en matière d'informatique ? Quels sont leurs besoins ? Auront-ils besoin d'une formation pour apprendre à maîtriser leurs nouveaux outils ? Sont-ils ouverts à l’acquisition et à l'intégration de nouveaux moyens de gestion ? Voilà quelques questions qu'il est nécessaire de se poser en amont.

Ce qu'il faut retenir :

• Il est indispensable d'aligner les dépenses relatives aux voyages d'affaires sur les moyens financiers et les objectifs de l'entreprise.

• La politique de voyage doit refléter les besoins des collaborateurs en déplacement, au risque de freiner le développement de la société.

• Il s'avère impératif d'optimiser sa gestion de demandes de remboursement en rédigeant des règles claires et en intégrant des nouveaux outils et méthodes tels que le reporting.