Lorsque des employés d'une entreprise avancent des frais professionnels, ils peuvent demander un remboursement de note de frais à leur employeur. Pour que cette demande soit acceptée, il faut que les dépenses engagées l'aient été dans un cadre professionnel et que l'employé ait conservé les justificatifs des sommes dépensées.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
La note de frais est un document qui formalise les dépenses engagées par un salarié ou un chef d'entreprise dans le cadre de son activité professionnelle en vue d'un remboursement. Ce remboursement de note de frais peut être prévu au forfait, c’est-à-dire que pour une action donnée (par exemple un trajet d'une ville à une autre) l'entreprise s'engage à verser une somme fixe au salarié, indépendamment du montant dépensé.
Si l'entreprise opte pour une prise en charge des frais réels, une note de frais est alors nécessaire. La personne ayant engagé les dépenses doit alors fournir des factures pour justifier des sommes dépensées auprès de son employeur.
Les règles à respecter pour le remboursement de note de frais
La première règle pour que le remboursement de note de frais puisse être accepté, c'est la justification des dépenses. Elles doivent être engagées dans l'intérêt de l'entreprise pour pouvoir être remboursées. Le plus souvent, ce sont les frais de bouche, de transport et l'hébergement qui sont pris en charge lorsque l'employé doit se déplacer dans le cadre de ses missions. Suivant le type de travail, le matériel nécessaire à l'exercice de sa profession peut également être remboursé.
Les points d'attention en cas de contrôle fiscal
C'est à l'employeur de vérifier les dépenses engagées avant d'autoriser ou non le remboursement de note de frais.
L'administration fiscale passe au peigne fin les notes de frais des entreprises car le remboursement exagéré des frais est un moyen courant d'échapper aux charges sociales. Il faut savoir que le remboursement des notes de frais est exonéré de charges sociales, certaines entreprises en profitent donc pour baisser les salaires et verser un complément de revenu déguisé sous l'apparence d'une note de frais.
Il faut également être vigilant à bien distinguer avantage en nature et remboursement de note de frais. Bien souvent, les problèmes avec l'administration fiscale démarrent lorsque la frontière est floue entre dépenses personnelles et professionnelles. Rappelons que les avantages en nature accordés par l'entreprise sont soumis aux cotisations sociales.
Enfin, les dépenses trop importantes pourront être remises en question par le fisc en cas de contrôle. En effet, l'intérêt de l'entreprise doit primer : si la dépense est disproportionnée par rapport au bénéfice éventuel que la structure pourrait en retirer, elle ne pourra pas être remboursée. Un point sur lequel il faut communiquer en amont avec ses salariés et collaborateurs, par exemple pour fixer un montant maximum de dépense.
Un formalisme à respecter pour le remboursement de note de frais
En cas de contrôle Urssaf, certaines informations doivent impérativement apparaître pour permettre le remboursement de note de frais. La date, la nature et le montant de la dépense doivent apparaître noir sur blanc. La note de frais sera accompagnée des factures correspondantes. Elle devra être signée par le collaborateur qui a engagé les dépenses ainsi que par son responsable et une personne en charge de la comptabilité pour être validée.
