Comme nous l’avons vu dans de précédents posts, une des tâches principales d’un chargé de voyages est de négocier des tarifs de vols, de logements et autres services pour les Business Travellers à sa charge. Voici quelques conseils utiles pour arriver à négocier les meilleurs prix possibles.
Pas toujours facile d’y arriver. Cela dépend, entre autres, des talents de négociateur du chargé de voyages. Mais il y a certains facteurs à prendre en compte, pour s’assurer des tarifs intéressants:
Soyez réaliste
Avant de commencer les négociations, vous devez connaître le marché et savoir jusqu’où vous pouvez aller dans les prix, les conditions, etc. Cela vous permettra de mener les négociations au mieux avec les prestataires.
Faites attention aux frais supplémentaires
Pour tout voyage, qu'il soit professionnel ou d’agrément, il faut faire attention aux frais supplémentaires susceptibles d’être engagés : un supplément de bagage, des consommations extra à l’hôtel, une connexion au wi-fi, etc.
Essayez de faire rentrer ces frais dans le prix pacté avec le prestataire, sans que cela entraîne (trop) de coûts supplémentaires, prévoyez-donc une quantité d’argent pour les dépenses extra qui n’étaient pas au programme.
Assurez le prix final
Les tarifs des services de voyages peuvent osciller d’un pourcentage considérable tout au long de l’année. Il est donc utile d’inclure dans le contrat avec le prestataire une clause ou garantie spécifiant que votre accord n’est sujet à aucun changement, surtout si vous négociez un grand nombre de services.
Cherchez les meilleures dates
S’il s’agit d’événements internes, de réunions dont la date ne dépend pas de facteurs extérieurs, alors essayez d’organiser les déplacements en basse saison, pour obtenir de meilleurs prix. S’il n’y a pas le choix, évitez les réservations de vols, trains ou locations de voitures durant les week-ends, les ponts ou les départs en vacances.
Optez pour un prestataire unique
Vous négocierez plus facilement un grand nombre d’opérations avec un seul fournisseur que plusieurs petites avec des fournisseurs différents. Privilégiez, dans la mesure du possible, les accords globaux.
