Les procédures liées à la gestion de déplacements professionnels au sein de l'entreprise peuvent changer radicalement grâce à la mise en place d'outils spécialisés. Le marché offre une grande variété de solutions visant plusieurs aspects des déplacements professionnels et des voyages d’affaires. Les entreprises qui se consacrent à la vente de logiciels d'entreprise offrent déjà ce type de solutions aux entreprises.
Étant donné que traiter ce sujet de manière exhaustive requerrait probablement à lui seul un e-book spécifique, nous décrirons ci-après deux des axes les plus importants dans lesquels il existe une plus grande marge de manœuvre d'amélioration pour les entreprises qui gèrent leurs déplacements de manière plus « traditionnelle » c’est à dire de façon manuelle. Il s'agit des outils de réservation automatique (automated travel booking), d'une part, et de la gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels (expense management), d'autre part.
Jusqu'à 50 % des transactions financières liées aux déplacements professionnels sont effectuées après la phase de réservation du voyage.
Le voyage d’affaires est soumis à une multitude d'imprévus qui peuvent obliger le collaborateur en déplacement national ou à l’étranger à effectuer des modifications au niveau des services réservés : réunions qui se prolongent, vols qui arrivent en retard, changements de dernière minute. Cela oblige à redéfinir les réservations durant le déplacement professionnel et c'est souvent la raison pour laquelle ceux-ci ne sont pas effectués selon les règles établies préalablement par l'entreprise.
Au sein de cette catégorie, entreraient les outils de réservation automatique, qui offrent au voyageur les procédures permettant de gérer ses nouvelles réservations en conformité avec les besoins de l'entreprise. Dans ce cas, les avantages découlent du fait d'effectuer ces nouvelles réservations en respectant la politique des dépenses de l'entreprise tout en donnant la priorité à l'engagement de fournisseurs sélectionnés en raison des services rentables qu'ils offrent à l'entreprise et des tarifs préférentiels.
Une autre grande catégorie où il y a de grandes possibilités d'amélioration est celle de l'application de plateformes de gestion des déplacements professionnels. Il s'agit d'outils qui améliorent la procédure de report et de contrôle des dépenses, en rendant automatiques des parties du processus qui sont encore réalisées manuellement et en offrant un contrôle et une visibilité plus grands sur les résultats et sur les dépenses en temps réel.
En reprenant le processus depuis le début, Ces outils de gestion des voyages d’affaires simplifient le report des dépenses de la part des employés, en automatisant la création des notes de frais, l'élément habituel permettant de réclamer le remboursement des frais avancés par le collaborateur. Dans la plupart des entreprises, ce processus se produit de manière mensuelle et 80 % du temps, prend environ une heure au salarié. Automatiser ce point s'avérera un gain de temps et de productivité non négligeable si l'entreprise dispose d'une équipe importante d'employés qui voyagent fréquemment.
Un autre point essentiel concernant les avantages offerts par ce type d'outils est l'augmentation du contrôle et de la transparence les dépenses professionnelles de l’entreprise. En général, ils offrent une série de fonctionnalités paramétrables selon les exigences des diverses politiques d'entreprise. Détecter de manière proactive les non-conformités permet non seulement de détecter des erreurs, mais aussi de réduire la fraude et les abus, un facteur malheureusement habituel au niveau des déplacements d’affaires et représentant un poste de dépenses conséquent pour les entreprises.
Dans la plupart des cas, la réduction de la fraude dépasse 90 % et fait donc de ces applications, un allié majeur pour les services comptabilité et de supervision financière des entreprises.
