Il arrive un moment dans toute entreprise où l’organisation des déplacements corporatifs atteint un tel stade de complexité et de volume de travail qu’on envisage la possibilité de recourir à un professionnel, tel qu’un travel manager dédié à cette mission ou une agence de voyages d’affaires, pour s’en occuper. 
Une question se pose alors : faut-il faire appel à un chargé de voyages qui gère les tâches en interne, ou à une agence externe spécialisée en voyages corporatifs ?
Avant de se décider, il faut envisager les caractéristiques propres aux deux options. Le chargé de voyages d'affaires ou travel manager est un professionnel de l’organisation et de la gestion de voyages. Il ne s’occupe pas seulement de réserver les hôtels ou les vols pour les employés de son entreprise, ses tâches vont bien au-delà : politiques de frais professionnels de l’entreprise, négociations avec les prestataires, soutien et contact avec les employés pendant les voyages, gestion des budgets…
L’agence de voyages d’affaires, elle, obtient plus facilement de bons tarifs. Gérant les voyages de plusieurs entreprises, elle dispose d’un personnel spécialisé dans chaque domaine, de bureaux à l’étranger où peuvent se rendre les salariés durant leurs voyages en cas de problèmes avec les réservations…
Chaque option présente de multiples avantages. C’est pourquoi nombre d’entreprises optent pour un modèle hybride : elles ont un chargé de voyages qui travaille en partenariat avec une (ou plusieurs) agence(s) d’organisation de voyages corporatifs. De fait, d’après une étude réalisée par Forum Business Travel (FBT) en 2014 et présentée à Madrid, sans l’intermédiaire des agences de voyages business, le travail du chargé de voyages serait impossible.
Et en effet les deux options se complètent bien: on peut recourir à une agence de voyages corporatifs mais il faudra toujours un intermédiaire responsable interne à l’entreprise tel un business travel manager ou un chargé de voyages d’affaires pour gérer les procédures. C’est pourquoi nous recommandons d’opter pour ce modèle mixte, qui peut sembler à priori onéreux mais permet en fait de réduire les coûts et de repérer de nouvelles opportunités d’économiser de l’argent.
