L'organisation d'un événement corporatif est l'un des outils les plus efficaces pour le marketing interne et externe d'une entreprise. Toutefois, pour en tirer profit, la visibilité de l'événement ne doit pas se limiter aux invités : sa portée doit être la plus étendue possible. Il existe à l'heure actuelle diverses stratégies pour faire la promotion d'un événement d'entreprise. Elles utilisent principalement Internet et les réseaux sociaux pour promouvoir et faire connaître tous les événements d'entreprise.
Même si Internet et les réseaux sociaux sont primordiaux pour la communication événementielle, il existe d'autres stratégies plus « traditionnelles » et tout aussi efficaces.
Voici une série de quatre conseils, astuces et stratégies pour réussir la promotion de votre événement d'entreprise.
1) Bien choisir le public visé par l'événement institutionnel
Un événement d'entreprise réussi est rarement un événement de masse. Vous ne pouvez pas vous adresser à tout le monde. Sélectionnez les clients, les professionnels, les invités, les intervenants et les employés les plus appropriés pour atteindre les objectifs de chaque événement corporatif (ceux-ci devant être dûment définis au préalable).
Un événement est une opportunité sans égale pour faire du networking de qualité. Le choix des invités doit donc tenir compte du prestige et du pouvoir d'influence de chacun d'eux.
2) Innover, surprendre, séduire… pour marquer les esprits
Il est extrêmement important de créer chez les invités des expériences uniques et extraordinaires, dont ils se souviendront. Cela n'est pas si compliqué, il suffit d'utiliser son imagination et d'essayer d'en faire un peu plus, ou bien d'utiliser une voie différente de celle généralement utilisée. Et bien sûr, incluez l'originalité de l'événement comme argument dans votre stratégie de communication événementielle !
Pour marquer les esprits de vos invités, incluez aussi bien le fond que la forme de l'événement dans votre stratégie :
- Un lieu d'événement original (la forme)
- Des thèmes, des actions et des activités innovantes (le fond)
Il est par exemple possible de louer un endroit pittoresque (couvent, phare, ferme, musée, etc.) au lieu de la classique salle de réunion d'hôtel pour organiser un dîner d'entreprise ou une présentation de produit.
Quant au fond, l'innovation peut porter sur le format de l'événement d'entreprise, avec par exemple des conférences sous forme d'intervention éclair de quelques minutes, ou avec l'utilisation de technologies modernes (vidéoconférences, mapping, vidéos en 2D ou 3D, hologrammes, etc.)
3) L'importance des détails au moment de la promotion de l'événement d'entreprise
Dans une société de plus en plus individualiste et bureaucratisée, les petits détails sont valorisés.
De plus, ils sont peu coûteux. C'est le cas par exemple des invitations manuscrites, de décorations typiques d'un pays exotique, d'une courte vidéo personnalisée, d'un blog sur Internet avec des photos amusantes et qui reflètent le côté humain de l'événement institutionnel, etc.
4) Réussir la communication de l'événement d'entreprise sur les réseaux sociaux
Aujourd'hui, la publicité sur les réseaux sociaux est fondamentale pour élargir la portée d'un événement corporatif et pour atteindre ses objectifs de communication événementielle.
Pour inclure au mieux les réseaux sociaux dans sa stratégie de promotion d'événement, il faut tenir compte des conseils suivants :
- Choisir les réseaux qui correspondent le mieux à l'événement d'entreprise et au public visé. Facebook, par exemple, est plutôt général et hétérogène, alors que LinkedIn est idéal pour donner une image plus professionnelle de l'entreprise.
- Définir des objectifs, des actions et des délais en insistant sur les détails, l'exhaustivité et le réalisme.
- Essayer de mesurer les résultats de la communication événementielle de manière quantitative : nombre de ventes réalisées, contacts obtenus, etc.
- Si possible, créer un blog spécifique pour l'événement d'entreprise ou un onglet sur le site ou le blog de l'entreprise.
- Sur Twitter, choisir un hashtag pour caractériser l'événement, encourager les participants à tweeter et, pourquoi pas, retransmettre l'événement corporatif en direct.
- Essayer de viraliser l'événement en faisant participer le plus grand nombre possible d'employés, de blogueurs et de journalistes.
- Prolonger la vie de l'événement en mettant en place une stratégie de communication avant, pendant et après l'événement.
- Le retransmettre en temps réel par streaming sur des canaux comme YouTube ou Google+ et le mettre en ligne sur Internet pour qu'il soit visualisé en différé.
- Donner priorité aux images en publiant des photos et des vidéos sur Facebook, Instagram, YouTube, Google+. Pinterest, etc.
- Assurer un feedback rapide et simple avec toutes les personnes qui feront des commentaires ou des suggestions.
Les activités à l'intérieur et à l'extérieur du réseau de l'entreprise sont de plus en plus interdépendantes. Autrement dit, votre stratégie de promotion en ligne et hors-ligne auront tendance à se fusionner et à s'alimenter mutuellement.
Les contacts personnels avec des blogueurs et des personnes influentes sur Internet (appelés influenceurs) auront donc toujours un effet positif sur la viralisation d'un événement sur les réseaux sociaux.
C'est la raison pour laquelle les meilleures stratégies de promotion pour les événements d'entreprise doivent être complètes et à 360°. Utilisez tous les leviers en ligne et hors ligne pour assurer une bonne promotion de l'événement et pour en maximiser la portée.
