Au-delà de la simple gestion du temps, vérifier et contrôler les dépenses d'entreprise est l'une des tâches que l'on procrastine habituellement pour la fin du mois. Les employés qui se déplacent pour des raisons professionnelles ou effectuent des voyages d’affaires à l’étranger et accumulent ainsi les reçus et justificatifs de paiement jusqu'au moment d'élaborer la note de frais. Voulez-vous connaître les avantages de l'automatisation de ce processus ? Une valeur ajoutée à la gestion du temps concernant le traitement des notes de frais.
Les principaux avantages du processus d’automatisation de gestion des déplacements professionnels restent la disparition du papier et l'amélioration de la gestion du temps concernant cette tâche redondante. Cela permet également d'accroître l'efficacité, étant donné que le temps de l'employé est mieux géré réparti, sa productivité s'améliore et il est également plus facile de détecter les fraudes ou de les anticiper. Nous vous présentons ci-après les différences entre gestion manuelle et automatique de la gestion des notes de frais :
Gestion manuelle :
- L'employé qui voyage conserve les reçus de ses frais professionnels sur support papier.
- Il écrit à la main des informations sur le ticket pour se rappeler de la situation qui a engendré la dépense.
- Pour dresser sa note de frais, l'employé doit rassembler les justificatifs de paiement générés pendant le mois pour les reporter sur la note de frais et commencer à rédiger cette dernière.
- Après élaboration de la note de frais, pour laquelle il a passé près d'une heure en moyenne, l'employé l’envoie par courriel à la personne chargée de superviser les dépenses du salarié lors de son déplacement.
- Il prend une enveloppe, y glisse tous les reçus de ses dépenses et va les remettre au superviseur ou à un responsable administratif.
- Il doit attendre que la note de frais et les reçus originaux soient contrôlés.
- Le superviseur reçoit un nombre très important de reçus et doit les réviser un par un.
- Quelques jours plus tard, si toutes les dépenses professionnelles du collaborateur ont été correctement justifiées et qu'aucun ticket n'a été perdu, l'entreprise remboursera les frais avancés par le collaborateur
- Dans le département chargé de la comptabilité, un employé saisit « manuellement » toutes les informations relatives à ces dépenses dans le système comptable de l'entreprise.
Gestion automatique :
- En un geste grâce à l'application smartphone de la plate-forme numérique de gestion des frais, le salarié peut réaliser une copie du ticket de caisse et même ne pas conserver ce reçu si la plate-forme est homologuée par l'Agence des impôts.
- Dans le cas de Captio, la ROC permet de lire automatiquement l'information du ticket.
- La note de frais est générée automatiquement ce qui génère un gain de temps considérable pour l’employé en déplacement.
- Un clic de plus et l'employé envoie directement la note de frais à son superviseur.
- Les reçus sont numérisés et archivés en cloud.
- En outre, le département chargé de la supervision à travers la plate-forme numérique dispose d'alertes paramétrées conformément aux politiques de dépenses de l'entreprise et les informations sont donc filtrées au préalable.
- L'employé reçoit une confirmation lorsque la note de frais a été approuvée.
- Les frais lui sont remboursés.
- Les informations inhérentes aux frais sont intégrées directement dans le système comptable de l'entreprise pour une plus grande efficacité. Les risques d’erreurs de saisie ou de double saisie sont donc considérablement réduits.
Ainsi, gestion automatique des frais d'entreprise rime avec efficacité, gain de temps et permet à l’entreprise de faire à moyen et long terme des économies importantes.
