Les indemnités kilométriques permettent aux employés et aux dirigeants de se faire rembourser les frais occasionnés lors de l'utilisation de leur voiture, moto ou autre véhicule personnel, pour les besoins de leur activité professionnelle.
Découvrez ci-dessous les éléments clés pour comprendre le remboursement des indemnités kilométriques de l'année 2018, comment les calculer, etc.
Frais kilométriques : qui peut bénéficier d’un remboursement ?
Les indemnités de frais kilométriques peuvent être perçues soit par le dirigeant, soit par un salarié. Elles ne peuvent être versées à un associé qui n’aurait aucune fonction officielle dans l’entreprise.
Dans quel cas peut-on bénéficier des indemnités kilométriques ?
Pour bénéficier d’un remboursement des frais kilométrique, plusieurs conditions doivent être remplies :
- Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société.
- Les frais de déplacement doivent être dûment justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement).
- Les déplacements doivent avoir un caractère strictement professionnel.
Les remboursements frais kilométriques peuvent-ils couvrir les déplacements domicile-travail ?
Les remboursements frais kilométriques ne peuvent pas concerner le trajet domicile-travail.
Comment les remboursements frais kilométriques sont-ils calculés ?
Un barème publié chaque année (appelé "barème kilométrique", "barème ik", "barème des indemnités kilométriques" ou "barème des frais kilométriques") permet de calculer le montant des indemnités kilométriques à verser.
Les limites sont actualisées chaque année par l’administration fiscale qui prend en compte trois critères : le kilométrage remboursé sur l’année, la puissance fiscale du véhicule, le moyen de transport utilisé. Le barème forfaitaire des indemnités kilométriques 2018 a été publié en février, et il s’avère identique en tous points à celui des années précédentes: Voici le barème valable pour cette année :
Indemnités kilométriques applicables aux automobiles |
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|
Puissance administrative |
Jusqu'à 5 000 km |
De 5 001 a 20 000 km |
Au-delà de 20 000 km |
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3 CV et moins |
Km x 0,41 |
(Km x 0,245) + 824 |
Km x 0,286 |
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4 CV |
Km x 0,493 |
(Km x 0,277) + 1 082 |
Km x 0,332 |
|
5 CV |
Km x 0,543 |
(Km x 0,305) + 1 188 |
Km x 0,364 |
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6 CV |
Km x 0,568 |
(Km x 0,320) + 1 244 |
Km x 0,382 |
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7 CV et plus |
Km x 0,595 |
(Km x 0,337) + 1 288 |
Km x 0,401 |
| Km = distance parcourue à titre professionnel. Frais de garage exclus. | |||
Baromètre kilométrique pour les deux-roues |
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Puissance administrative |
Jusqu'à 3 000 km |
De 3 001 a 6 000 km |
Au-delà de 6 000 km |
|
1 ou 2 CV et moins |
Km x 0,328 |
(Km x 0,084) + 760 |
Km x 0,211 |
|
3, 4 ou 5 CV |
Km x 0,4 |
(Km x 0,07) + 989 |
Km x 0,235 |
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Plus de 5 CV |
Km x 0,518 |
(Km x 0,067) + 1 351 |
Km x 0,292 |
| Km = distance parcourue à titre professionnel. Applicables aux deux-roues, puissance de plus de 50 cm3. | |||
Baromètre kilométrique pour les Cyclomoteurs |
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Puissance administrative |
Jusqu'à 2 000 km |
De 2 001 à 5 000 km |
Au-delà de 5 001 |
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1 ou 2 CV et moins |
Km x 0,269 |
(Km x 0,063) + 412 |
Km x 0,146 |
| Km = distance parcourue à titre professionnel. Applicables aux vélomoteurs et scooters, puissance jusqu’à 50 cm3. | |||
Exemple de calcul d'indemnités kilométriques pour l'annéE 2017
Prenons le cas d'un véhicule de 4 chevaux qui sur une année a parcouru 17 450 kilomètres. Dans ce cas, la formule de calcul est la suivante : (17 300 x 0,277) + 1 082 = 5 874,10 euros. Avec un vélomoteur, par exemple, d'un cheval qui a parcouru à titre professionnel 1 800 kilomètres sur une année, la formule de calcul est la suivante : 1 800 x 0,269 = 484,20 euros.
Et les vélos ?
Le montant de l'indemnité kilométrique vélo a été fixé par le décret n° 2016-144 du 11 février 2016, un mécanisme pour inciter les salariés à se rendre à vélo pour les trajets entre leur domicile et leur travail. L’employeur prend en charge de manière volontaire le coût des trajets domicile-travail via une indemnité fixée à 25 centimes d'euros du kilomètre, et peut fixer des seuils de versement minimum et maximum. Rien n'a pour le moment été indiqué pour l'année 2018.
Donc, par exemple, pour un employée qui a parcouru sur une année 940 kilomètres à vélo, la formule de calcul est la suivante : 940 x 0,25 = 235 euros.
L’entreprise est exonérée de charges sociales sur sa participation dans la limite d'un plafond fixé à 200 euros par an. Pour les salariés, l'indemnité ne sera pas comptabilisée dans le calcul de l'impôt sur le revenu. Lorsque l'employeur verse à ses salariés se déplaçant à vélo l'indemnité, il doit disposer des éléments justifiant cette prise en charge. Pour cela chaque salarié bénéficiaire devra les communiquer à son employeur sous la forme d'une déclaration sur l'honneur.
Conclusions
Comme récapitulatif, quelques points à tenir en compte :
- Tous les frais de déplacements ne sont pas remboursables, car pour bénéficier d’un remboursement des frais kilométriques, il faut remplir certaines conditions : que les déplacements soit strictement professionnels, dûment justifiés et faits avec un véhicule personnel.
- Les remboursements des frais kilométriques sont calculés en fonction d’un barème précis établi chaque année par l’administration fiscale. Le barème de l’année 2018 n’a pas changé par rapport à celui de 2017.
- Il existe depuis deux ans un barème des frais kilométrique pour les déplacements effectués en vélo. Ce mécanisme n’est pas obligatoire pour l’employeur.
Cet article a été publié en février 2017 et a été mis à jour en mars 2018 pour plus de précisions.
