Frais kilométriques réels : quels justificatifs fournir ?

Les salariés d'une entreprise, de la même manière que ses dirigeants, sont concernés par les frais kilométriques et leur remboursement à partir du moment où ces derniers utilisent leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements en lien avec leurs fonctions professionnelles. 

Lorsque des déductions d'impôt sont engendrées, le fisc a tout à fait le droit de réaliser un contrôle pour s'assurer de leur bien-fondé.

Si, justifiés par une note de frais, un repas ou une nuit à l'hôtel ne semblent pas poser de problème, démontrer le motif des frais kilométriques n'est pas une mince affaire pour tout le monde. Captio vous dit comment les justifier en cas de contrôle fiscal.

Justificatifs des frais kilométriques réels

Quelle que soit l'importance du déplacement, celui-ci doit être mentionné sur une note de frais. Sur le justificatif de frais de déplacement de l’employé, il faudra y indiquer le motif du trajet (à savoir que le déplacement professionnel doit être exclusivement réalisé au titre d'une mission pour l'entreprise), le lieu auquel le salarié/dirigeant s'est rendu, le nombre de kilomètres effectués ainsi que la puissance fiscale du véhicule emprunté.

Inutile de vous dire que ce simple document ne suffira pas à satisfaire les contrôleurs. À cette fin, il faudra, tout d'abord, être en mesure de présenter la carte grise du véhicule utilisé. Celle-ci permettra de vérifier que la personne à l'origine de la note de frais n'a pas grossi le nombre de chevaux fiscaux en vue d'augmenter le montant du remboursement.

Si les agents du fisc souhaitent aller plus loin dans leurs investigations, ces derniers en ont tout à fait le droit. Ils peuvent vous demander de justifier l'utilité du déplacement professionnel. Un journaliste, pourra, par exemple, garder l'article réalisé pour prouver de sa nécessité. À son tour, un employé de bureau pourra présenter la partie du projet qui requiert ce trajet.

Il est également conseillé de garder tous les autres documents relatifs à un trajet sujet à remboursement des frais kilométriques pour anticiper tout contrôle fiscal : ticket de caisse essence, ticket de péage, etc.

Notez que les contrôleurs du fisc ont pour obligation de faire preuve de bon sens, et d'avouer l'utilité du déplacement à titre professionnel lorsque les preuves, même incomplètes, s'avèrent suffisantes ou logiques. Les agents réalisent souvent des contrôles lorsque le montant des indemnités lié au frais kilométriques réels paraît démesuré vis-à-vis de la profession et/ou de l'activité de l'entreprise. Dans le cas d'un trajet exceptionnellement important, pensez à conserver autant de justificatifs que possible pour témoigner de votre bonne foi. Ainsi, avoir un logiciel de gestion des frais de déplacement qui vous permet de créer des copies numérique de tous ces document peut s’avérer extrêmement utile.

Conclusions

Comme récapitulatif, quelques points à tenir en compte :

• Tous les déplacements réalisés par le salarié dans le cadre d'une activité professionnelle sont des frais pouvant être pris en charge par l'employeur selon certaines conditions.
• Quel que soit l’importance du déplacement, celle-ci doit être mentionnée dans une note de frais.
• Gardez bien toutes les pièces justificatives qui vous permettent prouver le motif d’un remboursement des frais kilométriques de déplacement.

Cet article a été publié en mars 2017 et a été mis à jour en avril 2018 pour plus de précisions.