La gestion des frais de voyage représente un travail supplémentaire pour les collaborateurs de l'entreprise qui perdent alors en productivité. Pour réduire l'effort qu'ils doivent fournir dans l’exécution de cette tâche dans le but de pouvoir se focaliser sur leur cœur de métier, voici une série de conseils que chaque salarié pourra suivre facilement.
- Demander et conserver les justificatifs de note de frais de chaque dépense pour pouvoir en être remboursé.
- Se créer une méthode d'organisation des notes de frais, surtout si l'on travaille avec une quantité importante de reçus.
- Ne pas remplir les feuilles de frais au dernier moment, mais les compléter chaque semaine pour éviter les erreurs de saisie résultant d'un processus long et fastidieux.
- Contrôler les frais non-remboursables, qui ne sont pas pris en charge par l'entreprise mais et qui pourraient être évités. Il faut déterminer s'ils sont nécessaires, et dans ce cas en avertir l'entreprise puis les inclure dans sa politique de frais de déplacement, ou s'ils peuvent au contraire être évités.
- Établir son propre système de contrôle des dépenses, en l'adaptant à ses besoins et à sa façon de travailler. On peut pour cela se créer un fichier Excel personnalisé ou alors opter pour des solutions plus modernes de gestions de note de frais tel les logiciels spécialisés ou les applications mobiles dédiées.
Il est très important que chaque salarié prenne conscience du coût des déplacements professionnels et collabore avec l'entreprise pour optimiser son temps et ses dépenses.
Il est très important que chaque salarié prenne conscience du coût des déplacements professionnels et collabore avec l'entreprise pour optimiser son temps et ses dépenses en réduisant les frais de déplacements professionnels inutiles.
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