L'événementiel en entreprise est devenu un secteur économique très important, et ce malgré la crise économique internationale. Les perspectives de croissance du marché font des envieux.
Chaque année, une majorité des entreprises aspire à organiser un ou plusieurs événements mémorables et de qualité, le tout en investissant le moins d'efforts et d'argent possible.
Mais pourquoi les événements corporatifs sont-ils si importants ? Pourquoi organiser des événements en entreprise et comment les organiser ?
Dans cet article, nous vous offrons les réponses à toutes ces questions (et à bien d'autres).
Pourquoi organiser un événement d'entreprise ?
L'objectif principal d'un événement professionnel
S'il fallait en donner un brève définition, indépendamment de la forme qu’ils adoptent (congrès, réunion, meeting, journée, soirée, etc.), nous dirions que les événements professionnels sont des instruments de communication très efficaces.
Leur principale mission est d’établir, renforcer et intensifier les relations interpersonnelles, au sein et en dehors de l'entreprise. C’est ce que l’on appelle le networking.
Le networking est un élément clé pour n’importe quelle stratégie de croissance ou de développement d’une société, car il permet, entre autres :
- D’obtenir de la reconnaissance
- De prendre de l’importance dans son secteur
- D'augmenter ses ventes
- D'explorer de nouvelles opportunités d’affaires
Les autres avantages de l'organisation d'un événement corporatif
En plus de renforcer la communication interne et externe, les événements en milieu professionnel présentent une série d’avantages :
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Améliorer l’environnement professionnel, promouvoir les relations entre les employés et créer un esprit d'équipe, grâce au teambuilding
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Générer et diffuser du contenu corporatif et des informations importantes
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Générer des affaires et des ventes
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Offrir de la reconnaissance et récompenser les réussites et les succès
Comment organiser un événement d'entreprise réussi ? Les 7 astuces à connaître.
Même si cela peut paraître simple a priori, organiser efficacement un événement professionnel n’est pas une tâche facile.
Pour considérer qu’un événement institutionnel est une réussite, il faut se fixer des objectifs et les atteindre : générer des contacts de valeur, augmenter les ventes, créer du contenu à forte valeur ajoutée, renvoyer une image positive de l’entreprise...
Il faut également observer la rentabilité de l'événement d'entreprise, notamment en contrôlant les frais et la correcte gestion du budget. Le retour sur investissement est-il positif ?
Voici les stratégies et les astuces qui vous aideront à réussir l’organisation de n’importe quel événement institutionnel :
1. Bien définir les objectifs de votre événement d'entreprise
Pensez à détailler les objectifs de l’événement professionnel de la façon la plus approfondie possible, afin de pouvoir mesurer les résultats d’un point de vue quantitatif et qualitatif.
C'est fondamental pour que la planification et l'organisation de l'événement se déroulent de façon fluide, en accord avec le message que l'entreprise souhaite transmettre.
2. Privilégier le contenu de la communication événementielle à la forme
Nous accordons souvent beaucoup d'importance à la forme : le cadre de l'événement et le lieu de réception.
Pourtant, cela ne doit pas se faire au détriment du fond, soit les thèmes abordés lors de l'événement corporatif et la façon d'amener ces thèmes. En d'autres termes : le contenu est tout autant essentiel à la réussite de l'événement !
Un bon contenu servira à atteindre l'objectif de l'événement et à créer des contacts de qualité, tout en restant efficace et rentable.
3. Mettre la technologie au service de l'événementiel en entreprise
De nos jours, la technologie appliquée aux événements est très développée. Il est possible d'obtenir des résultats spectaculaires tant au niveau esthétique qu'au niveau de la création et de la diffusion des contenus.
Les possibilités sont illimitées et en constante évolution : vidéos tridimensionnelles, vidéoconférences en HD, cours en ligne, mapping, etc.
Avec ces techniques, un nouveau spectre d'événements originaux et créatifs est en train de naître. C'est une porte ouverte à la création de nouveaux formats d'événements d'entreprise.
4. Maintenir une communication constante lors de l'événement d'entreprise
La promotion et la communication autour de votre événement d'entreprise sont tout autant importantes que l'événement en lui-même.
Prévoyez dans votre stratégie de communication événementielle suffisamment de contenus pour maintenir un flux d'informations constant avant, pendant et après l'événement.
Cette tâche est facilitée par les réseaux sociaux, qui permettent à la fois d'informer vos convives et de générer des interactions entre eux, simplifiant le networking et la création de liens.
5. Gérer correctement les frais de l'événement professionnel
Rester conforme au devis n’est pas seulement désirable : c'est essentiel à la réussite de votre événement d'entreprise.
La clé pour bien gérer les frais lors d'un événement professionnel est de prendre en compte tous les facteurs potentiels de coût. Pour cela, vous pouvez utiliser des logiciels spécifiques et, si besoin, faire appel aux conseils d’un expert.
6. Faire preuve d’originalité lors de l'organisation de l'événement
Pour être plus visible, améliorer l’expérience de vos invités et marquer les esprits des collaborateurs, il faut apporter une idée originale et opter pour des options hors des standards habituels.
7. Faire appel à des prestataires spécialisés en événementiel corporatif
La complexité de certains événements demande de faire appel à des prestataires spécialisés dans l’organisation d'événements en entreprise.
Ainsi, vous pourrez exiger davantage de qualité et d’originalité pour vos événements professionnels, tout en contrôlant votre budget et en optimisant au maximum les ressources engagées pour leur organisation.
