Zoom sur les outils de contrôle de gestion

Définitions et objectifs : pourquoi est-il nécessaire de s’équiper d’outils performants pour le contrôle de gestion ?

Le contrôle de gestion consiste à contrôler, analyser et améliorer en continu les activités de l’entreprise.

Ainsi, le contrôle de gestion est proche des fonctions de management. Un contrôleur de gestion réalise et transmet des reportings aux dirigeants.

Son rôle ?

Communiquer ses recommandations pour atteindre les objectifs suivants :

• Améliorer des processus

• Pérenniser une activité

• Faire converger les équipes vers des objectifs communs

• Etc.

En résumé, l’objectif du contrôle de gestion est de piloter la performance d’une entreprise.

Pour mener à bien cette mission, les contrôleurs de gestion ont besoin de s’appuyer sur le système d’informations de l’organisation.

En effet, leurs recommandations stratégiques doivent se fonder sur une analyse précise des données, en temps réel. Cela fait du contrôle de gestion est une fonction réellement transverse :

• Elle est au plus près des activités opérationnelles. Les contrôleurs ont besoin d’avoir une vision correcte des données relatives aux différents départements, activités et métiers de l’entreprise.

• Elle fait le lien avec la direction. Les contrôleurs analysent les données et les transforment en recommandations concrètes pour les managers.

C’est pourquoi il faut s’équiper de puissants outils pour le contrôle de gestion !

Ce sont ces outils qui facilitent la collecte et le traitement des données de sources différentes.

Ils sont le pont entre le SI (système d’informations) et les activités contrôlées.

Par exemple, l’une des fonctions d’un outil de reporting peut être d’extraire les données pertinentes du logiciel de comptabilité, dans le but d’observer la complétion des objectifs stratégiques d’une activité.

Les outils du contrôle de gestion sont extrêmement nombreux. Plutôt que d’en dresser une liste exhaustive, nous vous proposons ici une présentation des grandes catégories d’outils indispensables au contrôle de gestion :

1. Les outils qui aident à la prévision et à l’élaboration d’une stratégie

2. Les outils qui permettent la création d’indicateurs de performance, le suivi des objectifs et la correcte réalisation de la stratégie

3. Les outils qui permettent au contrôle de gestion de communiquer efficacement ses recommandations aux directions stratégiques

Ces trois catégories résument le procédé du contrôle de gestion :

• Planifier la stratégie

• Contrôler sa mise en place effective

• Analyser les performances et recommander des actions correctives auprès du management

1. Les outils prévisionnels : soutenir le contrôle de gestion dans l’élaboration de la stratégie

Le contrôle de gestion a un important rôle de support à jouer dans l’élaboration et la mise en place des stratégies.

Il doit, pour une activité donnée, faire des recommandations aux dirigeants en charge de la stratégie.

Ces recommandations sont méticuleusement documentées. Le contrôle de gestion conseille les preneurs de décision sur les objectifs à fixer à court, moyen et long terme.

Pour cela, il est essentiel d’utiliser des données réalistes et fiables pour effectuer des prévisions raisonnables.

Plusieurs outils sont utiles à ce stade :

• Des outils de planning et de gestion prévisionnelle

• Des outils de gestion budgétaire

Les outils de planning et de gestion prévisionnelle se nourrissent des informations collectées par les outils de gestion opérationnelle utilisés au quotidien dans l’entreprise.

Ils permettent de traiter les données passées pour effectuer des prévisions futures.

À partir de ces prévisions, il devient plus simple de formuler une stratégie et des objectifs adéquats pour les mois et les années à venir.

Les outils de gestion budgétaires interviennent dans un second temps.

Il ne sert à rien de se contenter de formuler une stratégie générale. Il faut notamment la mettre en place : pour cela, il est essentiel de la transformer en un plan d’actions concrètes.

Les décisions stratégiques sont alors explicitées et traduites en budgets. Les outils de gestion budgétaires simplifient cette tâche.

Si le contrôleur de gestion n’est en général pas le décideur final lors de l’élaboration d’une stratégie, il oriente largement les décisions du management en fournissant les fondements de la décision : des données pertinentes et des prévisions justifiées et documentées.

2. Les outils de suivi : contrôler la réalisation des objectifs stratégiques

À ce stade, la stratégie a été décidée et des objectifs concrets et chiffrés ont été fixés.

Mais le rôle du contrôle de gestion ne s’arrête pas là.

Il a ensuite pour rôle de veiller à la bonne mise en place de la stratégie. Il faut alors rendre les objectifs stratégiques mesurables.

Pour cela, le contrôleur de gestion crée et installe les instruments de mesure dont il a besoin: les indicateurs de suivi de la performance.

Cette étape est essentielle pour pouvoir suivre la bonne application de la stratégie et la complétion des objectifs fixés !

Un objectif non mesurable sera difficile à suivre et à contrôler. Impossible par la suite de réaliser des recommandations documentées !

Par exemple, dans le cas du contrôle de la performance d’une équipe commerciale, les indicateurs “nombre de ventes” et “panier moyen” ne nous renseignent pas sur les mêmes objectifs stratégiques :

• Fixer un objectif sur le nombre de ventes sera plus pertinent dans un logique d’acquisition de nouveaux contrats…

• … Tandis que des objectifs sur le panier moyen reflètent une volonté de capitaliser sur chaque client plutôt que de multiplier les contacts.

À cette étape, de nouveaux outils deviennent essentiels dans le panel du contrôleur de gestion.

Ces outils ont pour objectif de montrer en temps réel l’état d’une activité opérationnelle. Ils en affichent les données comptables, financières, etc.

Ils permettent de suivre, à tout moment, la performance de l’activité.

Voici les outils utilisés par le contrôle de gestion pour la mise en place d’indicateurs de performance :

• La comptabilité générale : il s’agit de la première source de données pour la gestion. La comptabilité, puisqu’elle est une obligation légale, est normalement correctement tenue et reflète la réalité de l’ensemble des activités de l’entreprise. Le logiciel de comptabilité permet au contrôle de gestion d’extraire les comptes utiles au suivi.

• La comptabilité analytique : elle permet de calculer et de suivre les marges - indicateurs bien souvent essentiels ! Toutes les entreprises ne disposent pas d’une comptabilité analytique, même si nous recommandons fortement l’usage de cet outil. Ce n’est pas une obligation légale, mais elle est très utile pour la gestion.

• Le contrôle budgétaire : il s’agit de l’analyse comparative des budgets réels avec les budgets prévus. Cet outil complète le suivi des contrôleurs de gestion avec des indicateurs financiers.

Ces outils sont ceux qui permettent de récupérer la donnée brute issue de l’activité opérationnelle.

Ces données, en théorie, pourraient suffire aux contrôleurs de gestion pour suivre l’état des indicateurs de performance.

Dans la pratique, les données doivent être retravaillées pour être plus facile à communiquer et à transmettre.

Dans cette transformation de données brutes à recommandations stratégiques, d’autres outils entrent en scène : les tableaux de bord.

3. Les outils de communication et les tableaux de bord : actionner les données et formuler des recommandations

À ce stade du contrôle de gestion, nous avons défini des objectifs stratégiques puis récolté la data nécessaire au suivi de ces objectifs.

Désormais, il est temps d’exploiter les résultats des indicateurs de suivi créés à partir des données de la comptabilité générale, de la comptabilité analytique et du contrôle budgétaire.

Le contrôle de gestion doit alors créer des tableaux de bord.

Mais à quoi servent ces tableaux de bord ?

Il s’agit du dernier outil que nous allons présenter dans cet article.

C’est un outil de pilotage de la performance. Il permet de visualiser l’état de chacun des indicateurs de performance surveillés, puis de communiquer au mieux les résultats du suivi.

Les contrôleurs de gestion s’en servent comme support pour transmettre leurs recommandations à la direction. Les recommandations doivent en effet être documentées et argumentées, mais aussi visuelles et faciles à lire.

Construire un tableau de bord revient à transformer l’information en action :

• Les données brutes deviennent des indicateurs visuels de la performance

• Les écarts entre la réalité et les prévisions sont repérés et mis en évidence

• Des recommandations sont émises pour rectifier ces écarts

Le tableau de bord devient alors un support d’aide à la décision. C’est la fondation sur laquelle repose un grand nombre de décisions stratégiques correctives

Comment réaliser un tableau de bord efficace ?

Si vous pilotez la performance d’un projet de petite envergure, vous pouvez construire votre tableau de bord avec un tableur, comme Excel.

Mais dès qu’il s’agit de piloter plusieurs activités d’une entreprise ou des projets complexes, il est conseillé d’utiliser l’un des nombreux outils spécialisés disponibles sur le marché (des ERPs).

Voici quelques conseils pour créer un tableau de bord vraiment efficace :

• Les informations doivent être lisibles, visuelles et synthétiques. Moins d’une poignée de secondes doit être nécessaire à leur compréhension ! Assurez-vous également que les informations peuvent être comprises par n’importe qui - et notamment par des personnes qui n’interviennent pas habituellement dans les activités opérationnelles.

• La complétion et la mise à jour du tableau de bord doivent être automatisées. Les données qui y figurent doivent être les plus actuelles possibles - le mieux restant l’actualisation en temps réel, ce qui implique la connexion de votre tableau de bord à vos autres outils de gestion.

• Les indicateurs utilisés doivent être objectifs et fiables. Les données brutes qui la composent doivent être des données vérifiables par n’importe qui. Elles ne doivent par exemple pas dépendre de la validation d’un seul manager… 

Dans le cas d’une entreprise dont les comptes ont été certifiés par des auditeurs externes, les contrôleurs de gestion peuvent utiliser les états financiers comme source de données fiables.

• Les indicateurs doivent refléter la réalité des résultats à mesurer. Posez-vous ces deux questions pour chaque indicateur : de quel objectif stratégique cherche-t-on à suivre la complétion ? L’indicateur choisi est-il en mesure de prouver la bonne complétion de l’objectif ?

• Le tableau de bord doit refléter les objectifs stratégiques dans leur ensemble. Une erreur fréquente en contrôle de gestion est de se contenter de suivre et d’afficher les performances financières de l’entreprise.

Il est en effet plus difficile de mesurer et de piloter la performance non financière : c’est là tout l’enjeu et le challenge du contrôle de gestion !

Vous avez désormais toutes les clés en main pour piloter la performance de votre entreprise.

Les outils que nous avons décrits vous accompagneront dans :

• La définition de la meilleure stratégie, à partir des données prévisionnelles

• La formulation d’objectifs stratégiques chiffrés et mesurables

• La mise en place de puissants outils de suivi des objectifs fixés : les indicateurs de suivi de la performance

• Le traitement des données récoltées via les indicateurs de performance et leur mise en forme dans des tableaux de bord

Le dernier outil présenté - le tableau de bord - est le support à partir duquel vous pourrez analyser la performance de l’activité contrôlée et en tirer des conclusions.

De même, le tableau de bord sera essentiel au moment de communiquer ces conclusions à vos dirigeants sous forme de recommandations : les données y sont visuelles, explicites et faciles à comprendre. Elles viendront justifier vos recommandations de façon argumentée.

Les outils du contrôle de gestion ne servent pas uniquement à simplifier la tâche des contrôleurs de gestion ou à automatiser certains traitements de données chronophages.

Ils sont également des outils de traduction et d’interprétation.

Ils permettent aux contrôleurs de faire circuler une information de l’opérationnel à la direction de l’entreprise.

En effet, puisqu’ils coopèrent avec l’opérationnel et avec la direction, les contrôleurs de gestion comprennent toutes les données, qu’elles soient brutes ou traitées.

En revanche, leurs interlocuteurs ne disposent pas des mêmes clés de compréhension :

• Les opérationnels ignorent probablement les objectifs stratégiques choisis par la direction. Les indicateurs de performance qui reflètent ces objectifs ne seront alors pas forcément compris par les employés en charge de l’opérationnel.

• Au contraire, la direction est souvent loin de la réalité de l’activité opérationnelle. Les données brutes manipulées par les employés n’auront pas forcément beaucoup de sens à leurs yeux.

Votre boite à outils pour le contrôle de gestion est maintenant complète !

À vous d’utiliser ces outils à bon escient. Gardez l’esprit ouvert sur les façons d’améliorer une activité et d’en mesurer la performance et prenez soin de remettre souvent en question la façon dont vous collectez et traitez les données.