Si l'on veut obtenir un bon processus de gestion des frais de déplacement il est indispensable de passer par une phase d'analyse structurée. Une analyse correcte des données relatives aux frais apporte de nombreux avantages à l'entreprise, comme une meilleure gestion de ses flux de trésorerie, une réduction des fraudes, de meilleures prévisions financières et une optimisation des négociations avec certains fournisseurs.
La première phase d'analyse et la plus basique est celle que l'on réalise en examinant la note de frais. Il s'agit de repérer des éléments étranges, des erreurs potentielles ou des cas de fraude. On calcule qu'environ 10 % des notes de frais sont acceptées même si elles ne correspondent pas à la politique de l'entreprise en matière de frais. Cela se produit parce que le processus de contrôle d'une note prend du temps et que cette tâche devient vite ingérable s’il faut la réaliser pour chaque membre de l'équipe.
Pourquoi se leurrer ? Dans la plupart des cas, le processus de contrôle consiste uniquement à prélever et analyser un simple « échantillon » des notes de frais reçues. Les autres, s’il n'y a rien de particulier, sont vérifiées dans les grandes lignes et considérées comme acceptées. Si l'on veut être exhaustif, il existe des outils qui permettent d'automatiser ce processus, en vérifiant que chaque ligne de la note de frais est bien conforme à la politique de l'entreprise.
Vérifier efficacement les notes de frais est sans conteste la première phase de l'analyse, mais, dans le cadre d'une bonne gestion, il faut aller plus loin. Un problème récurrent dans l'analyse des frais professionnels est la fragmentation des informations nécessaires. Informations fournies par les salariés, les banques (avec les cartes de crédit), les fournisseurs... bien sûr il existe de nombreuses applications de Business Intelligence dotées de fonctionnalités très utiles pour les analyser, mais compiler toutes ces informations n'est pas chose facile.
Ce n'est pas un projet anodin : l'intégration de toutes les informations relatives à ce processus et leur utilisation dans la prise de décisions peut se révéler très utile pour une entreprise. Une analyse minutieuse permettra de dégager des schémas de frais, d'obtenir des historiques, de repérer les zones d'ombre et d'adopter des mesures correctives pour résoudre les problèmes. Cela peut même conduire à revoir la politique de l'entreprise en matière de frais (elle ne doit pas être considérée comme « tabou »). Appliquer des correctifs en se basant sur l'expérience et sur des données provenant de différentes sources est une pratique saine pour l'entreprise.
