Au fur et à mesure que les besoins généraux ou spécifiques de contrôle financier d'une entreprise croissent, celle-ci nécessite la mise en place d'outils très complexes permettant un degré plus élevé d'exactitude et de meilleures prestations.
Qu'est-ce que les outils de contrôle permettent de faire ?
La plupart des outils de contrôle financier comprennent une longue liste de fonctions et de prestations, parmi lesquelles se trouvent notamment :
- Fixer des objectifs
- Élaborer à nouveau des prévisions
- Réaliser des analyses financières
- Formuler les exigences del'entreprise
- Collaborer auxplanifications, budgets et prévisions
- Détecter les erreurs et domaines d'amélioration
- Optimiser les ressources
Phases de mise en place d'outils de contrôle financier
La mise en place d'un outil de contrôle financier de la part d'une entreprise tire son origine d'un besoin. À un moment donné, les responsables financiers de l'organisation trouvent insuffisants les moyens qu'ils ont utilisés jusqu'à présent pour contrôler la partie financière, comme une simple feuille de calcul Excel par exemple, et commencent à avoir besoin de mécanismes plus sophistiqués, leur permettant de disposer de données plus fiables et d'une plus grande capacité d'analyse.
À ce moment-là, le processus de mise en place d'un outil de contrôle financier comprend les étapes suivantes :
- Choix de l'outille plus aligné sur les besoins et objectifs de chaque entreprise.
- Adaptation ou personnalisation de l'instrument: connexion avec les sources d'informations concrètes, programmer l'outil pour qu'il soit capable d'interpréter efficacement les différentes bases de données et intégration avec les différents systèmes et applications de l'organisation, comme le PGI.
- Former les employés à son utilisation. Heureusement, ce type d'actions de formation n'est pas compliqué ni ne requiert beaucoup de temps, car l'utilisation de ces outils est très intuitive. En outre, lebackground et l'expérience préalable avec d'autres instruments d'aide dont la plupart des professionnels disposent constituent une base très importante, étant donné que les concepts utilisés sont semblables.
Le recours aux services d'un cabinet conseil, surtout lors de l'étape de mise en place de l'outil, qui est la plus complexe, est fortement recommandé. Cela permet d'extraire le potentiel optimal et d'obtenir un contrôle financier exhaustif, utile et adapté aux objectifs dans les plus brefs délais et sans requérir de grands efforts supplémentaires en personnel ni en heures de travail.
