Travel Manager n'est pas un métier facile.
Il faut savoir gérer les dépenses liées aux déplacements professionnels, mais aussi les employés qui effectuent les voyages d'affaires. Trouver l'équilibre entre les voyageurs, l'administration et la direction peut s'avérer compliqué.
Souvent, la tâche est encore plus difficile à réaliser car elle est confiée à un assistant de direction ou à un administrateur qui n'est pas spécialisé dans le travel management.
Voici 4 conseils destinés aux Travel Managers, afin d'améliorer la gestion des voyages d'affaires en entreprise.
Le Travel Manager, de plus en plus appelé Mobility Manager, est la personne responsable de la gestion des déplacements professionnels d'une entreprise.
Son rôle ne se limite pas aux simples réservations d'hôtels, transports ou autres besoins en déplacement professionnel. Il doit également optimiser les dépenses engagées lors de ces déplacements, optimiser les politiques de voyage et les faire appliquer par les employés. Par ailleurs, il doit développer des indicateurs de performance, gérer les réunions et les événements en dehors des bureaux, améliorer l'expérience de voyage des employés et satisfaire aux exigences en matière de prévention et de sécurité.
Du fait de sa complexité, il est essentiel que le métier de Travel Manager soit réalisé par une personne ayant reçu la formation adéquate.
Voici 4 conseils que tout bon gestionnaire de voyages d'affaires devrait suivre :
Conseil 1 - Ne pas sous-estimer L'importancE de la négociation dans le travel management
La négociation avec les prestataires de services représente un volet important du travail du Travel Manager.
L'issue des négociations aura une influence indéniable sur les dépenses relatives aux voyages d'affaires. Mais l'enjeu n'est pas que financier : des négociations dépendront également en partie la satisfaction des employés en voyage, la qualité de leur environnement de travail en déplacement, etc.
Il est essentiel de connaitre la qualité des services négociés avant toute négociation.
Obtenir un tarif défiant toute concurrence ne représente pas toujours une économie pour l'entreprise - au contraire !
Si la réduction du devis se fait au détriment d'autres facteurs, comme de certains services supplémentaires, vous devrez probablement souscrire ces services à part. Ils représentent alors un coût supplémentaire, parfois plus élevé que la réduction obtenue sur le tarif initial.
C'est le cas par exemple avec ces services :
- La connexion Internet
- La nourriture et/ou les boissons offertes à l'hôtel
- Le transport entre les hôtels et les aéroports
C'est pourquoi le Travel Manager doit bien comprendre ce qu'il négocie ainsi que les besoins réels des employés en déplacement.
Conseil 2 - De plus grandes qualités relationnelles pour une meilleure gestion des voyages d'affaires
Le Travel Manager ne peut pas perdre de vue la place importante qu'il occupe dans dans la vie des voyageurs, au niveau professionnel mais aussi personnel.
Il est normal que, parfois, des tensions apparaissent. Être aimable, empathique et agréable facilitera grandement le quotidien du gestionnaire de voyages d'affaires.
Même en pleine négociation avec des prestataires de services, l'amabilité et la bienveillance au-delà de la relation commerciale peuvent s'avérer très bénéfiques. En réalité, les prestataires de services sont - ou peuvent devenir - des alliés du Travel Manager dans l'amélioration de sa gestion des voyages.
Conseil 3 - Le travel management nécessite une Formation continue
Le secteur des voyages d'affaires change beaucoup et ce, très rapidement.
- De nouvelles tendances apparaissent
- De nouveaux outils pour optimiser la gestion des frais de déplacements professionnels émergent
- De nouveaux besoins sont ressentis par les voyageurs
Ce qui est aujourd'hui utile ne pourrait plus l'être demain. S'entêter à maintenir des processus ou des outils "à l'ancienne" vous coûtera probablement plus cher et vous demandera plus de ressources, pour moins de résultats.
Il est donc important de suivre des formations en continu et ne pas considérer ses connaissances comme un acquis. Le Travel Manager doit effectuer une veille pour se tenir informé des nouveautés du secteur.
Conseil 4 - De l'importance du plan B : une bonne gestion des voyages d'entreprise est une gestion flexible
Préparer les voyages à l'avance représente beaucoup d'avantages pour la gestion des devis et des ressources humaines : de meilleurs tarifs, plus de facilité à négocier, une meilleure organisation des agendas des voyageurs, un impact moins important sur leur vie privée, etc.
Toutefois, les imprévus liés aux voyages ne sont pas rares. Une réunion annulée, un événement reporté, une visite de dernière minute... Il faut être paré à toute éventualité.
Il vaut mieux opter pour la flexibilité avec les prestataires de services. Pour le transport ou le logement, privilégiez des prestataires qui acceptent les annulations de dernière minute ou les changements de date.
Il convient également de s'intéresser aux autres prestataires de services, au cas où le prestataire choisi ne serait pas en mesure de s'adapter à ces modifications inattendues.
Le Travel Manager doit aussi prévoir les imprévus du côté des Ressources Humaines. Maintenir une bonne communication avec les employés en déplacement est très important. Que ce soit au bureau ou lors d'un voyage à l'autre bout du monde, le Travel Manager et les employés en déplacement doivent pouvoir se tenir informés des changements de planning, d'organisation, etc.
Parfois, ce ne sont pas des contretemps business qui viennent interférer avec les plans du Travel Manager, mais de véritables situations de crise : une tempête, une grève du transport de dernière minute, des instabilités sociopolitiques... Dans ces cas-là, il est conseillé de préparer un plan de crise, qui spécifie les potentielles crises que pourront rencontrer les voyageurs, ainsi que les réactions à adopter, le partage des responsabilités et des tâches, etc.
