En début d'année, nous avons tous à cœur de suivre nos nouvelles résolutions. Mieux s'organiser, à la maison comme au travail, est l'une des résolutions les plus classiques. Cette bonne habitude peut également être adoptée à l'échelle de l'entreprise : et si, par exemple, vous amélioriez le suivi de la comptabilité des coûts ?
Difficile de savoir à quelle fréquence il faut contrôler la comptabilité analytique de son entreprise. Le suivi doit-il est quotidien, mensuel, trimestriel ? Réponse dans cet article.
La comptabilité des coûts permet d'analyser et de contrôler les frais générés par l'entreprise. Elle permet aussi de comprendre la distribution des coûts et leur évolution, en comparaison avec d'autres périodes et par rapport au budget prédéfini.
C'est la raison pour laquelle ce type de comptabilité, appelée aussi comptabilité de gestion ou comptabilité analytique, est un excellent outil pour améliorer l'efficacité de l'entreprise dans sa gestion des coûts.
Il faut donc effectuer un suivi de la comptabilité des coûts. Mais selon quelle périodicité ?
La comptabilité des coûts est destinée à un usage interne et n'est donc pas obligatoire. Il n'existe aucune norme à cet égard, mais il est possible d'évaluer les bonnes habitudes à adopter pour l'organiser au mieux.
Pour choisir la fréquence du contrôle de sa comptabilité de gestion, il faut tenir compte de deux facteurs principaux :
- Les efforts à fournir pour le suivi
- La mesure des avantages à effectuer ce suivi
Ainsi, nous allons observer trois périodicités envisageables pour l'organisation de votre comptabilité de coûts :
- Le suivi quotidien
- Le suivi trimestriel
- Le suivi mensuel
Gestion quotidienne de la comptabilité analytique
Un suivi quotidien permet de détecter toutes les irrégularités et les écarts, presque instantanément. Ceci est évidemment très avantageux pour enrayer ces problèmes qui, détectés précocement, seront plus simples à résoudre.
Mais ce type de suivi est impossible sans un accès actualisé aux informations relatives aux frais et aux coûts engendrés. Il existe aujourd'hui des technologies qui permettent de faire un suivi en temps réel des coûts de la société. Par exemple, Captio permet de contrôler et de classer instantanément les frais de déplacements professionnels des employés de l'entreprise. Avec des outils de ce type, qui facilitent et automatisent le suivi, il peut être très avantageux pour l'entreprise de gérer sa comptabilité de coûts de façon quotidienne.
Gestion trimestrielle de la comptabilité analytique
À l'opposé, vous pouvez opter pour un suivi trimestriel de la comptabilité des coûts.
Le contrôle de la comptabilité de gestion a lieu dans ce cas 4 fois par an. Ainsi, l'effort demandé au service en charge de ce suivi (habituellement le service comptabilité ou finances) se concentre à ces moments ponctuels. Cela est parfois plus simple à organiser.
Malgré tout, ces moments de gestion de la comptabilité analytique peuvent coïncider avec des périodes plus chargées pour ce service, telle que la fin d'année, moment où ont lieu la clôture des bilans de l'année, l'élaboration des budgets de l'année suivante, etc.
Il ne faut pas oublier que les irrégularités ou les écarts qui peuvent avoir eu lieu durant les trois derniers mois ont également eu le temps d'empirer avant d'être régularisés. Il sera alors plus difficile, voire parfois impossible, de les résoudre d'une manière satisfaisante. Il est donc peu souhaitable d'attendre si longtemps, puisque cela risque d'aboutir à davantage de travail et à une résolution des problèmes moins efficace.
Gestion mensuelle de la comptabilité analytique
Le suivi mensuel est une solution intermédiaire. Elle n'est pas aussi efficace que le suivi quotidien, mais elle demande des efforts plus raisonnables et laisse une marge de temps suffisante pour ajuster les potentielles erreurs mises en relief par la comptabilité des coûts.
De plus, il est possible de la faire coïncider avec la période du mois durant laquelle les employés envoient leurs notes de frais. Vous pouvez ainsi en profiter pour vérifier que la politique de frais de l'entreprise est bien respectée.
Par conséquent, et bien que cela ne soit pas obligatoire, il est conseillé d’effectuer un suivi périodique de la comptabilité des coûts avec une fréquence suffisante pour éviter efficacement les écarts et les irrégularités.
Les technologies disponibles permettent d'effectuer un contrôle presque en temps réel ; la responsabilité d'un travail bien fait revenant alors aux chefs de service et à l'entreprise.
