Maintenant que nous connaissons les fonctions et le nombre de personnes qui sont en mobilité, il ne nous reste qu'à définir une structure globale de gestion des frais de voyage. Il est pour cela indispensable que nous ayons une idée très claire des tâches de chacune des personnes qui interviennent dans le processus.
Nous définirons à la suite les tâches essentielles correspondant à chacun des profils :
- Le travailleur : conserver les tickets papier, remplir la note de frais, mettre les documents dans une enveloppe et les remettre au réviseur.
- Le réviseur : vérifier chacun des tickets selon la politique de frais, en s'assurant qu'il n'y ait pas d'erreur dans les quantités. Si tout est en ordre, il devra signer la feuille de frais, mettre sous enveloppe les documents et les envoyer au département des ressources humaines ou à la comptabilité.
- Le responsable du département financier ou des ressources humaines va introduire les données pour le rapport ERP et contacter le travailleur pour l'informer de la date à laquelle il sera remboursé.
Ce processus doit être sans équivoque du début à la fin pour tous les profils. Il est indispensable qu'à chaque étape chacun sache ce qu'il a à faire.Des erreurs peuvent se produire si le processus est effectué rapidement, et sans vigilance. Et faire des erreurs signifie revenir en arrière, investir plus de temps et dépenser plus d'argent.
Plus on assignera de tâches à chaque profil pendant le processus, plus le temps à y consacrer sera élevé, et par conséquent plus le coût sera élevé. Par exemple, il y a une différence entre le fait que le réviseur vérifie chaque feuille de frais une par une et qu'il en choisisse quelques-unes au hasard. Evidemment, travailler sur un échantillonnage lui prendra moins de temps mais la probabilité qu'il commette une erreur n'en sera que plus grande. Il s'agit de trouver l'équilibre entre les deux options.
POUR ÉVITER LES ERREURS, LE PLUS SIMPLE EST DE S'ASSURER QUE TOUTES LES PERSONNES IMPLIQUÉES DANS LE PROCESSUS AIENT UNE IDÉE TRÈS CLAIRE DE CE QU'ELLES DOIVENT FAIRE.
Il est important de connaître le coût du processus. Pour cela, il faut prendre en compte le temps que chaque employé consacre à l'émission des tickets et à leur révision. Si l'on connait le nombre d'heures on peut alors calculer le coût en considérant le coût à l'heure de l'employé, celui du réviseur et celui de l'employé à la comptabilité.
Il faudra ajouter à ce coût direct calculé les frais indirects qui en dérivent. Ils peuvent être très variés : le coût de l'envoi des feuilles de frais, les photocopies des tickets, la mise sous enveloppe, etc. Il est important de les calculer et de les prendre en compte.
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