Afin de remplir leurs objectifs, respecter le budget, s'adapter aux objectifs généraux de l'entreprise et, finalement, obtenir un retour sur investissement (RSI), les voyages d'affaires doivent répondre à une stratégie, dont les bonnes définition, communication et mise en œuvre ne sont pas simples. Dans cet article, nous vous révélons les clés pour le faire.
Définir une stratégie, la communiquer et la mettre en œuvre. Voilà l'ordre que doit suivre le processus stratégique en matière de gestion des déplacements professionnels au sein de n'importe quelle entreprise. Chacune de ces phases requiert l'implication de différents départements pour leur exécution. C'est également le cas pour les canaux utilisés pour leur diffusion et les outils d'aide. Voyons chacune des phases en détail.
La définition de la stratégie
La clé numéro un
La clé fondamentale dans la définition d'une stratégie concrète d'organisation et de gestion des déplacements professionnels réside dans l'implication de tous les départements qui peuvent avoir ou générer un certain degré d'influence.
L'ÉCHEC EST AU RENDEZ-VOUS SI L'UN DES DÉPARTEMENTS « DE POIDS » EST LAISSÉ DE CÔTÉ LORS DU PROCESSUS DE DÉFINITION D'UNE STRATÉGIE EN MATIÈRE DE DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS. LES PROBLÈMES SE SUCCÉDERONT ET IL SERA IMPOSSIBLE DE JETER LES BASES SOLIDES D'UNE ORGANISATION SUR LESQUELLES DÉVELOPPER LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DES DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS D'UNE QUELCONQUE ENTREPRISE.
Bien qu'il puisse y avoir des variations d'une entreprise à l'autre, les départements qui interviennent normalement dans la définition d'une stratégie en matière de déplacements professionnels sont les suivants :
- Comptabilité
- Audit
- Sourcing
- Informatique
- Ressources Humaines (RH)
En collaborant, ces départements ou services de l'entreprise doivent être capables de se mettre d'accord sur des lignes de travail qui, une fois dûment développées, finiront par former la stratégie de l'entreprise en matière de déplacements professionnels :
- Définition d'objectifs concrets. Les objectifs d'un déplacement professionnel sont très variés : d'une hausse des ventes d'un produit ou d'un service déterminé à améliorer le réseau professionnel ounetworking de l'entreprise et, même, contribuer à une ambiance collaborative entre départements et la compréhension mutuelle des employés. En tout état de cause, ce qui compte vraiment, c'est de concrétiser des objectifs détaillés, réalistes et mesurables.
- Générer de la valeur au moyen de l'analyse de données. Pour définir une stratégie, il est nécessaire de rassembler des informations de qualité, en sélectionnant celles qui sont importantes et en se débarrassant de celles qui sont inutiles. Ces données doivent servir de base afin d'obtenir des rapports de qualité, qui apportent une vraie valeur et sont utiles à la gestion ultérieure des déplacements professionnels.
L'importance de la communication
Il est tout aussi important de définir une stratégie que de la communiquer efficacement aux employés dans le double objectif de les informer et de les responsabiliser en matière de déplacements professionnels.
En ce qui concerne les informations, l'employé a le droit de connaître et de pouvoir accéder facilement et à tout moment, aux décisions prises par l'entreprise concernant les lignes d'action, les stratégies et les politiques de déplacements professionnels. Et plus particulièrement quant aux aspects le concernant directement comme : d'éventuels plafonds en matière d'indemnités, des postes non remboursables car non considérés comme constituant des déplacements professionnels ou des formes et des délais d'attente pour recevoir les paiements.
Le département des RH, qui sera chargé de communiquer, via l'intranet et les courriels professionnels les décisions prises, les informations importantes et les nouveautés mises en place, joue un rôle fondamental dans la transmission de ces informations. Pour cela, il sera épaulé par le département directement impliqué.
Un autre canal de communication très efficace des questions relatives aux déplacements professionnels sont les applications de gestion de dépenses. Cela est possible car, parmi leurs multiples fonctions et possibilités, elles possèdent souvent celle d'introduire des informations relatives aux stratégies et politiques en matière de déplacements professionnels, pour ensuite être présentées à l'utilisateur de manière systématique et avec des index de recherches afin qu'il puisse les vérifier au moment souhaité ou nécessaire.
La mise en œuvre de la stratégie : l'essai pilote
Avant de mettre en place une stratégie, il faut réaliser un essai pilote avec une sélection d'employés dans un pays donné comme étape préalable à sa mise en œuvre définitive. Cela permet de corriger des défauts et d'introduire des améliorations. De même, il est assez habituel d'exclure de l'essai pilote les groupes professionnels ayant le plus besoin de voyager dans les meilleures conditions, comme les forces de ventes.
En bref, il s'agit de perfectionner la stratégie avant de la généraliser à tout type de déplacements et départements et d'adapter le modèle aux systèmes et ressources impliqués, tels que des logiciels spécifiques ou la comptabilité centralisée.
