Les statistiques servent à obtenir des informations sur les frais engagés lors des déplacements, ce qui permet, à la longue, de disposer d’un historique aidant la compagnie à planifier le futur budget. Les employés doivent être conscients de ces dépenses, à l’intérieur et en dehors de la compagnie.
Les agences de voyages les plus expérimentées offrent à leurs clients comme service extra des informations statistiques grâce auxquelles ils peuvent évaluer l’efficacité de leur politique de voyages. Ces informations peuvent être plus ou moins détaillées selon les besoins du client. Dans certains cas, les agences transfèrent aussi les fichiers pour que la compagnie puisse traiter les statistiques en interne et faire ses propres rapports.
Les statistiques sur mesure peuvent aussi inclure des annexes d’informations sur les meilleurs hôtels nationaux, les meilleurs établissements hôteliers internationaux ou les meilleures compagnies aériennes. Elles offrent aussi des résumés de consommation par département ou par voyageur.
Toutes ces informations facilitent le contrôle de la politique de voyages et permettent d’optimiser les budgets. Les statistiques peuvent inclure un long rapport des dépenses. Pas seulement les frais d’avion, d’hôtel ou de taxi, mais aussi des frais d’autre nature tels que:
- Les visas et leurs formalités d’obtention
- Le changement de monnaie
- Les assurances voyage et médicales
- L’accès au wi-fi
- La location de salles pour l’organisation de réunions, la présentation de produits ou les actions de formation
- Le petit déjeuner
- Le parking
- Les transferts privés
- Le service de blanchisserie
- Le minibar
- Les services d’esthétique
- Le téléphone
- La télévision à la carte, etc.
Nombreuses sont donc les dépenses figurant sur la feuille de liquidation.
PAR CONSEQUENT, il faut savoir qu’un déplacement implique beaucoup plus de dépenses qu’on ne le croit au départ.
Il est important de tout planifier en respectant au mieux la politique de voyages et de négocier les meilleures conditions possibles avant que le déplacement ne se fasse, pour ne pas avoir de surprises au moment de gérer les notes de frais.
