Risques et mesures à prendre lors des déplacements à l'étranger de vos collaborateurs

Selon une étude récente menée par l'association GBTA (Global Business Travel Association), les voyageurs d'affaires estimeraient que leur employeur serait soucieux de leur sécurité et mettrait en place les moyens nécessaires pour veiller à ce que leur déplacement se passe sans encombre. Toutefois, et même si les sociétés et les dirigeants ont pour souhait d'assurer la sécurité de leurs collaborateurs en bonne et due forme, l'étude souligne le manque de services de gestion des risques, mais aussi une insuffisance de visibilité sur les programmes de déplacement. Toujours d'après l'étude menée par l'association GBTA, les voyageurs pensent, qu'en cas de problème, leur entreprise se chargera de les contacter dans les deux heures suivant l'émergence du souci. Cependant, le nombre de voyageurs, interrogé dans le cadre de l'étude, à avoir réservé et planifié son voyage en dehors du circuit de la société s'élève à 50 %. Preuve que la gestion des risques au sein des entreprises mériterait d'être renforcée.

Focus sur les différents risques des voyages à l'étranger et sur les mesures à prendre dans le cadre de tels déplacements.

Avant de lister les différents risques liés au voyage d'affaires, il s'avère nécessaire de définir la mission à l'étranger et de la différencier du déplacement. Le but : prendre connaissance de ses obligations de responsable en la matière, de la nécessité à mettre en place des moyens de gestion de risques et d'avoir une visibilité sur les programmes de déplacement.

Une mission professionnelle à l'étranger se définit de la manière suivante :

• Celle-ci peut atteindre une durée de 90 jours consécutifs ou s'étaler sur 180 jours par an. Au-delà de cette durée, le voyage d'affaires est considéré comme déplacement, et non plus comme mission. Les responsabilités et les obligations du dirigeant s'accroissent lorsque l'on passe de la simple mission au déplacement.

Ces responsabilités et obligations se traduisent des manières suivantes :

• L'entreprise doit déclarer le déplacement de son collaborateur à la Sécurité Sociale Française. Ce n'est qu'à cette condition que l'organisme délivrera les prestations dont le salarié peut avoir besoin au cours de son voyage professionnel.

• La société doit couvrir et protéger convenablement ses collaborateurs lors de leur voyage à l'étranger. Dans le cas inverse et en cas de problème, la responsabilité de l'employeur peut être mise en cause. Celui-ci pourra, éventuellement, être dans l'obligation de verser des dommages et intérêts, tant en cas de simple contrôle que de problème réel.

Les risques liés au déplacement professionnel

Les risques en lien avec le déplacement professionnel sont particulièrement nombreux. Qui plus est, on les retrouve à chaque stade du voyage. Il s'avère nécessaire d'en prendre connaissance pour mettre en place les moyens nécessaires pour les minimiser.

1 – Les risques du moyen de transport

Le moyen de transport peut être routier ou aérien. À chaque moyen des risques qui lui sont propres.

• Les moyens de transport routiers : l'environnement, et notamment la qualité des routes, peut représenter un risque pour le voyageur. Le véhicule, si en mauvais état, peut entraîner un accident. L'organisation du déplacement peut être source de stress. Le risque est, une fois de plus, présent, notamment, si le voyageur conduit lui-même son propre moyen de transport.

• Le conducteur peut, également, être fatigué et mettre en danger sa propre vie ainsi que celles des personnes qu'il transporte.

• Le transport aérien : prendre l'avion est loin d'être un acte anodin pour tous. Le vol peut engendrer de la fatigue, être source de malaise, de troubles circulatoires. Notez, également, que certains collaborateurs peuvent être sujet au mal des transports.

2 – Les risques sanitaires

Chaque déplacement à l'étranger représente des risques sanitaires pour le collaborateur. Ces derniers peuvent être plus ou moins importants en fonction du pays de destination.

• Les moustiques et autres insectes peuvent transmettre des maladies, telles que le paludisme ou la malaria.

• De nombreux pays ne sont pas en mesure d'assurer une hygiène alimentaire de qualité. Qui plus est, le changement d'habitudes alimentaires peut avoir des conséquences sur la santé du collaborateur. Les produits locaux à faible taux d'hygiène sont, bien souvent, responsables de problèmes de santé.

• L'employé peut être victime de la turista, aussi connue comme « la diarrhée du voyageur ». Celle-ci survient, généralement, entre trois et cinq jours après l'arrivée du voyageur. Elle est, le plus souvent, d'origine infectieuse, bactérienne ou parasitaire. Elle n'est pas due au changement de régime ou de climat.

• Les MST. Toutes les destinations sont concernées par les maladies sexuellement transmissibles. Cependant, la probabilité de contracter une MST varie d'un pays à un autre. Les pays en voie de développement étant les plus touchés.

• Les autres allergies. Si certaines personnes ont, depuis toujours, connaissance de leurs allergies et des moyens à mettre en œuvre pour minimiser la gêne occasionnée, d'autres peuvent découvrir leurs intolérances à l'étranger. Le changement de climat et d'environnement pouvant être à l'origine de nouvelles allergies.

3 – Les risques physiques

Ici encore, les risques physiques sont, plus ou moins, importants en fonction du pays de destination du collaborateur. Cependant, les risques physiques sont partout et sur tous les continents. Ainsi, il s'avère nécessaire de considérer les risques suivants :

• L'inhalation de poussières et de vapeurs toxiques. Impossible de faire la liste de tous les lieux susceptibles d'émettre des vapeurs dangereuses et au sein desquels le collaborateur risque d'inhaler des poussières. Une raison suffisante pour mettre en place un système procurant une visibilité sur les programmes de déplacement.

• La circulation désordonnée d'engins, à l'intérieur ou à l'extérieur des bâtiments. En fonction de l'activité de votre entreprise, il se peut que votre collaborateur doive se rendre sur des chantiers. Ici encore, le danger est bel et bien présent, de la même manière que le risque d'accidents.

• Les travaux nécessitant l'utilisation d'un échafaudage. Ce type de structure est, de nature, dangereuse. Un échafaudage, aussi solide et bien fixé soit-il, peut, à tout moment, céder (défaut du matériel, poids trop important sur la structure...). Aussi, il faut prendre en compte que le collaborateur peut chuter.

• Les entreprises locales ne sont pas soumises à des règles de sécurité des plus strictes. La charge de travail étant importante, certaines firmes ne prennent pas le temps de mettre en place des procédures et des processus visant à sécuriser les lieux et les pratiques en bonne et due forme.

• Les moyens de transport vétustes. Une voiture mal entretenue représente des risques importants pour le collaborateur. Il est primordial de mettre un moyen de transport en bon état entre les mains du salarié pour minimiser les risques d'accident.

• Un réseau routier mal entretenu. Si les routes françaises sont, relativement, de bonne qualité, ce n'est pas le cas dans tous les pays. En effet, les continents africains et asiatiques possèdent de nombreuses routes dangereuses que le collaborateur sera peut-être dans l'obligation d'emprunter pour atteindre son point B.

4 – Les risques biologiques

Conditions météorologiques, changements d'hygrométrie, pollution de l'air, hausse ou baisse conséquente de la température... Voilà à quoi sont liés les différents risques suivants.

• Nombreux sont les individus à être sensibles des oreilles. Ces derniers sont davantage sujets à des infections ORL lorsqu'au sein de métropoles.

• Les allergies respiratoires. Même chose que pour les infections ORL. Les villes polluées peuvent troubler la respiration de certains collaborateurs.

• L'exposition au soleil au sein des pays chauds n'est pas à prendre à la légère. En effet, les conséquences varient du simple coup de soleil, à l'insolation, la déshydratation et la brûlure. Aussi, notez que la chaleur peut provoquer des nausées importantes, voire même être à l'origine de malaises.

5 – Les risques psychologiques

Se retrouver loin de chez soi pour une durée importante peut avoir des conséquences sur notre moral. Ces conséquences peuvent se traduire de plusieurs manières différentes :

• L'éloignement de son pays d'origine et / ou l'isolement peuvent être source de crises d'angoisse et, dans le pire des cas, de crises d’épilepsie.

• La désorientation et le mal-être dus au voyage d'affaires à l'étranger peuvent venir impacter l'alimentation du collaborateur. Ce dernier peut avoir tendance à se nourrir de façon irrégulière ou déséquilibrée, ce qui peut engendrer des problèmes liés à l'obésité et accroître les risques de problèmes cardiovasculaire.

• Le stress. S'il est vrai que le stress se gère et s'exprime de manières différentes d'un individu à l'autre, il faut savoir qu'il peut être à l'origine de troubles du comportement.

6 – Les risques d'insécurité

Tous les pays du globe n'offrent pas le même niveau de sécurité. C'est là une évidence. En fonction du lieu où se rend le collaborateur, ce dernier peut se retrouver confronté à au(x) :

• De la délinquance, de la criminalité. En effet, les agressions et les vols sont fréquents dans certaines zones du monde.

• Terrorisme. Même si les risques terroristes ne sont pas importants partout à travers le globe, il s'avère nécessaire de prendre ce facteur en compte et de prendre les mesures nécessaires si besoin est.

• Catastrophes naturelles. Ouragan, séisme, incendie... Le principal élément à prendre en compte ici se révèle être la saison à laquelle le collaborateur se rend dans le pays de destination.

Les mesures à prendre pour éviter ces risques

Si les risques liés au voyage d'affaires sont particulièrement nombreux, il faut savoir qu'ils peuvent être évités, à condition de mettre en place des procédures et de prendre les mesures nécessaires à cet effet.

1 – Informer et s'informer

S'informer en bonne et due forme sur le pays de destination du collaborateur et lui communiquer le maximum d'informations sur le lieu où celui-ci séjournera sont des procédures indispensables pour veiller à la sécurité de son employé. À ces fins, plusieurs étapes :

• Il faudra, en amont, s'informer sur les différents risques auxquels le collaborateur s'exposera pendant son voyage. Il est, ensuite, recommandé, de lui transmettre des guides et autres documents détenant toutes les informations dont il devra, obligatoirement, prendre connaissance.

• Pensez à vérifier la condition de santé de votre collaborateur. Tous ses vaccins sont-ils bien à jour ? Souffre-t-il de maladies particulières ? Qu'en est-il de ses allergies ?

• Finalement, conseillez à votre collaborateur d'emporter avec lui une trousse de médicaments adaptée à son pays de séjour. De cette manière, votre salarié ne sera pas pris au dépourvu en cas de problème.

2 – Former

Une formation théorique est indispensable avant le départ de votre collaborateur. Celle-ci lui permettra d'assurer sa propre sécurité, mais aussi celles des autres personnes autour de lui. Cette formation devra :

• Lui enseigner les bons réflexes, afin que le salarié sache comment agir de manière à assurer sa sécurité une fois arrivé à destination.

• Permettre de garantir sa capacité à assister ses collaborateurs en cas de problème.

3 – Assister et guider

Il est du devoir de l'employeur de garantir la sécurité de ses employés lorsque ces derniers se rendent à l'étranger dans le cadre des missions professionnelles qui leur ont été conférées. Dans le but de protéger correctement ses collaborateurs, il est fortement conseillé au responsable de :

• Se rapprocher de son assureur au préalable pour prendre connaissance des différentes protections couvrant le salarié en cas d'accident. Le dirigeant pourra compléter son assurance si besoin est pour protéger en bonne et due forme son collaborateur.

• Faire appel à des professionnels de la prévention et à l'assistance des risques. Ces derniers sont en mesure d'informer correctement le dirigeant et de sensibiliser les collaborateurs.

• Souscrire à une assurance spécifique couvrant les salariés à l'étranger

• Contacter régulièrement le collaborateur à l'étranger pour s'assurer que tout se passe pour le mieux.

Ce qu'il faut retenir

• Il est nécessaire de différencier la simple mission du déplacement pour prendre les dispositions adéquates en matière de sécurité et de gestion des risques.

• Risques liés aux moyens de transport, aux conditions sanitaires, de la même manière que les risques physiques, biologiques, psychologiques et ceux liés à l'insécurité doivent, tous, être pris en compte.

• Pour minimiser et éviter les risques du déplacement professionnel, il est fortement conseillé d'informer, de s'informer et de former ses collaborateurs avant le jour du départ.