Récupérer, saisir, traiter, vérifier, rembourser... La note de frais et la gestion qui en découle sont des dénominateurs communs à la plupart des grandes entreprises. Ce document permet aux collaborateurs d'une même société d'engager des frais au nom et dans l'intérêt de l'entreprise. Grâce à la note de frais, les employés peuvent mener leurs missions professionnelles en bonne et due forme, sans avoir à se soucier des frais engendrés ; frais nécessaires au développement de la société. Aussi pratique soit-elle, la note de frais est source de nombreux problèmes. Sa gestion devient rapidement un véritable casse-tête pour les dirigeants, les services administratifs et la comptabilité. En effet, le nombre de notes de frais se multiplie au fur et à mesure que le nombre de collaborateurs s'accroît. La quantité de documents rend leur traitement complexe, faisant perdre beaucoup de temps aux différents acteurs concernés. Aussi, cette quantité croissante de notes de frais rend la réalisation d'économies difficile. Il s'avère complexe de décortiquer manuellement et de manière efficiente des centaines de notes de frais.
Bien heureusement sont arrivées, en même temps que les nouvelles technologies, des solutions, des outils permettant d'automatiser la gestion de notes de frais.
Optimiser ses processus de gestion de notes de frais
L’automatisation de la gestion des notes de frais a des avantages tant pour les dirigeants et les responsables de la société que pour les collaborateurs. Cette solution des temps modernes permet d'améliorer la productivité des salariés et d'assurer leur satisfaction. Les outils digitaux sont aussi des moyens efficaces pour réduire les erreurs de saisies et les pertes de données. Traitées efficacement, les notes de frais ne sont plus source de problèmes vis-à-vis de l'administration et des autorités fiscales.
Améliorer la productivité de ses collaborateurs
C'est un fait : les notes de frais manuelles représentent une perte de temps pour les collaborateurs qui se doivent de lister et de justifier, à chaque fin de mois, les différentes dépenses réalisées au compte de l'entreprise. La solution numérique se révèle être un précieux outil pour le salarié. En effet, les tâches liées à la note de frais sont minimisées. Les collaborateurs se retrouvent face à un outil qui recoupe, d'ores et déjà, les éventuels frais engagés. Les calculs liés aux déplacements professionnels et aux frais kilométriques sont automatiquement réalisés par le logiciel.
Côté managers et dirigeants, les vérifications sont simplifiées et optimisées. Un coup d’œil suffit pour repérer les dépenses les plus importantes. Les responsables peuvent, ainsi, prendre rapidement des décisions et mettre en place différentes solutions pour réduire les dépenses de l'entreprise et optimiser sa compétitivité.
Opter pour un outil digital pour gérer ses notes de frais permet, également, de détecter, plus aisément, les abus réalisés par certains collaborateurs.
Finalement, les équipes comptables et financières y gagnent grandement aussi. En effet, les tâches de traitement, d'analyse, de saisie et de remboursement sont grandement facilitées, car automatisées. C'est là un gain de temps conséquent que les différents départements peuvent mettre au profit de missions réellement productrices de valeur.
Aussi, notez qu'une gestion automatisée permet d'optimiser et de fiabiliser les audits et les prévisions budgétaires ; les chiffres et les résultats étant bien plus précis que par le biais d'une gestion manuelle des notes de frais.
Assurer la satisfaction de ses salariés
De la même manière que pour les managers et que pour les services administratifs, la note de frais fait perdre un temps conséquent au salarié qui doit soigneusement remplir sa note de frais manuelle et y joindre tous les justificatifs liés ; des justificatifs qui se perdent souvent et pour lesquels le collaborateur doit, parfois, se déplacer une nouvelle fois ou réaliser une attestation sur l'honneur. Chronophage et redondante, la note de frais manuelle est sujette à la procrastination des collaborateurs qui ne pensent pas toujours à faire leur note de frais à temps ou qui ont des missions professionnelles plus importantes à mener.
Les logiciels de notes de frais, et notamment, les applications mobiles, permettent au collaborateur de réaliser ses notes de frais rapidement et au fil de l'eau. Le salarié peut accéder au réseau et au système de gestion en quelques minutes, et cela, quel que soit l'endroit où il se trouve. Il peut, de cette manière, rentrer en temps réel (ou presque) les frais qu'il vient d'engendrer au compte de la société. Il peut, de la même manière, transmettre ses justificatifs par photo ou par scan.
La note de frais est traitée rapidement par le département comptable qui peut déclencher le remboursement rapidement.
Faciliter la gestion du changement
Fiscales, réglementaires, politiques internes ou d'organisation... Les changements, qu'ils soient externes ou non, engagés par la société ou non, font partie de la vie d'une entreprise. De ce fait, il est nécessaire de s'adapter et de réaliser des modifications en terme de fonctionnement. L'avantage des solutions automatisées : celles-ci se mettent à jour automatiquement. Aucune intervention humaine n'est requise. Le logiciel s'adapte à la conjoncture actuelle et aux réglementations en vigueur.
L'entreprise a la possibilité de paramétrer son logiciel en fonction de ses besoins et des évolutions de son secteur d'activité. L'ensemble des machines sont mises à jour en quelques minutes. À savoir que ces actualisations sont, bien souvent, réalisées la nuit de façon à ne pas empiéter sur le temps de travail du collaborateur.
Réduire les erreurs de saisies et les pertes de données
La gestion manuelle de la note de frais engendre, bien souvent des erreurs ; des erreurs qui se traduisent par des pertes financières pour l'entreprise qui ne les détecte que peu souvent. Aucun moyen pour l'entreprise de récupérer ces pertes financières. La seule solution : augmenter le prix ses produits ou de prestations et donc perdre en compétitivité.
Le calcul géolocalisé des frais kilométriques, les champs de notes de frais prédéfinis et les autres options préalablement paramétrées permettent d'optimiser la gestion de ses notes de frais. En effet, les erreurs de saisies et les fraudes sont limitées, de la même manière que les pertes financières. La machine repère instantanément les erreurs, les oublis et les incohérences.
Mieux contrôler la politique de dépenses de son entreprise
Les solutions de gestion numérique procurent aux entreprises les données nécessaires pour prendre les bonnes décisions et améliorer, de facto, leur productivité et leur compétitivité. Le contrôle des notes de frais, de la même manière que les audits sont grandement simplifiés. Le temps nécessaire aux vérifications est grandement réduit. Les gains sont également, et de façon conséquente, de nature financière. Les fraudes sont largement réduites et les économies au rendez-vous. Finalement, les entreprises internationales gagnent beaucoup à se tourner vers des solutions numériques pour gérer leurs notes de frais. Les outils sont paramétrables en fonction du pays de travail et permettent au siège de garder un œil sur les dépenses au niveau mondial.
Obtenir la visibilité nécessaire à la prise de décision
Impossible de prendre de bonnes décisions sans avoir connaissance de données récentes et préalablement analysées. À l'inverse de la note de frais manuelle qui requiert de nombreux jours de travail afin d'extraire les informations utiles à la prise de décisions et aux changements, les solutions numériques permettent aux dirigeants et aux managers de visualiser les dépenses de leurs collaborateurs en temps réel. Les principales informations sont mises en valeur de façon automatique par le logiciel, ce qui permet au responsable de détecter les points forts et les points faibles de la société en terme de dépenses.
Les solutions digitales donnent, ainsi, la possibilité aux firmes de planifier les frais à venir et de les piloter en fonction des futurs projets.
Aussi, il s'avère bien plus facile de repenser sa politique de dépenses, de l'adapter aux besoins des collaborateurs et aux contraintes de la société.
Simplifier le contrôle des notes de frais et les audits
La transparence devient maître mot lorsque les entreprises décident d'opter pour la gestion automatisée de notes de frais. En effet, responsables et dirigeants ont accès à toutes les informations relatives aux dépenses de leurs salariés en quelques clics seulement. Ils peuvent analyser les frais réalisés au compte de la société sur plusieurs jours, semaines, mois, années... Cette comparaison permet de visualiser, d'un autre œil, l'évolution de la société et de ses besoins.
Les collaborateurs, ayant connaissance de la gestion automatisée, ont bien moins tendance à frauder ou à gonfler leurs notes de frais.
La machine s'occupe, également, de valider ou non, les dépenses réalisées par les salariés. Celles qui ne sont pas admises au sein de la politique de dépenses de l'entreprise sont automatiquement rejetées. Aucun ajustement ou de redressement, donc, à réaliser ; redressement qui s'avère fréquent lors de la réalisation d'un audit, concernant, notamment, les notes de frais.
Réaliser des économies
L'automatisation de gestion des notes de frais est source de belles économies. Les dépenses engagées par les collaborateurs sont validées en temps réel par le logiciel qui repère, en quelques millièmes de seconde, les frais qui ne sont pas autorisés par la politique de dépenses, ceux qui paraissent suspects, mais aussi ceux qui sont inutiles et dont l'entreprise peut se dispenser sans perdre en compétitivité.
À cela s'ajoute un gain de productivité conséquent. En effet, les collaborateurs perdent beaucoup moins de temps à réaliser leur note de frais, à calculer les remboursements et à chercher les différents justificatifs. Les acteurs de l'entreprise peuvent, dès lors, se concentrer pleinement sur leurs missions principales.
Une approche globale pour les entreprises internationales
La gestion des notes de frais se révèle être un véritable cauchemar pour les entreprises internationales qui peinent grandement à réunir les informations provenant des différents pays. Il se révèle extrêmement compliqué pour le siège et le service comptabilité de tirer des conclusions des données collectées : les devises variant d'un pays à l'autre, de la même manière que les frais engendrés, les besoins, les réglementations en vigueur, les droits des collaborateurs, etc.
Une solution d'automatisation de la gestion des notes de frais s'avère être un outil indispensable pour les firmes internationales qui peuvent alors analyser les frais réalisés par tous les collaborateurs, et cela, quel que soit le pays au sein duquel ils travaillent. Le logiciel se charge d'analyser, de trier et de classer les différentes données de manière à délivrer des conclusions claires et précises, de façon à faciliter la prise de décisions des dirigeants.
Ce qu'il faut retenir
- La gestion automatisée de notes de frais dégage un temps conséquent aux collaborateurs et leur permet de gagner en productivité.
- Les erreurs sont minimisées grâce à l'outil numérique qui se charge de faire une majeur partie du travail à la place de l'humain. La solution numérique s'adapte aux changements internes et externes, ce qui permet de garder le cap et de gérer les finances de l'entreprise de manière efficace.
- Les outils numériques de gestion de notes de frais sont source de transparence. Les dirigeants et responsables peuvent rapidement prendre connaissance des dépenses réalisées, de leur évolution et, ainsi, prendre les décisions les plus constructives.
- L'automatisation de la gestion des notes de frais est fortement recommandée aux entreprises internationales qui se retrouvent, régulièrement, à devoir prendre des décisions financières pour toutes les filiales. Ce type de gestion permet de s'adapter aux différentes structures, de prendre connaissance des dépenses inutiles et de tirer des bonnes conclusions grâce aux données recueillies par la machine en amont.
