Parvenir à contrôler et à réduire la fraude interne n'est pas aisé, mais le faire peut représenter un important avantage compétitif pour les entreprises, en raison des nombreux avantages que cela sous-entend. Il existe de nombreux moyens d'éviter ce type de fraude ; nous vous proposons ci-après une liste de 9 points fondamentaux que toute entreprise devrait prendre en compte pour limiter la fraude.
1. Des normes claires
Si nous voulons éviter la fraude interne dans notre société et en tirer un avantage compétitif, la première chose à faire, la plus élémentaire, est de définir ce qui est de la fraude et ce qui n'en est pas. C'est-à-dire, établir des politiques de frais et de personnel exhaustives, claires et surtout, bien définies. Il est également primordial de s'assurer que ces politiques soient connues de tous et pas simplement rangées dans un tiroir. Si tel n'est pas le cas, nous ne pouvons pas exiger des employés qu'ils respectent des normes qu'ils ignorent. Ce document doit être mis à la disposition de tout le personnel, et toujours dans sa version la plus récente.
2. Le contrôle
Avoir une politique d'entreprise, c'est très bien, mais si personne ne veille à la faire respecter, cela équivaut à ne pas en avoir. Il faut établir des moyens de contrôle de la fraude interne, par exemple en utilisant des outils technologiques capables d'automatiser la gestion des frais. On peut ainsi prévenir la fraude de deux manières : détecter des cas de fraude potentiels avant qu'ils ne se matérialisent et créer un effet de dissuasion. Les audits internes et externes sont également un bon outil pour détecter les cas graves.
3. Les conséquences
Vous avez maintenant des normes bien définies et des outils pour contrôler leur application, mais... que faites-vous si vous détectez un cas de fraude interne ? S'il reste sans conséquences, cela ne sert pas à grand-chose. Il est souhaitable d'inclure dans la politique de l'entreprise une rubrique qui spécifie les mesures qui seront appliquées lorsqu'un cas de fraude interne est détecté et de les appliquer lorsque cela s'avère nécessaire. Il peut y avoir différentes mesures, en fonction de la gravité des faits : du simple avis à l'ouverture de sanctions disciplinaires et même, dans les cas les plus graves, au renvoi.
4. Une structure stable
Lorsque le turn-over des employés d'une entreprise est trop important, surtout s'il s'agit de postes-clés, cela peut induire une situation de risque propice au développement de la fraude. Il en va de même des structures trop complexes et mal définies. Dans les deux cas, des situations propices au développement de la fraude interne peuvent apparaître et celle-ci sera relativement difficile à détecter.
5. Un traitement équitable
Les pratiques en matière de compensations accordées aux employés doivent être équilibrées et réalistes. Dans le cas contraire, certains employés pourraient avoir l'impression d'être « dans leur droit » en commettant une fraude interne qu'ils considéreraient comme une compensation supplémentaire. Par exemple, dans le cas déplacements pour raisons professionnelles, si les allocations d'entretien et de séjour sont clairement insuffisantes, cela cause un préjudice au salarié qui pourrait être tenté de le compenser de manière plus ou moins licite. Il en va de même lorsqu'il existe de grandes différences, par exemple entre les allocations accordées à différents salariés.
6. Sensibilisation
La fraude interne est préjudiciable pour l'entreprise et, indirectement, pour tous ses membres. Bien contrôler la fraude interne et la réduire se traduit par un avantage compétitif pour la société qui peut en profiter pour réduire ses prix ou améliorer les conditions de travail de ses employés. Par conséquent, une formation sur la fraude interne aidera tous les membres de l'entreprise à prendre conscience de la façon dont la fraude les impacte, elle leur apprendra comment la détecter, quelles bonnes pratiques mettre en place, etc.
7. Des responsabilités bien définies
Une entreprise peut être très hiérarchisée, ou au contraire, horizontale, mais dans un cas comme dans l'autre, les responsabilités de chacun de ses membres doivent être claires. Des relations de confiance ou de sympathie entre les différents membres d'une entreprise sont une bonne chose, mais à l'évidence, cela ne veut pas dire que chacun peut faire ce qui lui plaît.
8. Sécurité
Même s'il y a une bonne ambiance de travail, des relations de confiance, des règles et des contrôles, il n'est pas superflu de disposer de moyens de sécurité pour protéger les biens et les documents de l'entreprise.
9. Une attitude positive
Pour que cela fonctionne, les différents membres de l'entreprise doivent avoir une attitude positive vis-à-vis de la politique de frais, de contrôle et de détection de la fraude. Il ne s'agit pas de partir du principe que les employés volent l'entreprise et qu'il faudrait par conséquent les contrôler et les soupçonner. Cela créerait un climat hostile, négatif et préjudiciable. Au contraire, le contrôle de la fraude peut améliorer les finances de la société, être un avantage compétitif, faciliter la prise de décisions, etc. Il faut donc le considérer comme un élément positif, qui profite à tous, un processus auquel tout le monde peut et doit prendre part.
Bien sûr, il est difficile de se protéger à 100 % contre les risques de fraude interne, mais si une société applique tous ces points, elle parviendra à réduire les risques au strict minimum et en retirera un avantage compétitif substantiel.
