Toute entreprise a besoin d'un plan de mobilité pour administrer les frais occasionnés par les déplacements de ses employés. Ce n'est qu'ainsi qu'il sera possible d'éviter les frais de voyage inutiles dans le cadre de la gestion de la mobilité de l'entreprise.
Pour réaliser une bonne analyse des besoins de mobilité de notre entreprise, il faut vérifier et tenir compte de 4 facteurs essentiels qui détermineront la structure et les ressources à employer. Ce sont les suivants :
- Le nombre de personnes en mobilité. Il est nécessaire d'analyser la quantité de personnes qui ont des besoins de déplacement dans l'entreprise. Si le volume d'employés en déplacement est important, la structure de gestion devra être plus solide, plus définie.
- Les départements de mon entreprise. Cette section peut nous donner des pistes sur le nombre de travailleurs qui ont des besoins de mobilité. Il faut tenir compte du fait que les exigences de transport sont différentes dans un service administratif, commercial ou technique. Il sera donc opportun d'appliquer à chacun un processus de gestion différent.
- L'étendue des déplacements. Il est très important de prendre en considération la zone géographique impliquée. Pour cela, il faut savoir où se trouvent les clients de l'entreprise. Ainsi on pourra définir deux niveaux : le niveau local (activité depuis la même ville, province et/ou région) et le niveau intercommunautaire (lorsqu'il est nécessaire de se déplacer vers d'autres lieux plus lointains, comme d'autres régions ou d'autres pays).
- La fréquence des voyages. Elle dépendra beaucoup du secteur ou de l'étendue de l'activité de l'entreprise. L'important est cependant d'établir un modèle ou estimation des voyages mensuels pour chaque employé. L'employé qui se déplace dix fois par jour et celui qui ne le fait qu'une fois tous les trois mois auront des incidences bien différentes sur l'entreprise.
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L'analyse en profondeur du nombre d'employés, de la structure de l'entreprise, de l'étendue et de la fréquence des voyages nous permettra d'élaborer une méthodologie pour la mobilité bien plus adaptée, et à un coût réduit.
