À l'heure actuelle, les entreprises sont dans l'obligation de rembourser à leurs salariés les frais kilométriques liés aux activités menées au compte de la société. Si les remboursements ne posent pas de problème en soi, les choses peuvent se compliquer lorsqu'il est question des justificatifs.
En effet, une société doit être en mesure de justifier les remboursements réalisés au fisc si contrôle il y a. Les dirigeants ont également le droit de s'assurer du bien-fondé des déplacements de leurs salariés. Alors, quels justificatifs frais réels une société est-elle en droit de réclamer à ses salariés ? Focus avec Captio.
Justificatifs frais kilométriques : documents et contrôle
Nous vous le disions : aucune entreprise n'est à l'abri de se faire contrôler par le fisc. Si tel est le cas, il vous sera demandé de prouver que les déplacements réalisés ont été réellement nécessaires à l'entreprise. La nature des justificatifs à produire n'est pas précisée par la loi.
Toutefois, il faudra être en mesure de justifier du bien-fondé des déplacements et transport. Pour ce faire, il est avisé de conserver les factures des clients, de demander aux salariés de fournir les factures liées à leurs repas, à leur hébergement. Il est tout à fait envisageable de demander aux employés de fournir les tickets de péage si vous en ressentez le besoin.
Dans le cas d'une entreprise de presse écrite, il vous sera possible de présenter aux inspecteurs l'article rédigé pour justifier du besoin du déplacement.
Pourquoi ne pas demander à vos salariés de réaliser un carnet de route. « Très bien, mais quelle utilité ? ». Le fisc a le droit de réclamer toute information qui peut se révéler utile. En fournissant un tel document accompagné des factures liées au déplacement en question (hébergement, nourriture, etc), le fisc n'aura aucune raison de douter de votre honnêteté.
Si vous pensez que certains salariés gonflent leurs notes de frais kilométriques, rien ne vous empêche de les convoquer pour que ces derniers justifient de la nature et de l'utilité de leurs déplacements de vive voix. Rien ne vaut un entretien en face-à-face pour démasquer les tricheurs.
Toutefois attention, il se peut également que vous fassiez fausse route, alors ne prenez pas de décisions hâtives !
Si le rendez-vous pris avec l'employé ne suffit pas à réduire vos doutes à néant, renseignez-vous auprès du chef de service. Celui-ci pourra vous éclairer sur les récents déplacements réalisés et leur nécessité.
