Il y a beaucoup à dire sur les problèmes liés à la rédaction de notes de frais concernant les déplacements professionnels !
Scénario habituel : on repousse cette corvée jusqu'à la dernière limite de la période de reporting (en général à la fin du mois). Le dernier vendredi du mois, on se retrouve donc avec une liasse de tickets à compiler et une longue note à rédiger. Et c'est là que commencent les problèmes.
Des reçus qui manquent, qui ont été oubliés sur la table d'un quelconque restaurant, d'autres chiffonnés, tachés ou illisibles. Tout retrouver, les remettre dans le bon ordre et les reporter sur la feuille de calcul ou la plateforme de gestion n'est pas une mince affaire.
80 % des salariés qui émettent des notes de frais consacrent en moyenne une heure à leur rédaction.
Si l'on additionne toutes celles des collaborateurs qui voyagent sur une année, on atteint des sommes non-négligeables.
Il est fréquent que certains collaborateurs oublient le contexte dans lequel telle ou telle dépense a été réalisée, ce qui, dans certaines entreprises, peut jouer sur la recevabilité de la note de frais. Surviennent alors des questions du genre : « est-ce que c'est le ticket du repas où j'ai invité tel client ou bien celui du jour où j'ai déjeuné avec Anna et qu'il faut que je divise par deux ? » Dans ce cas de figure, il est d'usage d'utiliser le verso du ticket pour y noter des indications. Ce n'est pas une technique très sophistiquée, mais elle est efficace.
Un autre moyen de simplifier le scénario est d'utiliser un système d'indemnités. Leur utilisation est courante. Elle consiste à fixer une somme déterminée pour couvrir les dépenses du salarié concerné. Cela facilite la gestion, mais ne permet pas le contrôle exact des dépenses. Il sera utile d'établir des conditions exhaustives et de veiller à leur respect. Si vous voulez tout savoir sur les indemnités journalières et kilométriques, téléchargez gratuitement notre eBook en cliquant ici.
On le sait bien, il ne faut jamais remettre au lendemain ce que l'on peut faire le jour même ; il faut rédiger les notes de frais au fur et à mesure, mais les personnes qui voyagent beaucoup vous diront que c'est parfois difficile à faire. Pour y parvenir, on trouve sur le marché différents outils qui permettent d'automatiser relativement ce processus. Il existe des outils de gestion qui permettent de saisir graduellement les informations relatives aux frais. Les plus sophistiqués utilisent un outil aussi commun que le téléphone portable pour enregistrer les dépenses là où elles sont effectuées. Certaines entreprises mettent à la disposition de leurs collaborateurs des « sites du personnel » où ils peuvent enregistrer leurs frais. Ces outils utilisent le web et sont accessibles partout où il existe une connexion.
Pour éviter les problèmes et les erreurs qui surviennent lorsqu'on rédige sa note de frais aux premières lueurs de l'aube, à peine rentré d'un voyage d'affaires, il est recommandé d'utiliser des outils qui permettent d'automatiser le reporting et d'aborder cette tâche par étapes.
