A la fin du mois la charge de travail du Service Financier est multipliée par deux ou par trois du fait de la gestion des frais de déplacement. Si nous parvenons à gagner en rapidité sur les étapes précédentes, nous éviterons cette accumulation et dégagerons davantage de temps pour le contrôle des notes de frais.
Quelles sont les tâches qui incombent au Service Financier ?
Pour remplir efficacement son rôle dans la gestion des frais kilométriques et de déplacement, l'employé du service financier doit :
- Vérifier le travail du contrôleur pour qu'il rembourse les bons montants (c'est le dernier filtre).
- Introduire les données dans le système ERP, il est important d'informatiser tous les frais pour exercer un meilleur contrôle.
- Photocopier les tickets pour éviter leur détérioration et pouvoir les présenter en cas d'audits.
- Archiver les documents relatifs aux frais de déplacement.
- Effectuer un contrôle de la comptabilité pour vérifier que les chiffres des frais tombent juste.
- Rembourser aux salariés les avances qu'ils ont dû effectuer.
Le Service Financier devra vérifier le travail des employés et du contrôleur pour éviter les erreurs.
L'idéal serait que le service financier n'ait rien d'autre à faire que d'introduire les données dans le système, mais en raison de la complexité du processus, il est préférable qu'il vérifie le travail de l'employé et du contrôleur. Procéder ainsi permettra d'éviter des erreurs susceptibles de doubler le temps de travail.
Le contrôle des frais de déplacement dépend en grande partie du travail effectué par le Service Financier. Il est donc très important que celui-ci maîtrise parfaitement le processus.
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