Les politiques de frais de voyage sont les directives des manières d’agir de l’entreprise face aux différents frais dérivés des déplacements des salariés. C’est là où est définit quels frais sont à la charge de l’entreprise et quels frais ne sont pas remboursables.
1. Politiques relatives au kilométrage
Si l’employé ne dispose pas d’une voiture de fonction pour se déplacer, l’entreprise devra lui abonner une indemnité kilométrique. Sur la justification du kilométrage, chaque entreprise a ses règles. Dans certaines, c’est à l’employé de noter à la main le les kilomètres fait par voyage. Mais ce système peut être une source d’erreur. Une autre option est de réviser l’itinéraire sur le guide Michelin ou sur Google Maps et faire une estimation.
2. Politique sur les réglementations
Ce type de politique est spécifique à chaque entreprise, et chacune décide les règles à fixer. Par exemple, le montant des indemnités de repas pris hors du lieu de travail peut changer d’une entreprise à une autre. Chaque entreprise, peut marquer des politiques dans différentes catégories pour un meilleur contrôle des frais de voyage.
3. Politique de traitement des tickets de caisse
Chaque entreprise a sa façon de gérer le processus et le contrôle des tickets générés. Par exemple, l’entreprise peut décider ne pas rembourser les frais si le ticket a été égaré.
4. Politique de voyages internationaux
Deux acteurs sont en cause. D’un côté, le changement de monnaie, surtout dans le cas où c’est une personne qui travail à l’étranger en permanence. Il faut se poser la question de savoir avec quelle monnaie le payer et comment le rembourser. De l’autre côté, la souscription d’assurances, médicale, de voyage ou de n’importe quel type, nécessaire pour l’employé qui réalise de longs voyages à l’étranger.
Voici les principales politiques pour la gestion des frais de voyage. Or, en fonction du secteur de chaque entreprise, il est possible qu’il existe des règlementations spécifiques plus accorde aux besoins particuliers de cette industrie.
Il est très important pour éviter des conflits que chaque employé connaisse toutes les politiques et les tiennent en compte lors de ses voyages.
