Ce mécanisme permet de repérer des différences de sorte à réaliser les ajustements nécessaires et à exercer un contrôle réel et exhaustif de l'état des comptes de cette entreprise.
Comme tout autre processus interne d'une entreprise, les rapprochements doivent être audités au moins une fois par an afin de vérifier leur précision.
Les audits internes sont importants dans toute entreprise pour vérifier qu'une procédure, un système, un projet ou un produit est correct. Ceci s'applique aussi aux rapprochements bancaires. Mais comment auditer le rapprochement bancaire d'une entreprise ?
Pour commencer, il faut disposer d'une copie du rapprochement bancaire du mois qui va être audité, d'une autre copie de l'activité comptable correspondante et d'une copie du relevé du compte du mois en question.
L'étape suivante consiste à vérifier chaque transaction du compte en banque et de la comptabilité générale. Pour faciliter cette tâche, il est possible de placer une marque de vérification sur la copie imprimée des deux documents, à côté de chaque élément vérifié. Il faut signaler qu'il existe des outils qui automatisent ce processus ou au moins une partie de celui-ci.
Une fois l'opération terminée, il faudra analyser les éléments qui ne sont pas reflétés dans l'un des deux documents, afin de vérifier qu'ils sont indiqués correctement dans le document de rapprochement, avec une description des motifs. Il n'est pas acceptable par exemple, de trouver des dépôts qui ont été comptabilisés trop tard dans le compte, ou des chèques émis et non liquidés par la banque.
Enfin, vous vérifierez que la somme des postes du rapprochement est bien égale à la différence entre le solde final du compte en banque et le solde final de la comptabilité générale.
Automatiser le rapprochement bancaire
Il existe des outils, comme Captio, qui automatisent ce processus : ce logiciel effectue automatiquement le rapprochement des frais de déplacements professionnels payés par carte bancaire et des comptes en banque. D'autre part, ces informations peuvent être intégrées directement dans le système de comptabilité de l'entreprise, pour automatiser et numériser tout le processus de rapprochement.
Comme n'importe quel audit, pour garantir sa qualité, il doit être effectué par une personne indépendante de celle chargée du rapprochement bancaire.
Qui peut réaliser le rapprochement bancaire ?
Nous venons de vous le dire : le rapprochement bancaire et son audit doivent être réalisés par deux personnes bien différentes afin que les erreurs (s'il y en a) soient détectées en bonne et due forme par un collaborateur objectif. Oui, car nous sommes souvent subjectifs lorsqu'il est question de notre propre travail.
Pour ce qui est du rapprochement bancaire, n'importe qui peut le réaliser en réalité, à condition que l'individu possède les connaissances nécessaires en matière de comptabilité. Toutefois, il est fortement recommandé de le faire réaliser par le service comptabilité, au sein duquel se trouvent des professionnels disposant déjà du savoir-faire nécessaire.
Toutefois, et cela, de la même manière que pour l'audit, il existe des outils qui facilitent et qui automatisent le processus. Ces derniers se révèlent être aussi utiles pour le service comptabilité que pour l'individu lambda qui a pour vœu de réaliser son rapprochement bancaire par ses propres moyens. Ces logiciels détectent les erreurs et les mettent en évidence de façon à faire gagner un temps précieux à la personne en charge du rapprochement.
