Après analyse des besoins en déplacements de notre entreprise, nous avons désormais les données suffisantes pour commencer à élaborer une méthodologie de gestion des déplacements professionnels.
FACTEURS À PRENDRE EN COMPTE POUR CHOISIR UNE MÉTHODOLOGIE DE FONCTIONNEMENT POUR LA GESTION DES DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS
Afin de choisir la méthodologie, nous devons étudier l'efficacité de chaque système. Nous devons nous demander : qu'est-ce qui est le plus pratique pour l'entreprise ? qu'est-ce qui va supposer un temps de gestion moindre, a posteriori ?
MOYEN DE PAIEMENT
Si peu de personnes sont concernées par les déplacements, il est possible de choisir de travailler avec des acomptes ou des cartes de société. Au contraire, s'il y a de nombreuses personnes mobiles, nous pouvons décider de travailler sur remboursement en reversant à l'employé l'argent investi sur son salaire. Le plus habituel est de choisir une solution combinant les deux options en spécifiant dans la politique de dépenses quels coûts seront avancés et quels coûts seront à la charge de l'employé.
CONTRÔLE DU PROCESSUS
Tout le processus de gestion des déplacements professionnels requiert que du personnel soit chargé de le réaliser Sur le plan de la mobilité, il est nécessaire de définir le nombre de personnes qui en seront responsables et leur fonction dans le processus. Dans un processus typique, nous définissons trois profils nécessaires :
- L'employé qui génère les frais et rédige la note de frais.
- Le superviseur qui contrôle la note de frais
- Le responsable du département des ressources humaines ou de la comptabilité qui réalise le remboursement au nom de l'entreprise.
Quand le nombre total de personnes mobiles est connu, il est possible d'établir le nombre de personnes responsables de la supervision des frais. Le superviseur ne doit pas être surchargé de travail.
REPORT DES FRAIS
Le contrôle des frais est un processus manuel qui peut paraître très fastidieux. Pour cela et dans le but de minimiser les erreurs, il est important de ne pas effectuer le report le dernier jour du mois afin de ne pas saturer le contrôleur.
Il faut tenter de traiter les tickets de façon hebdomadaire, surtout si le volume est important. Plus le processus est fractionné, plus il est facile pour le superviseur de contrôler les frais. S'il n'y a que peu de personnes mobiles ou s'il n'est pas possible de faire cela de façon hebdomadaire, nous pouvons définir un jour de la semaine précédant la fin du mois pour éviter que tout s'accumule sur les derniers jours.
FRAIS ASSUMÉS PAR L'ENTREPRISE
L'un des aspects importants que l'entreprise doit étudier est le type de frais qu'elle assume et les frais qu'elle considère comme des dépenses inutiles et externes au domaine professionnel. Cette distinction doit apparaître très clairement dans les politiques de dépenses. Celles-ci doivent inclure, par exemple, le nombre de repas quotidiens ou le type de déplacements (taxi, transports en commun, etc.).
Pour gérer au mieux les déplacements professionnels, il est important de réaliser une analyse mensuelle des facteurs décrits pour améliorer le contrôle et les optimiser dans le cycle économique suivant.
