Après analyse des besoins de mobilité de notre entreprise, nous disposons de suffisamment de données pour commencer l'élaboration d'une méthodologie de gestion des frais de voyage.
FACTEURS À PRENDRE EN COMPTE DANS LE CHOIX D'UNE MÉTHODE DE FONCTIONNEMENT POUR LA GESTION DES FRAIS DE VOYAGE.
L'efficacité de chaque système est à analyser avant de choisir la méthodologie. Les questions à nous poser : quel est le système le plus pratique pour l'entreprise ? Que signifiera, a posteriori, un temps de gestion réduit ?
MODE DE PAIEMENT
Si les personnes en déplacement sont peu nombreuses nous pourrons opter pour le système des avances ou des cartes de société. À l'inverse, si le volume de personnes en mobilité est important, nous pouvons décider de fonctionner par remboursement, en remboursant l'employé sur son salaire les dépenses qu'il a engagées. Le plus souvent c'est une combinaison de ces deux options qui est choisie, et la politique de frais de l'entreprise détaille quelles sont les dépenses qui seront avancées par l'entreprise et celles qui seront à la charge du travailleur.
CONTRÔLE DU PROCESSUS
Le processus de gestion des frais de voyage requiert un personnel spécialisé. Le nombre de personnes responsables et leur fonction dans le processus devront être définis dans le plan de mobilité. Dans un processus de type classique, 3 profils nécessaires sont définis :
- L'employé qui engendre les frais et rédige la note de frais.
- Le superviseur qui révise la note de frais.
- Le responsable du service des ressources humaines ou de la comptabilité qui effectue le remboursement au nom de l'entreprise.
Lorsque le nombre total de personnes en mobilité est défini, il est possible d'établir le nombre de responsables du suivi des dépenses. La charge de travail du superviseur ne devra pas être trop élevée.
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RAPPORT DE FRAIS
Le contrôle des dépenses est un processus manuel qui peut être très ennuyeux. C'est pourquoi, et dans l'objectif de minimiser les erreurs et d'éviter de saturer le réviseur, il est important de ne pas faire le rapport le dernier jour du mois.
Il est recommandé d'essayer d'émettre les tickets de manière hebdomadaire, surtout quand leur volume est important. Plus le processus sera fractionné, plus il sera simple pour le superviseur de contrôler les frais. Si le nombre de personnes en mobilité est faible ou s'il n'est pas possible de réaliser le rapport de frais de façon hebdomadaire, nous pouvons établir un jour dans la semaine qui précède la fin du mois pour éviter toute accumulation durant les derniers jours.
FRAIS SUPPORTÉS PAR L'ENTREPRISE
Un aspect important que l'entreprise doit prendre en compte est le type de frais qu'elle supporte et les frais considérés comme superflus et extérieurs au cadre du travail. Cette distinction doit être très clairement exposée dans la politique de frais. Par exemple, le nombre de repas journaliers ou le moyen de transport (taxi, transport publique, etc.) doivent y être inclus.
Une bonne gestion des frais de voyage suppose de réaliser une analyse mensuelle des facteurs décrits pour améliorer leur suivi et les optimiser durant le cycle économique suivant.
