Voici le protocole d’action à suivre en cas de fraude interne ou d’irrégularité détectée sur une note de frais lors d’un audit.
Fautes mineures
Si la faute est mineure, entendons par là si la fraude ou le type d’écart avec la politique de dépenses de l’entreprise est d’un montant faible, voici les mesures à prendre :
- Envoyer un mail à l’employé qui a commis l’infraction pour l’informer du problème et l’exhorter à corriger la fraude en question.
- Si le logiciel peut corriger et réparer lui-même cette petite fraude, on procède à sa réparation, et au préalable on communique à l’employé par téléphone l’infraction qu’il a commise.
Fautes plus graves
Dans le cas d’infractions considérées plus graves de par leur montant ou impossibles à corriger automatiquement, voici la procédure à suivre :
- La dépense est rejetée.
- Le contrevenant est informé par mail, avec copie aux managers, superviseurs et supérieurs directs pour qu’ils soient au courant des infractions commises et prennent les mesures adaptées en conséquence.
Ces mesures doivent être en accord avec ce qui est stipulé dans les politiques de voyages de chaque entreprise.
LE LOGICIEL DE DETECTION DE FRAUDE LE PLUS AVANCE PEUT REPARER DE SUITE UNE INFRACTION MINEURE SANS NECESSITE D'ENGAGER D'AUTRES MESURES
Il est utile et important de tenir à jour un fichier avec l’historique de chaque employé, dans lequel figurent toutes les infractions commises et leur typologie.
La plupart des logiciels de gestion de notes de frais disposent d’un historique d’infractions permettant d’en extraire une liste dans un rapport mensuel. Cependant, il est recommandé, outre l’utilisation de ce programme, de créer un fichier type Excel pour contrôler ces irrégularités.
Créer et actualiser un fichier informatique indépendant de l’application spécifique de gestion et détection des fraudes s’avère, dans la pratique, plus utile, sûr et fiable, car certaines infractions peuvent cesser d’être considérées comme telles en cas de changements dans la politique de voyages de l’entreprise.
Ainsi, grâce à un fichier extérieur, on peut toujours tenir une liste à jour facilement, en accord avec les nouvelles directives corporatives.
