Il y a encore quelques années, le statut de chargé de voyages n’existait pas. La gestion des voyages incombait à l’assistant(e) de direction ou au personnel administratif. Mais difficile d’assurer une bonne gestion des déplacements corporatifs quand on n’a pas la formation ni les connaissances nécessaires.
Alors, qu’est-ce qu’un bon chargé de voyages ?
Normalement, c’est un(e) professionnel(le) formé(e) en tourisme, spécialisé(e) dans le tourisme d’affaires, ou dans l’administration d’entreprise, en particulier dans la gestion d’équipes, de ressources et de budgets.
Un spécialiste en voyages ou un business manager d’entreprise doit connaître le milieu en profondeur. Le secteur du tourisme d’affaires change beaucoup ces dernières années, à un rythme toujours plus rapide : besoins, tendances… Par ailleurs, on ne voyage plus aujourd’hui comme on voyageait il y a 10 ans, et dans 10 ans cela aura encore évolué. Par conséquent, les besoins des voyageurs changent et évoluent aussi. Il est donc essentiel pour un bon chargé de voyages de se mettre à jour et de se former constamment.
Le gestionnaire de déplacements d’une entreprise est en contact direct avec les voyageurs et avec les fournisseurs. Satisfaire le Business Traveller n’est pas toujours facile, mais être cordial, agréable et empathique avec lui aide beaucoup. De bonnes relations avec les fournisseurs facilitent aussi les négociations et les relations entre eux et l’entreprise. C’est important d’être en contact direct avec ses « alliés » : les fournisseurs préférentiels ou homologués par l’entreprise, qui peuvent être d’une aide précieuse dans l’organisation des voyages d’affaires.
Tout chargé de voyages doit aussi avoir des dons de négociateur. Négocier est une de ses principales missions car il doit prendre en compte non seulement l’aspect économique mais aussi d’autres facteurs comme les besoins, le type de voyages, la personnalité des voyageurs, etc.
Enfin, il est essentiel que le chargé de voyages ait le sens des priorités. Il peut recevoir plusieurs demandes de voyages aux mêmes dates et doit alors prioriser le plus urgent et important, savoir à quoi consacrer le plus de temps et de ressources pour que la gestion soit optimale.
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Barcelonais créatif, dynamique et actif, il est membre de l’Association de Travel Managers et de l’IBTA. Il a plus de 15 ans d’expérience dans le secteur du tourisme, en particulier dans l’aire des Meetings and Events. Ces dernières années, Il a apporté son soutien à des firmes nationales et internationales avec la vision duale de fournisseur-partner et Travel Manager-Congress Manager.
