Dans un monde où le numérique a érigé l’immédiateté en principe absolu, il est très important de réussir à optimiser la gestion du temps, notamment dans les déplacements professionnels. Pour améliorer la productivité de l’entreprise, il convient donc de se doter d’outils de gestion efficaces, tout en adoptant quelques bonnes pratiques élémentaires : planification des tâches, organisation des horaires, gestion des feuilles d’heures, réduction des pertes de temps (déplacements professionnels, réunions).
L’importance du temps et les déplacements professionnels
Si vous devez effectuer un déplacement professionnel, vous devrez aller d’un endroit à un autre tout en ayant un agenda bien rempli : réunions, activités, tâches, etc. Mais généralement, ces engagements expirent à la fin de la journée et vous disposez alors d’un peu de temps pour changer le cours des choses. Nombreux sont ceux à en profiter pour avancer leurs tâches de la veille, et ceci est totalement acceptable. Certains pensent uniquement à rentrer à l’hôtel pour se reposer et appeler leur famille. Tout dépend des goûts de chacun, et ces deux comportements ne constituent pas un obstacle pour mettre à jour votre agenda, lire une revue de voyage d’affaires que vous n’avez pas eu le temps de lire à la maison.
Profiter du temps d’attente pour se former
En attendant d’effectuer votre déplacement professionnel, profitez-en pour lire ces revues spécialisées que vous n’avez pas eu le temps de lire à la maison, ces manuels que vous aviez oubliés et, surtout, cette bibliographie sur les questions qui, dans d’autres circonstances peuvent nous sembler très pénibles.
Profiter du temps pour préparer le travail
Selon votre destination, les compagnies aériennes exigent que les passagers se présentent 2 à 3 heures avant le départ du vol pour qu’ils puissent faire l’enregistrement et traiter les valises. Dans les terminaux vous aurez accès à Internet, ainsi vous pourrez emmener votre tablette ou votre ordinateur portable pour continuer à travailler. Profitez-en pour avancer le travail se rapportant à votre déplacement, bien organiser votre agenda, vous munir de l’itinéraire complet, faire des appels de dernière minute, etc.
Si vous n’avez pas accès à Internet, vous pouvez tout de même avancer certaines choses. Sinon, vous pouvez aussi dormir pour arriver à destination en pleine forme ! À votre arrivée à destination, vous devez être le plus efficace possible. Si vous n’avez pas de valise, vous serez parmi les premiers à attendre les transports en commun, prendre un taxi ou louer une voiture. Dans la mesure du possible, essayez de vous en occuper avant de partir, y compris pour la chambre d’hôtel. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps et vous pourrez profiter de votre déplacement professionnel.
Enfin, gardez vos papiers en main ; l’idée est de rester le moins de temps possible à l’aéroport.
Tenir compte des éventuels imprévus
Qu’importe le domaine de votre entreprise, un déplacement professionnel est toujours effectué pour qu’elle en bénéficie. Pour que tout se passe comme prévu et pour répondre aux attentes de l’entreprise, vous devez réfléchir avant que le déplacement ait lieu. Il convient d’établir certaines bases avant votre départ.
Un retard, un vol ou une perte de valises, l’absence de connexion WIFI, le trajet à l’hôtel, etc. Vous devez tenir compte des éventuels problèmes qui peuvent retarder votre déplacement professionnel ou qui peuvent le transformer en un véritable périple.
