Dans beaucoup d’entreprises, la rédaction, le suivi et l’approbation des notes de frais est une démarche de plus, sans autre valeur ajoutée ni intérêt que sa fonction basique qui est le remboursement des frais engagés par les collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle. Certaines entreprises choisissent même d’automatiser et digitaliser la gestion de notes de frais afin d’assurer une meilleure comptabilité mais ne vont pas au-delà. Cependant, la note de frais dématérialisée peut vraiment être un outil d’amélioration stratégique pour l’entreprise, si on la gère correctement.
Souvent, les dirigeants d’entreprise ne voient pas la note de frais comme une source d’information, ou du moins ils ne lui accordent pas l’importance qu’elle peut avoir. Pourtant, une note de frais actualisée et de qualité aide à prendre des décisions stratégiques plus éclairées et solides susceptibles d'être couronnées de succès.
Ainsi, pour que la note de frais devienne un outil utile, il faut d’abord spécifier quelles données et informations on veut recueillir et analyser pour pouvoir procéder au remboursement des frais aux collaborateurs. La nature des frais professionnels (frais de transport, frais de restauration…) et les modes de paiement sont les données plus fréquentes, mais il y en a bien d’autres, comme :
- le centre de coûts,
- le client ou projet associé,
- le fournisseur, etc.
Pour pouvoir être bien traitée, l’information doit être digitalisée, rassemblée sur un même document comme un modèle de note de frais Excel gratuit ou un logiciel de gestion de note de frais permettant son analyse d’ensemble et sa comptabilisation.
Si les informations de la note de frais sont fragmentées, sa comptabilisation sera beaucoup plus compliquée.
Ainsi, le département financier, ou l’équipe de direction, peuvent utiliser toutes ces données pour élaborer des mesures et paramètres très intéressants leur permettant de trouver des points d’amélioration des procédures de gestion de note de frais et contrôler les dépenses professionnelles des salariés.
De plus cela permettra de faire une économie de ressources sur :
- les ROI des frais,
- les coûts indirects réels associés à un client ou un projet,
- l'évaluation des frais par département,
- le centre de coûts ou même travailleur,
- les fournisseurs habituels avec lesquels négocier des conditions favorables, etc.
Il faut signaler que quand la procédure de gestion de la note de frais est digitalisée de A à Z, cette analyse peut se faire de manière plus systématique, détaillée et efficace, sans perte de temps en traitement de données préalable.
