Il est nécessaire de réaliser une planification à moyen et long terme des déplacements prévus dans la société. Et lorsqu'une destination est récurrente, il faut être conscient qu'il existe une possibilité de négocier avec les fournisseurs.
Il ne s'agit pas uniquement de conclure un bon accord, mais également de négocier une série de services dont nous ne disposions pas auparavant. Lorsque nous parlons de services, il faut prendre en compte tous les types de déplacements possibles, y compris, par exemple, les taxis. Au lieu de nous adresser au premier taxi venu, une fois arrivé à destination, on peut négocier au préalable avec la compagnie de taxis ou avec une entreprise de transports privée et s'accorder sur les prix et tarifs applicables à ces déplacements. Ce fournisseur pourra ainsi nous remettre une facture qui nous aidera à rédiger notre note de frais plus facilement et nous pourrons récupérer les impôts et taxes associés à ces dépenses. Cela permettra également d'éviter un mauvais tour du chauffeur de taxi pour pourrait être tenté d'allonger le parcours en ville pour alourdir la facture. Ceci est également valable pour les hôtels et les restaurants, surtout dans le cas de destinations récurrentes.
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En fin de compte, il s'agit d'obtenir un tarif forfaitaire pour différents services. Ces prix négociés permettent également d'éviter les hausses de prix appliquées par les hôtels et les restaurants en période de foires et de congrès. Si nous sommes un client VIP de tel ou tel hôtel, cet établissement aura toujours une chambre de disponible pour nous, sans augmentation de prix, même lorsqu'un événement particulier se déroule dans cette ville.
Il est également souhaitable de négocier les ancillaires, c'est-à-dire les extras qui peuvent survenir pendant un voyage. Dans ce groupe, on trouve par exemple, les frais de pressing, de parking, d'accès au wi-fi, etc. La crise internationale incite de plus en plus les grandes chaînes d'hôtels à vouloir sécuriser leur compte de résultats. Celles-ci cherchent donc des alternatives pour compléter leurs revenus. Nous nous devons également de négocier préalablement ces extras afin d'éviter de mauvaises surprises. Il faut tenir compte du fait que les frais ancillaires peuvent considérablement gonfler une facture, voire en doubler le montant initial.
Il faut également s'accorder avec les fournisseurs pour recevoir une facture concernant tous les frais (repas, essence, parking, etc.) afin que l'entreprise puisse les déduire des impôts et/ou des taxes qu'elle acquitte.
Enfin, on peut également négocier des cartes de paiement ou des cartes de fidélité dont l'utilisation permet d'obtenir des remises, ou qui incluent des assurances et des services gratuits, et éviter ainsi de supporter le coût de polices d'assurances individuelles. Si l'on canalise les achats en passant par des programmes de fidélisation, il est prouvé que ces remises peuvent représenter de 2 % à 5 % des montants annuels facturés à une entreprise.
