Les dépenses liées au kilométrage que l'entreprise couvre sont conçues pour englober un quelconque type d'usure et de consommation du véhicule durant la réalisation du déplacement professionnel.
Il convient de mettre ici en avant la différence entre lesfrais kilométriques et les « primes de déplacement ». Les premiers couvrent les dépenses qui surviennent dans l'exercice des fonctions de l'employé, tandis que les secondes compensent les dépenses générées par la distance que l'employé doit parcourir pour se rendre de son domicile à son lieu de travail et vice versa. Le montant de ces rémunérations est généralement négocié dans la convention collective de l'entreprise.
Le premier poste de dépenses associé aux frais kilométriques est, sans aucun doute, le carburant. En effet, il représente un poste important au sein des frais kilométriques mais ce n'est pas le seul. Selon certaines études, son montant correspond à environ 60 % des frais kilométriques.
Un second poste de dépenses englobant plusieurs éléments est celui des dépenses liées à l'usure du véhicule et les pannes causées. Les pneus qui s'usent, l'huile qui s'encrasse, les pièces mécaniques qui accusent le coup de l'usure et qu'il faut remplacer. En définitive, tout élément mécanique du véhicule qui se consume en raison des déplacements et qu'il faut remplacer.
D'autre part, il faut considérer tout ce qui concerne les impôts : immatriculation, circulation, etc. Une autre source de dépenses liées aux véhicules que les frais kilométriques vise à couvrir les assurances. Celle-ci est particulièrement importante en raison des implications juridiques qu'elle peut avoir pour l'entreprise. Une partie de la somme attribuée aux frais kilométriques y est destinée.
Au moment de payer ces postes liés aux frais kilométriques, il faut tenir compte des limites fixées par la fiscalité concernant la retenue et la cotisation desdits frais.
