Les politiques de dépenses réglementent tous les domaines relatifs aux frais de voyages d’entreprise. Elles établissent les directives stipulant la nature et le montant de la dépense qu'un travailleur peut faire lorsqu’il est en voyage d’affaires.
Normalement, c’est le Département des Finances qui joue un rôle important dans ce domaine, mais d’autres sont aussi souvent impliqués comme celui des Ressources Humaines.
Toutefois, toutes les entreprises n’ont pas forcément une politique de dépenses adaptée à leurs besoins. Certaines pèchent par défaut, comme les entreprises de petite taille qui n’ont aucun document pour régulariser et officialiser toutes ces règles que l’équipe connaît et qui font partie, d’une certaine manière, de la culture d’entreprise. A l’inverse, d’autres sont dotées de politiques de dépenses surchargées, longues et compliquées, difficiles à appliquer et à contrôler.
Chaque entreprise a sa propre politique de dépenses qui doit refléter sa réalité.
Il est essentiel d’avoir une bonne politique pour mettre en œuvre les mécanismes de gestion de frais de voyage. Voici quelques recommandations à prendre en compte au moment de sa création (ou de sa mise au point).
Au moment de la créer, il faut essayer d’être clair et concis. Demandez-vous quelles sont les situations de dépenses les plus courantes dans votre entreprise et où résident généralement les problèmes. Pour la structurer, pensez à faire des sections, à séparer les frais de logement, de restauration, de kilométrage… L’objectif est de rendre la politique la plus facile possible à suivre et à retenir.
Dépenses non remboursables
Il est bon aussi d’inclure une section dans laquelle soient stipulées les dépenses non remboursables ou une section de « cas litigieux » typiques de l’entreprise. Répondre à des questions telles que :
- « Quelle est la politique de l’entreprise concernant la consommation d’alcool durant les repas ?
- » ou une question récurrente : « Et si j’emmène un client déjeuner ? »
Il faudrait aussi inclure les détails formels relatifs au processus de report des frais. Etablir des périodes de présentation des notes de frais, la nécessité de présenter des justificatifs (et comment agir si on les perd), les formats à respecter, les figures clés…
Il faut savoir que la création de la politique de dépenses n’est pas d’une grande aide en soi si on ne crée pas les mécanismes de contrôle adéquats. L’implantation d’une politique de dépenses implique aussi de définir les responsables chargés de vérifier qu’elle soit respectée et de décider les mesures à prendre pour assurer sa mise en application.
Etablir une politique de dépenses pour les finances de l’entreprise est d’une nécessité indéniable, mais pensez à mettre en place un mécanisme de contrôle et d’argumentation en cas de problème dans le remboursement des frais. Autant le travailleur qui sollicite le remboursement que le superviseur chargé de l’approuver seront plus à l’aise s’ils savent qu’ils travaillent dans un environnement bien réglementé.
Demande de déplacement sur Captio: une nouvelle solution pour le chargé de voyages
Le chargé de voyages d’une entreprise doit gérer tout ce qui se rapporte aux déplacements. Cela implique, bien sûr, leur planification. Captio offre maintenant une nouvelle fonctionnalité permettant aux professionnels de la gestion de voyages corporatifs d’inclure la planification des déplacements dans un flux automatisé, ordonné et contrôlé qui augmente l’efficacité de leur travail.
Les travailleurs en déplacement et le Travel Manager doivent être en contact pour que tout se déroule au mieux. Le travailleur doit transmettre ses besoins au gestionnaire de déplacements corporatifs : hôtels, vols, etc. pour que ce dernier puisse planifier et gérer correctement les réservations.
Captio intègre à présent un nouveau module de demande de déplacement qui facilite et automatise la procédure. Nombreux sont les avantages de cette nouvelle fonctionnalité. D’une part, le bénéfice le plus direct et évident est que la demande de déplacement et sa résolution se font de manière plus ordonnée et rapide.
Travel Manager et déplacements professionnels
Les délais de réponse sont plus courts, ce qui influe sur l’efficacité de la gestion du Travel Manager. D’autre part, le contrôle de ce flux s’en trouve augmenté. Les demandes peuvent être intégrées aux workflows d’approbation de Captio. Dernier avantage, et pas des moindres, ce nouveau module est un pas en avant pour garantir le respect des politiques de dépenses instaurées par l’entreprise.
Les voyageurs ne pourront solliciter que des déplacements en accord avec les politiques de dépenses de l’entreprise. Le Travel Manager pourra donc mieux contrôler leur application et s’assurer à l’avance que les voyages qu’il organise respectent les normes.
Ce module est le premier d’une série de nouvelles fonctionnalités que Captio présentera dans les mois à venir, axées sur l’intégration de l’organisation des voyages corporatifs au flux automatisé qu’offre Captio.
