Retrouver les justificatifs, remettre les mains sur les demandes de remboursements des collaborateurs, archiver les différents documents... Oui, la gestion de note de frais peut s'avérer être un véritable calvaire pour les employeurs et les managers. La perte de documents est chose fréquente, de la même manière que le retard de remise de justificatifs et de notes de frais. Si ces fins de mois types peuvent se traduire par une productivité moindre et une démotivation conséquente de la part des collaborateurs, il existe des solutions pour faciliter les différents processus liés à la gestion de la note de frais et pour minimiser la perte de justificatifs. Focus.
Les problématiques de gestion sont, la majeure partie du temps, liées à un souci d'organisation. La première étape consiste à définir des règles strictes sur lesquelles les collaborateurs peuvent s'appuyer.
Déterminer un délai pour la remise des justificatifs
Aussi simple que cela puisse paraître, imposer un délai maximal pour la remise des justificatifs permet de régler de nombreux problèmes organisationnels. Il est important de savoir que l'employeur a le droit de fixer une date limite de remise des documents justificatifs. Passé le délai défini, celui-ci n'est plus dans l'obligation de procéder au règlement.
Communication interne des nouvelles règles auprès de ses équipes
Il est recommandé de transmettre l'information via une note de service afin que chacun puisse prendre connaissance des nouvelles règles, de la démarche à suivre et des textes de loi relatifs au remboursement et au non-remboursement des notes de frais.
Veillez à ce que ce document soit simple et clair de façon à ce que les procédures soient suivies et appliquées en bonne et due forme.
Aussi, profitez de cette occasion pour faire un point sur le type de dépenses prises en charge (indemnités repas, de déplacement et autres liées à la mobilité professionnelle). Cela permettra de récupérer des notes de frais plus efficientes et fera gagner du temps aux collaborateurs en charge de leur gestion.
Savoir s'adapter aux besoins des salariés
Si optimiser la gestion et l’organisation des notes de frais au sein d'une entreprise est une réelle nécessité pour gagner en temps et en revenus, il est important de ne pas, pour autant, négliger le bien-être des salariés et de répondre, du mieux possible, à leurs besoins en tant que professionnels. À cette fin, il est recommandé de les laisser choisir pour le mode de remboursement qui les arrange : au forfait ou par déduction forfaitaire. Toutefois, le remboursement des frais réels peut, dans certains cas, s'avérer plus avantageux pour les deux parties (collaborateurs et employeur).
- Remboursement au forfait : l'employeur peut ici déduire les frais engagés dans une certaine limite. 18,60 euros pour un repas pris au cours d'un déplacement professionnel qui ne dépasse par une durée de trois mois. Le montant déductible est, par la suite revu à la baisse.
Lorsque l'employé se retrouve dans l'obligation de loger dans un département de la couronne parisienne, autre que celui de résidence, l'employeur peut déduire 66,50 euros par jour de ses impôts. Cette somme passe à 49,40 euros par jour pour les départements localisés en province.
- La déduction forfaitaire : le salaire brut de l'employé fait l'objet d'un abattement ; abattement cohérent et en lien avec les frais professionnels engagés. À savoir que le pourcentage varie en fonction de la profession de l'employé.
- Remboursement des frais réels : comme son intitulé l'indique, ce type de processus consiste à rembourser au collaborateur tous les frais engagés dans le cadre de ses missions professionnelles. À cette fin, l'employé devra fournir les justificatifs de ses dépenses.
Les avantages du remboursement au forfait et de la déduction forfaitaire
Le dernier cas présenté (remboursement des frais réels) est le seul cas de figure qui implique la nécessité d'usiter de la note de frais et de l'intégrer au fonctionnement de l'entreprise. Le remboursement au forfait ou la déduction forfaitaire peuvent se révéler être d'excellentes solutions pour mettre un terme aux problèmes relatifs aux notes de frais. Les remboursements se font en temps et en heure, contrairement à la procédure des frais réels qui prend, bien souvent, du retard.
Toutefois, veillez à ce que collaborateurs et employeur y trouvent, tous deux, des avantages. Ces deux premières méthodes de remboursement ne doivent pas être source de contraintes pour l'employé qui, dans certains cas, peut manquer de budget pour répondre correctement aux besoins de l'entreprise.
La firme doit s'assurer d'être gagnante en choisissant l'une des deux premières méthodes présentées. Les frais engagés ne doivent, en aucun cas, dépasser les montants forfaitaires.
Des solutions de notes de frais qui facilitent le travail des employeurs
L'ère numérique a apporté avec elle une panoplie de solutions visant à faciliter le travail des employeurs et des collaborateurs en charge de la gestion des notes de frais. Ces dernières permettent de gagner du temps et d'optimiser la productivité des émetteurs et des récepteurs de ces documents.
Les applications mobiles de gestion de note de frais
Les applications mobiles sont de précieux outils pour les entreprises dont les collaborateurs se déplacent souvent. Ils se traduisent par des logiciels externes sur lesquels les employés peuvent se rendre hors temps de bureau. Il suffit aux utilisateurs potentiels de se connecter au serveur via internet (quels que soient le lieu et le support – smartphone, cyber café, domicile, etc.) à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe confidentiels et strictement personnels (il se révèle important d'insister sur ce dernier aspect).
Les collaborateurs enregistrent eux-mêmes leurs notes de frais dans le système. Certains outils (notamment ceux optimisés pour smartphone) permettent de transmettre les justificatifs de notes de frais directement. Le collaborateur est invité à prendre ses documents en photo avant de les envoyer sur le serveur.
Un logiciel peut être également installé en interne. Les buts sont toujours les mêmes : rendre les employés autonomes, leur permettre de rentrer leur dépenses directement dans le système, accélérer et optimiser le processus de remboursement, réduire la charge de travail et les erreurs et améliorer l'organisation et la productivité de l'entreprise.
Les avantages d’opter pour une application de gestion de notes de frais
Si de nombreuses sociétés hésitent encore à franchir le pas de la gestion de notes de frais par voie numérique, il faut savoir que ces solutions digitales sont source de nombreux avantages. En effet, ces dernières représentent un gain de temps précieux pour l'employeur et pour les collaborateurs en charge de la gestion des notes.
La productivité des différents acteurs est optimisée par un management autonome. Ce qui se traduit par une augmentation du chiffre d'affaires.
Autre avantage des solutions numériques : l'employeur peut prendre connaissance des dépenses de son employé en temps réel. Cette possibilité offerte par le siècle du digital permet de contrôler de près les dépenses, de les optimiser en prenant les bonnes décisions par la suite et de déterminer plus précisément les objectifs à atteindre et les économies à réaliser. À noter que les abus sont limités et facilement détectés.
Finalement, l'employé est également gagnant. L'outil numérique lui permet de transmettre ses notes de frais et ses justificatifs en deux temps trois mouvements.
Le délai de traitement des notes et des remboursements est fortement réduit. Les erreurs sont limitées et peuvent l'être davantage grâce à des logiciels proposant des choix et minimisant les saisies manuelles.
Ce qu'il faut retenir :
- Des règles strictes concernant les délais de remise des notes de frais et des justificatifs doivent être imposés pour optimiser l'organisation et le fonctionnement de l'entreprise.
- S'il est important de minimiser les dépenses et d'opter pour le mode de remboursement le plus intéressant pour l'entreprise, il est aussi nécessaire de prendre en compte les besoins professionnels de ses salariés pour ne pas freiner le développement de l'entreprise.
- Opter pour des solutions numériques pour la gestion de ses notes de frais, c'est faire gagner à ses collaborateurs un temps précieux et augmenter leur productivité.
