Dans certaines sociétés, le budget affecté aux déplacements est très élevé. Parfois, ces voyages peuvent être considérés comme un investissement pour l'avenir, car ils permettront de dégager de nouvelles opportunités d'affaires. Même dans ce cas, et indépendamment des résultats qui pourront être obtenus lors de ces déplacements, il est nécessaire de les optimiser au maximum.
On ne peut pas partir du principe que le prix d'une chambre ou d'un vol bon marché constituent d'emblée une économie. Il faut prendre tous les facteurs en considération et savoir ce que comprend le tarif concerné : comprend-il tous les frais inhérents au produit ou s'agit-il, au contraire, d'un prix d'appel auquel il faudra plus tard ajouter différents extras sur lesquels on est mal informé et qui finiront par gonfler le prix final de notre acquisition
Le lieu de notre destination est très important. Un hébergement le plus proche possible du bureau ou de l'entreprise où nous nous rendons sera le bienvenu afin de réduire les frais de déplacements sur notre lieu de destination. Les hôtels offrent parfois de transports gratuits, c'est un service dont il faut absolument tenir compte.
Il est bon de chercher un hébergement le plus proche possible du bureau ou de l'entreprise ou nous nous rendons.
Pendant de la phase de planification qui précède le voyage, il est très important de connaître l'emplacement de l'aéroport, ainsi que la distance qui le sépare de l'hôtel et de l'endroit où nous nous rendons, car ces données pourraient augmenter le prix d'un billet initialement bon marché.
Il est également recommandé de faire coïncider les horaires de la première rencontre, ou réunion, avec le vol le plus intéressant pour l'entreprise. En fonction du jour et de l'heure de ce vol, il est possible d'économiser jusqu'à 50 % de son prix. Dans certaines entreprises, les voyages s'effectuent généralement en fin de semaine, ce qui permet d'obtenir des prix plus compétitifs, même si cela suppose un investissement de temps pour l'employé qui doit effectuer le déplacement en question. Bien souvent, la société cherche un moyen de compenser l'effort réalisé par cet employé.
On peut également obtenir de bons prix en effectuant les réservations à l'avance. Dans le monde de l'entreprise, il risqué d'improviser, car cela se traduit souvent par des coûts additionnels. Par contre, la planification permet de contrôler les frais de déplacements et de les garder dans la limite du budget initialement défini.
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