La note de frais est l'un des documents les plus importants pour la justification des indemnités de tout genre, comme les frais de repas, les frais d’hôtel, les voyages d’affaires ou les déplacements des salariés. Il s’agit donc d’une pièce absolument clés dans le processus de gestion des frais, et il est fondamental d’améliorer son élaboration et son système de validation au sein des services administratifs de l’entreprise pour réussir à optimiser les coûts et faire des économies significatives.
En quoi consiste une note de frais ?
Les notes de frais sont des documents papiers ou numérisés, comportant une série de champs à remplir avec des données de dépenses nécessaires pour justifier et gérer correctement les frais de repas, de déplacement ou de logement, entre autres.
En règle générale, la note de frais concerne : les frais de repas, de déplacement, de logement (comme les frais d'hôtel), etc.
Les champs habituels à renseigner et que l’on peut considérer comme standards sont :
- Le nom du fournisseur
- La description du frais
- Le montant de la dépense
- La date de la dépense
La plupart des entreprises établissent en plus une série de champs additionnels afin d’améliorer la gestion des note de frais, comme par exemple le centre de coûts ou le client lié à chaque dépense.
Les étapes de génération pour générer des notes de frais
L’élaboration des notes de frais est divisée en trois étapes clairement différenciées :
1) La rédaction de la note de frais : en temps normal, c’est à l’employé à l'origine de la dépense de la rédiger, en prenant comme référence les factures ou tickets liés aux frais.
2) Le contrôle des dépenses : grâce aux services d'un auditeur, l’entreprise vérifie que les frais sont réels et qu’ils concordent avec les politiques de déplacements établies.
3) Incorporation des données dans la comptabilité générale de l’entreprise. La dernière étape consiste à transférer les donnés déjà validées dans le système de comptabilité financière de l’entreprise pour procéder au remboursement chaque employé par la suite.
Les problèmes liés aux notes de frais
La génération des notes de frais est un processus très commun dans la plupart des entreprises. On estime que 60 % des sociétés ont au moins un salarié qui remplit ce type de document régulièrement.
La gestion des notes de frais est souvent associée à une série de problèmes très courants et clairement identifiés :
- L’élaboration des notes de frais consomme une quantité considérable de temps de travail : une heure par mois de moyenne par employé.
- Cette tâche n’augmente ni la productivité de l’entreprise et n'y apporte aucune valeur ajoutée.
- La majorité des travailleurs perçoivent l’élaboration de notes de frais comme une tâche lourde, chronophage et fastidieuse.
- Les cas de fraude de la part des collaborateurs sont réguliers, et le contrôle est, lui, très inefficace, complexe et coûteux.
Les clés pour générer la note de frais parfaite
Après l’analyse des différentes étapes du flux d’élaboration, de contrôle, de gestion des notes de frais et des problèmes les plus courants y étant liés, il est possible d’identifier les trois clés de base pour élaborer des notes de frais sans erreurs et de façon optimale.
1) Définir une politique de frais exhaustive et EN informer les employés
L’information au sien d’une entreprise est la clé d'un travail bien fait. Elle permet également d'améliorer la productivité. On ne peut exiger des employés qu’ils établissent correctement leurs notes de frais s'ils n’ont pas été informés correctement en amont, à travers des manuels ou des plans de communication, des exigences de l’entreprise en terme de dépenses autorisées : concepts admis, plafonds fixés, etc. De plus, il faut établir clairement et spécifiquement la façon de justifier les frais, pour éviter une surcharge de données. Afin d’éviter tout malentendu, interprétation erronée ou fraude, il est impératif de définir, de la façon la plus exhaustive et complète possible, la politique de frais de voyage de l’entreprise.
2) Éviter la fraude interne
Certaines études chiffrent autour de 47% les employés qui grossissent habituellement leurs frais entre 10 et 15 euros par mois en moyenne. Une bonne communication entre l'entreprise et les employés concernant les politiques de frais de la société permet de diminuer de façon conséquente le nombre de cas frauduleux, notamment les cas où la surcharge est non-intentionnées. En ce qui concerne la fraude que l’employé réalise consciemment, elle peut être évitée facilement et efficacement grâce à l’utilisation d’un logiciel ou d’une application spécifique de gestion automatisée et de contrôle des frais.
Pour en savoir plus, téléchargez gratuitement notre rapport "Le coût de la fraude interne au niveau de la gestion des dépenses des entreprises", qui analyse plus de 1,3 millions de frais encourus lors de déplacements professionnels, pour approfondir la réalité de la fraude liée aux voyages d’affaires.
3) Automatiser les processus
L’utilisation du papier et la saisie manuelle des données dans le cadre de la gestion des notes de frais, soit pendant l’élaboration de la note de frais, soit pour le contrôle et la comptabilisation, est un processus inefficace et source d’erreurs.
Un logiciel spécifique est ainsi nécessaire pour automatiser le processus. Il est recommandé d'opter pour un outil qui puisse s’adapter aux smartphones. Une application en d'autres termes.
Prenez une photo du ticket de caisse ou de la facture et l'application se charge du reste : elle identifie les données et les saisit, détecte tout ce qui n’est pas conforme aux paramètres définis par l’entreprise dans sa politique de déplacements (possibles fraudes) et va même jusqu'à incorporer automatiquement les donnés dans la comptabilité centrale.
En définitif, pour assurer une bonne gestion des notes de frais, il faut équilibrer faciliter la communication des données liées aux dépenses de déplacement entre les entreprise et les employés qui les génèrent. Cet objectif est beaucoup plus facile à atteindre, d’une façon plus fluide et rapide, dans un environnement automatisé au travers d’un logiciel spécifique de gestion et contrôle des frais.
Logiciel note de frais : faut-il choisir un outil gratuit ou payant ?
Au moment de choisir leur logiciel, les entreprises hésitent entre le choix d’un outil gratuit ou payant. Et cela, à juste titre. Chaque option présente ses avantages. Focus.
Le fait d’opter pour un logiciel gratuit ne requiert que le temps nécessaire à son installation. Ce type d'outil ne requiert que du temps ; le temps nécessaire à son installation. Cependant, il ne s'agit pas de la meilleure des options. Pourquoi ? L'entreprise découvrira rapidement ses limites.
En effet, les besoins de l’entreprise en matière de gestion de notes de frais doivent être minimes pour se satisfaire d'un logiciel gratuit. Qui plus est, un outil gratuit peut contenir des virus dangereux pour le système informatique de la société. C'est pour toutes ces raisons qu'il est nécessaire d'être particulièrement vigilant au moment de choisir et d'installer son produit. Il est fortement déconseillé aux moyennes et aux grandes entreprises de se tourner vers ce type de service à moindre coût.
S'il est vrai que le logiciel de note de frais payant a un coût, il permet aux entreprises de mettre en place un système optimisé et efficace qui fera réellement gagner du temps et de l'argent à l’entreprise. Notez également que les outils payants sont équipés de nombreux modules particulièrement intéressants pour améliorer la productivité des employés et de l'entreprise dans sa globalité.
