Les employés ne peuvent pas présenter une note de frais correcte et respectant les critères et paramètres exigés par l’entreprise, s’ils n’ont pas au préalable reçu la formation adéquate.
En investissant dans la formation, vous pourrez réduire le risque de fraude interne et d’erreurs involontaires au moment du report de frais.
Une bonne formation en élaboration de notes de frais doit inclure, au moins, les points suivants:
- Code de bonne conduite
- Politiques de voyages de l’entreprise.
- Organigramme de l’entreprise ou de la compagnie.
- Logiciel de présentation de frais.
Normalement, c’est l’entreprise elle-même qui assure la formation, comme c’est le cas pour le reste des activités. En général, chaque département se charge d’élaborer les informations adéquates et de transmettre son savoir dans son domaine de compétence.
Ainsi, il revient au département des Ressources Humaines d’enseigner aux employés le code de bonne conduite et au Travel Manager d’assurer leur formation sur les politiques de voyages. Et ainsi de suite.
BIEN QUE L’ENTREPRISE SE CHARGE GENERALEMENT ELLE-MEME D’ASSURER LA FORMATION SUR LES NOTES DE FRAIS
Certaines compagnies choisissent d’externaliser cette formation au même titre que d’autres
Il est conseillé que les travailleurs devant faire des notes de frais reçoivent, dès leur arrivée à l’entreprise, une formation basique sur le sujet. Il faudra par la suite qu’ils soient formés et informés sur tous les changements des politiques de voyages et d’autres dépenses encourues.
De même, il est important que l’entreprise dispose d’un manuel à disposition des employés dans lequel ils puissent trouver toute l’information nécessaire sur les protocoles d’élaboration des notes de frais et les politiques de dépenses. Sur ce document doivent aussi figurer les coordonnées des conseilleurs disponibles en cas de doute ou d’ignorance.
Ce manuel devrait toujours être actualisé mais, comme il doit être signé et approuvé par diverses autorités, les nouveautés sont généralement ajoutées en annexes, cela simplifie les choses.
L’élaboration de ce manuel revient, presque toujours, à la compagnie elle-même et doit être approuvée non seulement par le Travel Manager mais aussi par les différents chefs de département.
