La note de frais concerne la plupart des entreprises. De nombreuses questions surgissent, notamment lors de la création de la première d'entre elles. Lorsque les notes de frais commencent à se multiplier, les interrogations quant à leur gestion commencent à pointer le bout de leur nez également. Tour d'horizon de la note de frais et de sa gestion avec Captio.
Note de frais : gestion et exemple
Pour rappel : la note de frais est un document établi par le chef d'entreprise ou par l'employé visant à se faire rembourser des dépenses réalisées dans le cadre d'une mission menée au compte de la société. Il est fortement recommandé d'accompagner ses notes de frais des justificatifs nécessaires pour s'éviter un quelconque redressement fiscal en cas de contrôle.
Les systèmes de remboursement se comptent au nombre de trois : au réel, au forfait ou par déduction supplémentaire pour frais professionnels.
Alors, comment gérer ses notes de frais ?
À l'heure actuelle, deux solutions existent :
- La gestion manuelle : celle-ci consiste à remplir une note papier. Cette dernière devra détailler avec précision tous les frais engendrés par la mission. Comme indiqué précédemment, la note de frais doit être accompagnée de tous les justificatifs nécessaires (facture, ticket de caisse, etc.). La note de frais peut être réalisée de manière hebdomadaire, mais la majeure partie des entreprises récupère les notes en fin de mois pour réaliser les remboursements le mois suivant, notamment à la date des versements des salaires. Il est essentiel de mettre en place un système de récupération efficace pour éviter de perdre des documents.
- La gestion numérisée : ce système de l'ère moderne est de plus en plus utilisé par les entreprises, et cela, pour plusieurs raisons. La première : la mise en place d'un processus de récupération des notes n'est plus nécessaire. En effet, les notes de frais sont créées sur une plate-forme dédiée. Ces dernières sont directement envoyées au bon service. L'employé et/ou le chef d'entreprise peut scanner ses justificatifs ou encore les prendre en photo avant de les envoyer par voie numérique.
La gestion numérisée de la note de frais permet de minimiser les erreurs. Oui, les mauvaises manipulations, les montants erronés et autres sont de suite mis en lumière. Les gestionnaires des notes perdent beaucoup moins de temps, ce qui leur permet de se consacrer à d'autres tâches.
Autre avantage de la gestion numérisée : cette méthode permet à l'entreprise de clairement visualiser ses plus grosses sources de dépense. Ainsi, la société est en mesure de prendre des décisions ou encore de réaliser des partenariats (avec des chaînes d'hôtels par exemple) pour revoir les frais à la baisse. À leur tour, les salariés y trouvent leur compte : les notes de frais ne peuvent plus être perdues. Elles arrivent en temps et en heure entre les mains de leur destinataire, ce qui accélère les processus de remboursement.
