Les erreurs de notes de frais sont fréquentes et diverses. Même avec une procédure de gestion de notes de frais bien rodée... Les étapes de la création et de la vérification des notes de frais sont particulièrement propices aux erreurs. En voici les 6 principales raisons :
Erreur 1. Les changements récents dans la politique de remboursement de l’entreprise ne sont pas encore paramétrés dans le logiciel de gestion de notes de frais.
Les politiques de l’entreprise concernant les voyages ou les dépenses évoluent. On y ajoute des clauses et des cas. On y modifie les plafonds d’indemnités de subsistance et autres.
Or, il arrive fréquemment que des employés créent des notes de frais après la décision de modification, mais avant la configuration du changement sur l'outil de gestion de note de frais.
Dans ce cas-là, des incompatibilités ont lieu avec les dernières mesures prises par la compagnie. Il ne s’agit bien entendu pas d’un acte de mauvaise foi mais plutôt d’un manque d’adaptation aux nouvelles politiques de remboursement, car il n’y a pas eu suffisamment de temps pour s’adapter.
Erreur 2. Le contrôleur financier n'a pas connaissance de toutes les politiques de remboursement de l’entreprise.
Prenons l'exemple d'un salarié qui créé une note de frais de restaurant de 75 €. Le contrôleur indique qu'il y a un dépassement de frais, car le plafond fixé par les règles de remboursement de l'entreprise est de 60 €.
En réalité, il s’avère que l’employé a invité un partenaire de l'entreprise à déjeuner. Dans les clauses relatives aux partenaires, les règles de remboursement autorisent des dépenses plus élevées, avec un plafond à 80 €.
L’employé n’a donc commis aucune irrégularité. Il a respecté les limites fixées par l’entreprise dans ce cas-là.
Pour éviter ce type d’erreurs, il est essentiel que le contrôleur connaisse parfaitement toutes les politiques de l'entreprise :
- Les codes de conduite
- Les règles liées aux partenariats
- Les autres politiques de remboursement que celle des voyages, puisque les employés engagent souvent des frais dans d’autres situations.
Erreur 3. L’employé qui créé une note de frais n'a pas connaissance des nouvelles modalités de remboursement.
Il n’y a qu’une solution face à ce type d’incident : rendre la communication la plus rapide et efficace possible. Les collaborateurs qui créent des notes de frais doivent toujours être informés des changements concernant le remboursement des frais professionnels.
Erreur 4. La procédure de gestion de notes de frais n'est plus adaptée à la situation de l'entreprise et doit être actualisée.
Dans le cas des politiques de dépense en voyage, la gestion des notes de frais doit évoluer en même temps que l'activité de l'entreprise. Par exemple, si une entreprise ouvre son marché à l'international, ses commerciaux vont commencer à voyager dans des pays où le niveau de vie est très différent du leur. L’entreprise doit modifier ses politiques pour que les collaborateurs puissent engager des frais professionnels dans cette nouvelle situation.
Ainsi, les actualités d'une entreprise impliquent des modifications, parfois importantes, de sa politique de frais de voyages.
Erreur 5. La gestion des frais de voyages n'est pas adaptée aux destinations où la technologie est moins avancée.
Si la connexion internet est défaillante ou inexistante en voyage, il est difficile de créer et d'envoyer rapidement les notes de frais des voyages. Le manque d'accès à certaines technologies entraîne des problèmes de non-respect des règles fixées par l’entreprise en termes de délais d’envoi, de numérisation des factures, etc.
Avec L’INTERNATIONALISATION DE NOMBREUSES ENTREPRISES et la recherche de nouvelles OPPORTUNITÉS DANS DES PAYS moins DEVELOPPÉS, les problèmes causés par des lacunes technologiques sont de plus en plus nombreux.
Erreur 6. Les pertes, vols et autres incidents
Il n’est pas rare en voyage que des employés perdent ou se fassent voler les justificatifs leur permettant de créer leurs notes de frais et de justifier leurs dépenses. On peut toujours vérifier les frais réels engagés si les dépenses ont été effectuées par carte bancaire... mais ce n'est pas le cas des dépenses effectuées en liquide.
C’est pourquoi, pour éviter les fraudes comme la simulation de vol, il vaut mieux fixer un plafond de remboursement en cas de vol d'argent liquide.
Ainsi, la plupart des erreurs qui ont lieu au moment de créer ou de vérifier une note de frais s'expliquent par ces raisons :
- Problème d’actualisation du logiciel de gestion de notes de frais ou du logiciel de comptabilité
- Défaillance dans la communication ou la transmission des changements des politiques de remboursement l’entreprise
- Manque d’adaptation des procédures de notes de frais à l'évolution de l'entreprise et de son environnement.
