La note de frais de déplacement professionnel est commune aux entreprises de moyenne et de grande taille. Quelles que soient leurs types de tâches, les employés d'une structure peuvent avoir régulièrement ou ponctuellement besoin de se déplacer pour mener à bien diverses missions professionnelles. À défaut de disposer d'un nombre de véhicules de fonction assez important à disposition de tous les collaborateurs, les employés n'ont pas d'autres choix que de prendre leur propre moyen de locomotion pour se rendre à destination dans le cadre d’un déplacement sur le territoire national.
À leur retour, ces derniers établissent une facture dénommée « la note de frais de déplacement » visant à se faire rembourser les frais engendrés. Jusqu'à là, tout va bien.
Cependant, les questions liées aux frais forfaitaires, aux frais réels, aux déductions et aux autres aspects viennent rapidement compliquer cette procédure. Alors, comment fonctionne la note de frais de déplacement ? C'est ce que nous allons voir ici !
Note de frais de déplacement : organisation et systèmes de remboursement
Une société de moyenne ou de grande taille dont les salariés effectuent régulièrement des déplacements remboursés doit, avant toute chose, mettre en place une procédure, voire même un service spécifique dédié à la note de frais. Les objectifs de ce dernier : contrôler la raison d'être de la note de frais et les justificatifs qui y sont attachés, valider les déplacements et le respect des consignes, etc...
Le but : éviter les abus et les fraudes. Rembourser les déplacements de ses employés est chose normale. Cependant, il est important que vos salariés utilisent ce droit uniquement dans le cadre de leur travail et des tâches qui leur incombe.
Une fois la procédure mise en place de manière efficace, il sera temps de choisir le système de remboursement le plus adapté à la société et à ses salariés. Ils sont au nombre de trois : remboursement des frais réels, remboursement des frais forfaitaires et remboursement par déduction supplémentaire.
Remboursement des frais engagés
Remboursement des frais réels : comme son nom l'indique, ce procédé consiste à rembourser les montants exacts liés au déplacement du salarié (péage, essence, etc.). Ce dernier doit, bien évidemment, disposer de tous les justificatifs nécessaires et exigés. Les frais réels sont déductibles du bénéfice imposable de la société.
Remboursement des frais forfaitaires : ici, l'entreprise se base sur un barème (fourni par l'URSSAF) pour calculer les montants à rembourser à son employé.
Ces derniers sont exonérés de cotisations à condition qu'ils soient justifiés et qu'ils ne dépassent pas les seuils établis par l'administration. Ils sont également déductibles du bénéfice imposable.
La déduction supplémentaire pour frais : grâce à ce système de remboursement, le salarié peut déduire jusqu'à 7,600 euros de frais professionnels de ses impôts, ce qui peut se révéler avantageux, autant pour l'employé que pour l'entreprise. Il convient aux deux parties de se renseigner auprès de l'URSSAF pour prendre connaissance des intérêts liés à ce dispositif.
Les collaborateurs établissent habituellement leur note de frais de déplacement à la fin du mois. Toutefois, la loi n'impose aucun délai. Ainsi, un salarié qui aura effectué un trajet coûteux dans le cadre de sa mission professionnelle pourra demander au service dédié le remboursement de ce dernier avant le 30/31 du mois en question.
Les entreprises mettent généralement un modèle de note de frais à disposition. Il suffit à l'employé de le remplir et de le transmettre au service comptabilité de son entreprise.
Quant aux justificatifs à exiger, il convient de demander le motif du déplacement professionnel, le lieu, le kilométrage effectué, la puissance du véhicule et autres justificatifs en fonction des systèmes de remboursement choisis par collaborateur et l’entreprise.
