Rassembler les données liées aux notes de frais, les analyser, les traiter... Les fins de mois sont synonymes de contrariétés et de contretemps pour les services administratifs des entreprises. En effet, ces départements passent une partie de leur temps à rassembler les informations manquantes pour valider les notes de frais reçues et pour être en mesure de réaliser leur remboursement. À une époque où nous manquons constamment de temps pour mener à bien les tâches professionnelles qui incombent notre métier, passer des heures, voire même des jours, à chercher des données est source d'un stress important. Ce stress engendre, souvent, des oublis de la part des agents des services administratifs. Aussi, cette angoisse omniprésente est à l'origine d'erreurs de comptabilité importantes. Ces erreurs, aussi bénignes qu'elles puissent paraître, génèrent des pertes d'argent et engendrent des conflits liés au remboursement avec les salariés. Heureusement, il existe, à notre époque, des solutions efficaces et innovantes pour réduire à néant ces désagréments.
Quand recueillir les données des notes de frais vire au cauchemar
Factures manquantes, dépenses hors politique, retards dans la remise des notes de frais, erreurs de saisies... Les problèmes liés à la note de frais sont nombreux et variés. Ils soulèvent, chacun, différents problèmes qui touchent, la plupart du temps, à l'organisation de la société.
Les reçus et les factures manquantes
Les notes de frais doivent obligatoirement être accompagnées des documents permettant de justifier les dépenses réalisées. L'une des missions du service comptable consiste à s'assurer que les notes de frais sont, bel et bien, présentées avec les reçus et les factures liés. Malheureusement, et bien trop souvent, les pièces justificatives manquent. Le service administratif se rapproche, alors, des différents collaborateurs pour tenter d'obtenir les fameux documents. À savoir que les factures et reçus sont à présenter aux agents de l'Urssaf en cas de contrôle. À défaut de tous les présenter, l'organisme peut réaliser un redressement ; redressement calculé en fonction des sommes concernées.
Nombreux sont les salariés à perdre leurs justificatifs, ou à oublier de les demander auprès du restaurateur, de l'hôtel, de la station essence... Dans ces cas de figure, une attestation sur l'honneur doit venir se substituer aux documents manquants. C'est, là encore, une tâche supplémentaire et potentiellement évitable qui fait perdre un temps conséquent. Car, en plus de devoir contacter tous les salariés dont les justificatifs manquent, il faut également relancer les collaborateurs pour obtenir la fameuse attestation.
Les dépenses hors politique
La réalisation des notes de frais doit être encadrée par une politique claire et précise. Le but de cette politique : fixer des limites quant aux dépenses et informer le salarié sur ses droits et ses devoirs quant aux frais qu'il engage au compte de la société. La plupart des collaborateurs respecte ce cadre et n'en sort pas. Toutefois, certaines politiques de dépenses sont réalisées à la va-vite. Leur clarté et leur compréhension sont loin d'être assurées. Ainsi, et sans le vouloir, le salarié engendre des dépenses qui ne font pas partie des frais initialement pris en charge par l'entreprise. La conséquence : la société se retrouve à débourser des sommes pour lesquelles elle n'avait pas prévu de trésorerie.
Les dépenses soumises en retard
Les notes de frais sont encore bien nombreuses à être délivrées au service comptable en retard. Si ce retard peut paraître sans grande importance à première vue, notamment pour les salariés, il faut savoir que le hors délai a des conséquences notables sur la clôture des comptes de l'entreprise. Les services administratifs prennent, à leur tour, un retard conséquent. La clôture des comptes peut, ainsi, être bâclée. Les erreurs réalisées impacteront la trésorerie de l'année à suivre.
Aussi, la remise hors délai des notes de frais impacte, également, la refacturation de ces frais ; refacturation qui est faite au client. C'est là des sommes qui sont perçues, à leur tour, en retard ; un retard qui impacte, une fois de plus, la santé financière de l'entreprise.
Les erreurs de tableur
Qui dit « notes de frais papier » dit également « saisie manuelle ». C'est là une perte de temps pour les salariés. Aussi, les missions liées aux traitements des notes de frais ne sont pas source de valeur ajoutée ni de productivité. L'entreprise est perdante à tous points de vue en d'autres termes.
Aussi, cette activité chronophage qui consiste à rentrer les notes de frais manuellement est, bien souvent, source de nombreuses erreurs. Des erreurs qui auront, ici encore, une conséquence sur la bonne tenue des comptes et sur la stabilité financière de la firme.
Le tableur et les données qu'il recoupe engendrent un travail pénible. Notamment en cause : leur gestion. Aussi, ce type d'outil, d'une époque désormais révolue, manque de flexibilité et peine à s'adapter aux changements qui surviennent dans l'entreprise.
Repenser entièrement le process de traitement des notes de frais
Pour optimiser sa gestion des notes de frais, en finir avec les erreurs liées, maximiser la productivité de ses salariés et optimiser la compétitivité de l'entreprise, il s'avère nécessaire, dans un tel contexte de repenser et remanier, dans son entité, le process de traitement de notes de frais. Cela passe par la mise en place d'une nouvelle politique de dépenses. Mais pas uniquement. En effet, il s'avère aussi nécessaire de libérer ses employés de la gestion papier des notes de frais.
La mise en place d'une politique de dépenses claire et simple
La première étape dans le remaniement du process du traitement des notes de frais consiste à revoir sa politique de dépenses actuelle. Est-elle adaptée aux besoins de l'entreprise ? Permet-elle aux salariés de maximiser les profits de la firme ? Comprend-elle des frais superflus ? S'avère-t-il nécessaire de la compléter et d'élargir la liste des frais ? Quoi qu'il en soit, et quelles que soient les réponses à ces différentes questions, il se révèle nécessaire de concevoir un document clair et compréhensible de tous. Ce document doit recenser et limiter tous les frais autorisés et pris en charge par l'entreprise : frais de restauration, de déplacement, de logement, etc. Dessus doivent aussi figurer les règles quant aux dépenses réalisées dans le cadre de l'activité professionnelle de l'employé. Il faudra s'assurer que le code de conduite à tenir est clair et compris de tous. Dans ce cadre, les dirigeants peuvent, s'ils le jugent nécessaire, organiser une réunion pour expliquer les principes de la nouvelle politique et échanger avec les employés à ce sujet.
Cette politique de dépenses, aussi simple soit-elle à réaliser, a le mérite d'instaurer une discipline. Les salariés auront désormais un document auquel se référer en cas de doute et n'auront pas d'excuse en cas de dépassement des frais autorisés ou s'ils engagent des dépenses qui ne sont pas prises en charge par l'entreprise.
Une politique de dépenses bien définie et correctement structurée permettra de réduire les tâches liées à la vérification des documents, mais aussi les écarts et les erreurs d'un nombre important de collaborateurs.
Libérer ses employés de la gestion papier des notes de frais
La note de frais papier est source de problèmes et d'erreurs variés. Ainsi, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour une gestion numérique de leurs notes de frais. Les logiciels et applications destinés aux dépenses et aux justificatifs des collaborateurs se multiplient. Ces derniers facilitent le processus du côté employé, mais également du côté administratif et traitement.
Les responsables et le service comptabilité peuvent surveiller et contrôler aisément les notes de frais des collaborateurs. Les différentes tâches sont automatisées. Le processus est, ainsi, accéléré. La perte de temps est bien moindre. La productivité s'accroît de fait.
Les logiciels et applications de gestion des notes de frais peuvent être paramétrés de manière à proposer aux salariés uniquement des prestations qui rentrent dans le budget de l'entreprise et qui sont autorisés par la politique de dépenses.
Aussi, nombreux sont les freins à être réduits à néant : plus besoin de calculer les devises, de faire le rapport entre les kilomètres effectués et le barème kilométrique, etc. Tout se fait de manière automatique. Les abus sont limités par la moindre possibilité de modification des documents.
Côté salariés, ces derniers apprécient également la gestion des notes de frais par voie numérique. En effet, les employés, à leur tour, perdent moins de temps. La prise en compte de leurs notes de frais et leur traitement sont accélérés. Aussi, les collaborateurs peuvent voir en temps réel où en est leur remboursement.
L'intégration de nouveaux logiciels et d'applications dans le fonctionnement de l'entreprise requiert de former les employés en bonne et due forme à ces nouveaux outils. Si certains en comprendront le fonctionnement après quelques minutes de navigation, d'autres auront besoin d'explications approfondies et d'un temps d'adaptation.
L'achat de tels outils ainsi que la formation des salariés représentent un coût. Toutefois, il s'agit là d'investissements rentables à moyen et à long terme.
Les avantages de l'automatisation de la gestion des notes de frais
Augmentation du rendement, contrôle des dépenses et détection des fraudes, réalisation d'économies, élimination des erreurs de saisies... Les avantages liés à l'automatisation de la gestion des notes de frais sont conséquents et particulièrement intéressants pour une entreprise qui cherche à optimiser son fonctionnement et à améliorer sa compétitivité.
Un meilleur rendement des collaborateurs
Si les services administratifs et la comptabilité sont soumis aux tâches chronophages qu'engendrent les notes de frais papier, il en est de même pour les employés qui doivent, une fois par mois, prendre du temps sur leur présence en entreprise pour réaliser leur note de frais. Logiciels et applications mobiles permettent de libérer les salariés de la saisie manuelle et de gagner, de fait, en productivité. Les collaborateurs peuvent, ainsi, se consacrer pleinement à leur cœur d'activité sans perdre un temps conséquent sur des questions liées au remboursement de leurs frais.
Le contrôle des fraudes
À l'inverse du papier, les logiciels et applications donnent la possibilité aux entreprises de contrôler facilement le montant des dépenses engendrées par les salariés. Les responsables peuvent, en un coup d’œil, visualiser les frais les plus importants, leur montant, mais aussi leur provenance. Les collaborateurs ont, ainsi, bien moins tendance à gonfler leurs notes de frais.
Aussi, les logiciels et applications de gestion de notes de frais contraignent les salariés à scanner ou à photographier leurs justificatifs dès leur délivrance. Ils ont, ainsi, moins de temps à disposition pour falsifier les documents. Le risque de fausse facture et de double facturation est, de facto, minimisé.
Réaliser de réelles économies
S'il est vrai que l'achat de logiciels et d'applications visant à remplacer la gestion de notes de frais papier représente un coût, il est important de garder en tête qu'il s'agit là d'un investissement réellement rentable qui permet aux sociétés de réaliser des économies. En effet, et grâce à ces nouveaux outils, la productivité des collaborateurs est augmentée du fait du gain de temps réalisé.
Mais ce n'est pas tout : les coûts liés à l'archivage des différents documents sont également revus à la baisse de manière conséquente.
Responsables et dirigeants prennent, notamment, conscience des économies réalisables et réalisées lorsque arrive le temps des réservations de voyages. En effet, nombreux sont les salariés devant se déplacer à l'étranger pour conclure une affaire, pour rencontrer un client ou encore pour suivre l'avancement d'un projet. Les logiciels et applications peuvent être paramétrés de manière à proposer des voyages filtrés en fonction des besoins de l'entreprise et des limites qu'elle fixe à ses salariés. Les dépenses sont ainsi limitées, de la même manière que les abus.
Éliminer les erreurs de saisie
Investir dans une solution numérique pour gérer ses notes de frais, c'est résoudre les problèmes et les erreurs liés à la saisie manuelle des notes de frais. Les tableurs Excel se révèlent être particulièrement compliqués, peu ergonomiques et nécessitent des connaissances particulières pour être utilisés à leur plein potentiel. Aussi, intégrer un logiciel optimisé et conçu spécifiquement pour la gestion de notes de frais permet de minimiser les erreurs. Les données recueillies révèlent un meilleur taux d'exactitude, ce qui facilite les clôtures de l'exercice comptable.
L'entreprise peut surveiller de près et régulièrement sa santé financière. Les prévisions sont, également, plus précises et plus faciles à réaliser.
Ce qu'il faut retenir :
- Les notes de frais papier engendrent beaucoup de problèmes et font perdre un temps précieux aux responsables et au service comptabilité qui passent une partie de leur temps à chercher à mettre la main sur les différents justificatifs.
- Pour minimiser les soucis liés à la note de frais, il s'avère nécessaire de repenser entièrement le process de traitement en mettant en place une nouvelle politique des dépenses et en libérant ses employés des documents papier.
- Les outils numériques destinés à la gestion de la note de frais sont source de nombreux avantages : meilleur rendement, contrôle des fraudes efficiente, réalisation d'économies et minimisation des erreurs de saisie manuelle.
