Pendant longtemps, la majeure partie des entreprises réalisait des notes de frais papier. Avec le développement du numérique et la multiplication des outils, les firmes se sont, petit à petit, tournées vers des logiciels spécialisés ayant pour but de faire gagner un temps précieux à tous les départements confondus.
Si la gestion de note de frais via outil numérique est aujourd'hui un réflexe pour la plupart des firmes, les choses se compliquent lorsqu'il s'agit de choisir son logiciel. Alors, quelles options s'offrent à vous ? C'est la question à laquelle nous répondons dans ce nouvel article.
Note de frais : les différents outils
Au moment de choisir votre logiciel de gestion de notes de frais, deux options s'offrent à vous. Vous pouvez, premièrement, opter pour un outil gratuit ou, secondement préférer un outil payant.
Si le principal avantage du logiciel gratuit réside dans le faible coût qu'il représente pour l'entreprise, il faut savoir que ce type d'outil a ses limites.
En effet, celui-ci convient uniquement aux petites structures ; aux petites structures qui ne réalisent qu'un faible nombre de notes de frais au cours de l'année. Qui plus est, les outils gratuits peuvent contenir des virus. Il s'agit d'être particulièrement vigilant au moment de choisir et d'installer son outil.
Si certaines entreprises peinent à investir dans un logiciel payant, il faut savoir que ces derniers sont bien plus performants et plus sûrs. Les entreprises de taille moyenne à importante auront tout intérêt à opter pour cette solution afin de ne pas rencontrer de problèmes par la suite. Alors, quels outils préférer ?
Un logiciel de note de frais efficace doit être muni de plusieurs modules et doit être livré avec des fonctionnalités digne de ce nom. La question de l'intégration est également un aspect à regarder de près.
Le OCR. Un bon logiciel de note de frais doit être en mesure de traduire les images de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte. Cela fera gagner un temps conséquent au service comptabilité !
L'intégration. Nous vous le disions, la question de l'intégration est particulièrement importante. Vous devez choisir un logiciel qui a été pensé pour s'intégrer parfaitement à n'importe quel système informatique. Les modifications et les travaux à réaliser à cette fin doivent être aussi légers que possible pour minimiser les perturbations internes.
L'ergonomie. Autre aspect important : l'ergonomie de votre outil. En effet, le logiciel sélectionné doit être simple d'utilisation. Si certains individus sont de véritables digital natives, ce n'est pas le cas de tous. Assurez-vous que vos collaborateurs pourront s'en servir avec aisance.
Un module de gestion des avances. Qui dit frais, dit, généralement, avances ou remboursements anticipés. En effet, il se peut que vous ayez à avancer des sommes à vos collaborateurs, notamment lorsque ces derniers réalisent des déplacements. Ainsi, veillez à ce que votre nouveau logiciel soit équipé de cette fonctionnalité.
Multi-devise. Les entreprises amenant leurs collaborateurs à voyager à travers le monde ont tout intérêt à choisir un outil muni de la fonction multi-devise. Celle-ci facilitera grandement les manipulations informatiques, les questions de comptabilité et les remboursements.
Le choix de votre logiciel de notes de frais doit se faire en fonction de vos besoins, de la taille de votre entreprise et de votre budget.
Pour les firmes ayant des besoins et des exigences bien spécifiques, il est possible de se tourner vers des sociétés créatrices de solutions qui mettent au point des logiciels uniques et personnalisés.
