Les frais professionnels sont un champ exposé à souffrir des problèmes en relation à la fraude interne. La difficulté et les ressources nécessaires pour un suivi détaillé fait que parfois, certains profitent de la situation pour commettre des pratiques négatives pour l’entreprise.
Fraude est un mot qui peut sembler un peu dur. Dans certaines situations, on peut être réticent à l’utiliser pour nommer ces pratiques qui servent pour grossir un peu la note de frais du salarié et toucher quelques euros de plus. On peu appeler ça comme on veut, mais c’est un phénomène présent dans la majorité des entreprises. C’est une source supplémentaire de frais et il est convenant d’y mettre fin.
La fraude est normalement en consonance avec le niveau de contrôle sur les frais perçus par les salariés. Étant donné que les processus d’analyse et révision des frais rapportés sont traditionnellement long et couteux, les responsables de la supervision travaillent souvent en vérifiant des échantillons de l’ensemble des notes de frais reçues, ou bien réalisent une analyse trop superficielle qui n’arrive pas à la source du problème.
Cette sensation de manque de contrôle propice que certains essayent des subterfuges pour grossir leurs notes de frais. Dupliquer des tickets rapportés, échanger des tickets avec d’autres salariés, augmenter les frais kilométriques… La variété de tricheries essayées est infinie, seulement limitée par l’inventivitée et l’audace des responsables.
Captio offre une série de fonctionnalités pour assurer le respect des politiques de frais de l’entreprise avec le minimum de dépense en ressources. À partir des données saisies des tickets, Captio vérifie que tous les frais soient conformes aux critères établis par l’entreprise.
La société peut spécifier directement sur Captio ses politiques : montant maximum pour un repas, coûts de déplacements maximum pour la direction, tickets de dépenses effectuées en fin de semaine ou jour fériée… N’importe quel type de politique de frais peut être configuré.
En réalisant la note de frais à travers Captio, le superviseur recevra une alerte pour chaque situation potentiellement conflictuelle. La décision final sur si la note doit être validée ou refusée reste à la charge su superviseur.
Photo: Edita Pawlowska
